烟草行业人力资源管理信息系统研究——以深圳烟草为例

● 石萌萌

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自2008年起，全国烟草行业正式启动人力资源管理信息系统建设。本文从人力资源管理信息系统的基本要素入手，全面剖析深圳烟草行业人力资源管理信息建设情况，结合烟草行业的人力资源管理特点，探索适合发展需求，合理配置、优化使用和公正评价人力资源，充分发挥人力资源整体效能的人力资源管理信息系统，力求在“人才效益型”发展道路上取得新突破。

一、人力资源管理信息系统的概念及作用

人力资源管理信息系统（HRMIS）作为企业管理信息系统的一个业务子系统，以现代人力资源管理理论为指导，从组织的人力资源规划开始，一般包括招聘、岗位描述及工作分析、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、人事管理等与员工个人相关的信息，并以一种相容的、一致的、共享的和易访问的方式储存到集中的数据库中，从而将组织成员的信息统一管理。

作为信息技术与人力资源管理技术相结合的产物，HRMIS包含了三个层面的功能需求框架：效率提升层、流程优化层、决策支持层,相关地发挥三方面的作用：

一是促进行政与运营效率。HRMIS为人力资源规划建立人事档案，保障数据的准确性和及时性，解决企业的人事工作效率问题，处理人员进出、人事档案管理、薪资发放等事务性工作，搭建跨部门、跨层级、跨组织、跨地域的协同性人力资源业务管理平台。

二是优化工作流程。目前许多有关人力资源活动的重组都聚焦于识别人力资源信息流，抛弃大量的纸上作业，在线数据录入并被使用。消息驱动的处理方式使得各项工作的处理灵活性强，有助于企业优化人力资源管理中的业务流程。

三是为战略决策提供服务。HRMIS包含的人员结构分析、异动分析、薪酬变化分析、能力素质分析、培训效果分析、招聘效率分析等人力资源管理业务的统一分析、查询，可为高层领导策略决策提供支持，推动人力资源管理工作由事务性人事管理向战略性人力资源管理转变。

二、烟草行业人力资源管理信息系统建设的背景及现状

人力资源管理专家斯宾塞（Spencer）在《重组人力资源》中提出：“人力资源从业者应该有60%的时间投资在战略和规划方面，只应该有10%的时间投资在行政事务处理上。”着眼于烟草行业的未来发展，人力资源开发与管理应由事务性向战略性转变，实现“以人为中心”。以系统化、专业化、职业化的服务整合人力资源，优化资源配置，已成为烟草行业人力资源管理的基本方向。2008年，国家烟草专卖局、中国烟草总公司发布《关于烟草行业人力资源管理信息系统建设的指导意见》，提出用三年左右的时间，构建行业组织机构和人员信息库，搭建分级行业人力资源管理业务平台，实现行业人事管理项目管控流程信息化，为行业人才队伍建设提供优质高效的信息和技术支撑。

2009年11月，深圳烟草人力资源管理信息系统正式进入开发阶段。该系统在国家局人力资源信息系统平台基础上，根据国家烟草专卖局分步实施、重点突破、边用边完善的要求，配合用工分配制度改革，有计划的逐步开发面向深圳烟草全行业的人力资源基础数据库。2010年7月系统正式上线运行后，通过对组织机构和人员信息库、办公信息库、知识信息库等与人力资源管理相关的基础信息进行业务管控，初步实现人工操作和信息化手段的对接。2010年8月，HRMIS实现CA数字证书登录验证，有效提高了系统登录的安全性。在近三年的发展过程中，深圳烟草已在人力资源管理系统中完成了共二十个子集的全员基本信息初始化，基本建立起人事信息各类视图，以信息化促进规范化，提高了人事劳资各项管理制度的实施力度。但目前仍存在以下有待完善之处：

1.存在“信息孤岛”，基础数据欠规范。数据是系统的“血肉”，企业各级管理和决策水平的提升，必须依靠对业务和管理科学准确的统计和分析。由于员工基础信息分散存在于多个word或excel或以其他纸质文件形式存档，形成了“信息孤岛”现象。信息源分散导致管理不同步，造成因信息采集、整理和更新欠缺完整性和规范性导致的人力资本浪费。例如为了做好干部选拔任用工作，应对考察对象的工作经历、工作业绩、教育经历等情况进行详细了解，往往要在不同的档案包括电子档案查阅大量的资料，费时费力。另外，虽然HRMIS设定了一些保证数据更新、校对的规定，也针对录入信息人员进行了专业培训，但未开发员工自助查询和维护平台，部分基础信息项目维护条目过多，实际录入的数据仍然存在错误或缺漏，影响了数据模型的稳定性及数据分析的可行性。

