设计院办公自动化设计与应用

李亮

摘要：对设计院办公类活动进行自动化设计和应用的这一高新科技是计算机技术迅猛发展的结果，是计算机技术根据设计院办公的一些特点进行归纳、设计出的一种适用性强的技术，这类技术通过利用计算机技术的强大优势，更容易轻松地处理不断增多的公文、报告、数据等电子类工作，提高我国的信息化办公的能力。

关键词：设计院；办公自动化；办公自动化设计

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）23-0037-02

当今的社会可谓是一个全信息时代，计算机网络的发展给我们的生活产生了极大的影响。人们传统的生活、工作以及学习方式都发生了一定的变化，出现了信息爆炸、网上购物、数字住宅、网络办公、无线上网、网上旅游、国际互联、远程教育、远程医疗、电子商务、虚拟社区等一些新方式。其中因办公自动化能够将办公信息和工作流程进行有效管理，实现管理信息的资源共享，能够提高工作的效率。办公自动化如此多的优势，使其成为很多的企业、公司和院校等一些办公单位所要广泛应用的一项技术。因此，办公自动化从设计到应用整个环节都受到广泛关注。

1 办公自动化概况

1.1 有关办公自动化定义

办公自动化是由OA（OFFICE AUTOMATION）英译过来的一个科技名词，它是电脑科技飞速发展的一个重要产物。办公自动化主要是根据工作流的有关概念和工作原理，借助Internet/Intranet等方面的技术，为企业内部员工方便快捷地提供共享资源，提高员工之间协同作战的能力的这么一项高新技术。相对于传统复杂、低效率的手工办公方式，办公自动化在信息采集、信息处理等环节实现了迅速和全方位的优势，成为企业管理以及企业决策的一个重要的参考依据。通过一些应用软件为企业的日常办公、协作以及企业人员之间协同工作提供支撑的平台。

1.2 办公自动化功能的设计

对于办公自动化的功能设计主要是从访问控制模块、工作流管理模块、每部短信模块、在线视频会议模块这四个部分来着手。根据各自模块的工作特点，采取一定方法来进行相应的自动化功能设计。这四个部分涵盖了办公自动化的所有职能，这些职能是对传统的办公室工作的改良和提升，提高了办公效率，有助于实现办公的现代化。

2 办公自动化在我国的发展情况

办公自动化在我国由产生至今先后经历了以下四个发展阶段，在每个阶段中，办公自动化动获得了一定的发展，办公自动化的各项功能不断地趋于完善，具体内容如下：

2.1 桌面办公时代

桌面办公时代是办公自动化发展的第一个阶段，该阶段主要是通过Lotus1-2-3、WPS、MS Office软件等来运行和工作，在这个阶段，办公的方式由手工转向了电脑，工作效率得到一定的提高。

2.2 E-mail及群件的时代

E-mail及群件的时代是办公自动化发展的第二个阶段，在此阶段中，办公自动化功能不断增加，能够实现一些交流与共享，同时一些基本的流程管理也由此阶段产生。办公自动化在此阶段的办公软件也有所提高，先后出现了Lotus Notes、MS Exchange及各种E-mail软件和

系统。

2.3 OA系统时代

该阶段主要是以B/S应用方式为应用模式，延续了Lotus Notes的生命力，配置的流程管理逐渐成为了应用的标准，并且在办公自动化各软件系统中，J2EE及.NET平台开始占据优势地位，对办公自动化的功能应用逐渐走向成熟。

2.4 协同时代

协同时代是办公自动化发展的第四个阶段，该阶段主要是对OA进行继承的基础上，对OA进行不断的发扬和扩展。传统的办公自动化的独立功能应用逐渐走向跨功能的全面信息与流程的整合。在对工作流、知识管理、门户技术等方面的功能应用技术逐渐成熟。

3 设计院办公自动化的应用

再完美的设计只有在应用环节得到充分的实践，所进行的设计工作才有意义，因为设计的最终目的即为在现实企业、公司的一系列办公活动中得到广泛应用。

3.1 自动化在办公信息方面的应用

不管企业、公司又或者是事业单位的规模情况、业务量状况如何，都会对很多的工作事件进行处理。这一环节中会涉及到很多信息和内容，在处理这些数据或信息时，也比较容易出现一些纰漏。将自动化方式应用到此环节中能够有效地解决此类问题。因为自动化技术主要是由电脑来操作，避免了一些人工失误，同时还能够实现对信息的快速、及时、准确、科学查询，对一些无用的垃圾信息进行及时的清除等多方面的优势功能。办公自动化在这些方面还能够为企业内部的工作人员提供一个用来交流和沟通的平台，能在很大程度上提高工作效率。

3.2 自动化在办公流程方面的应用

不管是企业单位还是事业单位，各单位进行的工作都是按照一定的流程来进行，这个工作流程会牵涉到很多的人员活动、资源调配、资金调度、原料配制、单位间联系等多个方面，办公流程及包括横向上的工作内容，还包括纵向上的联系与活动，这一系列的工作十分复杂，要耗费大量的资源。将办公自动化应用在办公流程中，能够在很大程度上降低传统办公对资源的消耗。办公自动化通过结合办公流程环节的运行特点，再借助计算机技术的强大优势，设定出专门针对此环节的一系列方便操作的管理

功能。

4 结语

办公自动化的设计和应用会涉及到很多方面的内容，信息量较为复杂并且数量庞大，会牵涉到众多的工作岗位以及工作人员，对这些信息进行处理的流程也较为繁琐多变。因此，办公自动化的设计和应用不是一件轻易完成的事情，需要持续不断地对办公自动化进行关注和完善，使其成为减轻办公难度、提高办公效率的一项新发明。

参考文献

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