2.缺乏流程管理，未能形成信息共享平台。人力资源管理信息化的前提是建立人力资源管理的流程体系。原有HRMIS仍仅限于数据的记录和统计，未能有效实现工作流管理，一些审批流程只能在纸质文件流转完成后，在系统内录入相应的审批时间、获审批事件、审批结果等内容进行备份，并未实现真正意义上的人员管理信息化。

3.受传统业务模式制约，未能有效形成决策支持。人力资源日常工作会涉及大量的人员信息文档、表格处理和数据统计分析，其中大部分内容可以通过统一规范的数据模式进行计算处理及统计分析。友好的用户界面及快捷准确的报表生成工具、分析工具可以帮助人力资源管理人员摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划。由于数据报表模板未形成统一编码和统计规则，原有的HRMIS未能根据特定的报表样式进行订制开发，当企业决策层需要人力资源现状作为依据来做出一项决策时，人力资源管理者仍然需要通过手工统计各项历史数据，传统业务处理模式限制了人力资源管理水平的提升和人力资源管理者的职能转变。

4.全员参与意识薄弱，未能形成组织认同。人力资源管理与财务管理、物流管理等其他管理方面相比有其自身的特殊性，人力资源的管理对象是具有复杂情感的人。现有HRMIS主要由人事部门负责维护，员工对HRMIS的认知度、使用率较低，未形成对人、对事的程序化管理意识。因此，只有真正将以人为本、全员参与的理念融入系统设计中，让HRMIS不仅成为人力资源部门的工具，而是全行业的信息化工程，才能形成信息化管理的组织认同，提升服务水平。

三、深圳烟草人力资源管理信息系统优化升级的思考

基于以上对深圳烟草HRMIS现状分析，为把主要由人力资源部门使用的信息化软件发展成为服务全局的全行业管理系统，在管理者和员工之间搭建一个透明、快捷、低成本的互动渠道，走好“人才效益型”道路，营造公平公正的组织氛围，应当在遵循国家局总体建设思路，兼顾行业自身特色的人力资源管理信息化发展思路基础上，进一步挖掘各项工作模块的功能需求，进行系统升级和完善。

（一）明确思路

“管理创一流”的行动指南中提到，通过目标设定回答管理活动要“做什么”，通过制度、标准和流程回答管理要“怎么做”。深圳烟草HRMIS的优化工作不仅仅是对原有的人事管理流程的合理化、简洁化、信息化，还应从如何做好业务服务者、决策支持者，培养可信任的参与者等角色转变，明确系统优化思路，采用定制开发的方法促成HRMIS的升级，实现行业人事管理项目管控流程信息化，形成一个集数据联通、资源共享的智能化辅助决策应用平台，为全面加强人事部门的自身建设发挥有力的基础性作用。

（二）厘清措施

1.科学规划需求，有效完善信息架构

国家局明确指出行业建设HRMIS系统的基本要求，“一个系统、两级部署、多级应用”的系统架构要在纵向上实现总部和网省公司的数据及时贯通；在横向上实现人力资源业务应用与其他业务应用的无缝集成，并且要与一体化平台（门户、目录服务）进行集成，建成全公司统一的人力资源信息管控系统。因此，深圳烟草HRMIS建设必须充分考虑业务纵向与横向相结合、多级审批、服务对象广泛、业务政策性强等行业特点，注重信息采集的深度和广度，加强对数据的及时处理和关联分析，梳理现有记录、报告和表格，规定各项人事报告的要求和格式，统一有关数据编码结构，确定关联数据与其他信息系统的对接要求。

2.明确工作流程，确保业务运转规范

图1 工作流程图（部分）

图2 工作流程图（部分）

深圳烟草HRMIS要做到“实用”，必须要处理好软件标准程式化与管理灵活性的关系。采用“框架+模块”的系统设计思想，在保证符合烟草行业规范和标准的基础上，将人事管理各模块的“工作指引”内容融入系统工作流中，在各模块之间互设程序接口，生成明确的工作流程图，规定流程触发的条件、流转的方向、处理的时限，把人力资源管理的整体框架通过系统语言先固定下来，再通过使用、验证来不断优化提升。（图1、2列举了几类工作流程图）

处理好工作流，更多的数据直接来自最终用户及管理对象，相关人员可以根据业务状况的最新进展来检查和调整有关信息。各项流程权责应清晰界定设计业务流程提醒功能，系统应成为预警平台、消息平台，对从事某项业务节点的人员进行业务提醒，可以通过电子邮件发送系统提示流程查看与更改功能。对某项工作任务流程处理环节进行查看，该由谁负责完成，并根据权限可对流程节点进行修改。（表1列举了几类提醒功能）

3.提供权威数据分析，有力支持战略决策

企业实施HRMIS后，组织中的信息系统能够“在适宜的时间，将适宜的信息内容，以适宜的形式，送到适宜的决策者手中”。基于intranet（内网）环境建立B/S方式（浏览器/服务器模式）的查询模块，将人事管理中的一些总体数据和分析报表通过图表形式等直观、简洁的方式提供给各级领导，以便比较全面、准确地掌握本企业的人力资源现状，用于决策参考。除了为管理层提供决策支持，为了满足不同部门、不同业务操作人员对相同数据源不同查询条件和不同报表格式的要求，应设计自定义报表查询系统，根据系统中查询模板提供的信息集，根据自身需求对显示的内容和格式自行设置排序条件和查询条件。

表1 工作提醒功能（部分）

4.强化全员参与意识，全面提升服务水平

质量管理的八项原则之一是“全员参与”，人力资源管理工作是面对广大员工的服务性工作，它涉及每个员工的切身利益，诸如业绩考核、考勤管理、培训开发等人力资源业务，需要各个部门、员工树立参与管理的民主意识，积极配合共同完成。HRMIS在基于内网环境下建立具有B/S风格的多层网络结构模式，对各类用户赋予不同权限，如授予高层管理人员、部门经理、普通员工不同权限在系统内进行操作。例如员工可登录系统通过社会工作经历页面维护自己的社会工作经历，人事部门专员再进行审核。（图3、4列举了员工自主申请部分模块）

通过员工的自助服务，让全员参与“自我管理”，在组织中形成一种互动的大工作流程，改变了以前各个独立系统造成的人员信息多头产生、来源不一致的情况，人员信息可以被其他业务工作系统所使用，在各单位各部门根据权限共享使用，方便各单位、各部门进行员工管理，解决了信息孤岛现象，使“人力资源管理是各部门领导的责任”这一理念通过信息化得以强化，并通过各层面对人力资源管理工作的反馈建议，有效优化系统建设，改善人力资源部门的服务质量。

5.规范权限管理，确保信息安全透明

信息的透明和安全是一对矛盾，HRMIS的安全性设计使得机密的人事信息处于一种相对“受控”的透明状态。由于大部分基础性工作仍依赖于前期人为指令和数据，在规划和设计信息化人力资源管理系统时，应当制订有效的管理制度和流程，通过参数、流程、日志、预警等功能实行有效的问题处理和流程监督，通过合理规划和设计系统维护、管理、访问的各个环节的权限等外力约束和降低业务操作的主观性，例如员工个人信息、薪资信息、考核信息等都要求严格保密，系统在用户访问权限设计时充分考虑到保密要求。各级业务人员应明确分工、按需授权、多点录入、分级共享数据，以确保责任到人，信息维护及时到位和信息访问安全。

（三）强化保障

随着企业劳动人事制度改革的不断深入，人力资源业务不断拓展，企业在人事管理信息化的推进过程中逐步形成由决策层、职能管理层和实施维护层组成的信息化建设组织体系。项目实施小组人员包括企业管理人员、人事劳资、信息技术人员和软件开发人员，作为企业运行HRMIS的主要骨干和技术支持，以优化管理的导向来建设系统，以完善系统的运行来优化管理的思路，负责整个项目的组织协调、进度控制、数据分析和数据有效性的检查。

人力资源管理系统应易于扩展、升级和移植，具备支持业务功能的重组与更新的灵活性，才能实现不断更新升级以适应劳动人事制度改革的需要。软件开发商作为系统升级的主要执行者，在升级系统上线前，人力资源管理部门、信息技术支持部门就应站在合作的角度与供应商充分调研、合作，就一些基本开发达成共识，如软件商介入企业内部去了解、协助整理业务流程，选用结构化分析、动态分析等科学的开发方法剖析企业的人力资源管理模式，形成人力资源管理信息系统需求分析报告，企业才能得到适合自己的产品，供应商也能在实施过程中完善产品，尽可能实现企业和供应商双赢。

综上所述，HRMIS既是企业管理信息化的过程，又是通过系统反思企业自身管理现状的过程，需要根据企业战略的调整和市场环境的变化进行及时的变更，需要不断审视实施策略、方法和保障因素，循序渐进，制定系统优化方案，建成支持在线操作、动态管理、流程管控、全面查询、实时分析的HRMIS，真正形成业务引导系统、系统规范业务的良好局面，达到人与事的匹配，推动烟草行业人事管理工作再上新水平。

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