网络环境下随刊光盘的管理与实践

●张 红，郭 伟(天津师范大学 图书馆，天津 300387)

1 随刊光盘的内容与特点

随刊光盘与随书光盘基本上一致，据有关部门统计，目前随书(刊)光盘的发行率已经达到5%—20%，而且有不断上升的趋势。[1]随刊光盘由于其出版的连续性，又有着与随书光盘的区别。一方面内容繁杂。它不像随书光盘内容单一，易于管理。另一方面由于期刊连续出版的特点造成随刊光盘的连续性。一般随书光盘基本上是一对一的形式，而随刊光盘基本上是一对多，而且是连续不断地出版下去。根据期刊的内容，随刊光盘也具有不同的内容和特点。

2 随刊光盘的管理与实践

在随刊光盘的管理和使用过程中，应充分考虑其自身特点和内容，采取适宜的方法和手段，充分发挥随刊光盘的作用。

2.1 随刊光盘的管理原则

(1)要遵循随刊光盘与期刊同时向读者开放，保证随刊光盘及时与读者见面的原则。由于随刊光盘的内容十分丰富，有的就是当期期刊的电子版，有的是期刊内容的补充。如计算机和游戏类刊物的随刊光盘更多的是相关程序软件，这些随刊光盘的时效性非常强，因此在管理期刊及其随刊光盘过程中，要充分考虑到这一特点，这样在读者阅读期刊时可以同时阅读光盘，避免随刊光盘由于管理方法不当而失去它的时效性。

表1 各类期刊随刊光盘举例

(2)要遵循注意保护随刊光盘的安全与完整的原则。由于随刊光盘是附在每期期刊的后面，而图书馆一般订阅期刊的复本量很小，甚至是唯一的，也就是说随刊光盘在一个馆的馆藏中有可能也是唯一的。而光盘本身的特性，很容易被刮划、破损，或数据丢失等等，一旦被损坏，就严重影响读者的使用，因此注意保护随刊光盘的安全、完整、不被损坏也是十分重要的。

(3)要遵循“以人为本、读者至上”的原则。目前各个图书馆大多采取设立期刊阅览室供读者利用期刊，而不像图书可以外借，因此在管理随刊光盘时也要和随书光盘有所区别。在管理和保管随刊光盘时要注意尽量让随刊光盘和期刊在一起，最好不要把期刊和随刊光盘分别收藏，这样不便于读者充分利用随刊光盘。图书馆在考虑随刊光盘的管理方法时一定要充分考虑怎样才能方便读者充分利用图书馆期刊资源的问题。

(4)要遵循及时更新的原则。期刊一般上架一年以后就要作为过刊下架，并采用其他的方式保管供读者使用。这就引出了随刊光盘一年以后如何管理的问题，是一起下架还是留着继续使用，还是采取其他方法管理，是图书馆工作人员在管理过程中要面临的一个问题。笔者认为由于期刊与图书不同，它有连续性还有时效性，因此，不管采取什么管理方法都要考虑随刊光盘自身的特点，要及时更新，并让最新期刊的随刊光盘及时和读者见面。

2.2 随刊光盘的管理方式

首先要根据随刊光盘的特点，依据随刊光盘的管理原则选择一个合适的管理方法。目前各个图书馆对随刊光盘的管理方式主要有以下几种：

(1)随刊光盘随着期刊收藏和管理。即采用将期刊和随刊光盘一起收藏的方式。它可以采取三种方式：一是将附有光盘的期刊和普通期刊(无附盘)统一上架，只在附盘期刊上做出标识，表明该刊附光盘资料；二是将光盘单独拿出单独排架，期刊统一排架，同时在期刊和光盘上都做出标识，以方便检索和提供借阅；三是开辟专架，专门收藏附盘期刊，统一收藏、统一管理、统一流通。[2]这种管理方式要求在阅览室中为读者提供计算机，以便读者阅读随刊光盘。这种方式的优点是读者在一个阅览室中能同时查阅期刊及随刊光盘，但是其缺点是随刊光盘容易损坏和丢失，随刊光盘一旦被损毁就无法弥补了。

(2)随刊光盘和期刊分开收藏和管理。即将期刊放到期刊阅览室，而随刊光盘则放到电子阅览室，由电子阅览室指定专门的工作人员负责管理，读者在期刊阅览室查阅期刊，如果需要随刊光盘，则到电子阅览室去查看。这种管理方法利于随刊光盘的保护，但是它的最大弊端在于读者不能同时查阅期刊和随刊光盘，非常不利于随刊光盘的利用。

(3)随刊光盘的网络化管理。即将随刊光盘中的数据拷贝到图书馆专用服务器的硬盘上(如磁盘阵列)，然后通过网络发布，供读者在线浏览或下载使用。随着计算机技术的发展，期刊的管理逐步实现了计算机管理，而随刊光盘这一期刊的附属电子资源就更适宜利用计算机及网络实现网络化管理。这种管理方式的优势在于方便读者充分利用随刊光盘资源，让随刊光盘充分发挥作用，而缺点主要是随着随刊光盘数量的不断增加，需要的服务器存储空间也会越来越大。

3 随刊光盘网络化管理

综合以上几种随刊光盘管理方法的利弊，笔者认为选用第三种管理方法，即网络化管理方法是目前随刊光盘管理中最适宜的方法。以笔者所在馆进行的实践为例，随刊光盘实现网络化管理的具体方法如下：

(1)附有随刊光盘的期刊到图书馆后，首先要对期刊进行登记加工，在自动化系统中录入当期期刊的数据。期刊具有连续性，期刊到馆后要先确认是否是新增期刊，如果是就要建立一个新的MARC数据，如果不是，则需查找系统中已有的MARC数据，将当期期刊的信息补充进去。在登记加工期刊过程中对附有随刊光盘的期刊一定要把随刊光盘的信息录入进去。

(2)将随刊光盘利用博文(Pro-One)非书资料管理系统进行加工。博文(Pro-One)非书资料管理系统可以把光盘中的各种文件形式统一转换成.ISO文件格式，做成镜像文件，通过发布系统上传到图书馆服务器，保存在磁盘阵列中，发布到固定的网页上，供读者下载和阅览。具体加工步骤为：查找或导入MARC→核对标引信息→转换文件格式→建立光盘镜像→发布网上。

(3)选择性管理随刊光盘。如前所述，随刊光盘分为计算机、游戏类随刊光盘，外语类随刊光盘，音乐、摄影类随刊光盘，学术类随刊光盘等等，对学术类期刊或期刊电子版的随书光盘可以不用系统管理的方法，因为，这些学术性期刊有与之对应的期刊电子数据库为读者提供服务和使用，这样可以节省管理系统的使用空间。

(4)定期清理数据。由于期刊具有连续出版的特点，因此造成了随刊光盘也具有连续出版的特性，这个特性势必要求图书馆拥有海量存储设备。随着服务器中储存的镜像文件越来越多，也就使图书馆存储设备的压力越来越大。为了减轻这种压力，可以依据期刊下架的周期，定期将一些过期随刊光盘的内容从服务器中倒出，采取其他方式存储。通过定期清理数据，既可以保证最新的随刊光盘的内容及时与读者见面，又缓解了存储设备的压力。

[1] 佟维群，查丽敏.随书(刊)光盘的特点及管理方法之利弊分析[J]．当代图书馆，2008(2)：40－42.

[2] 林卫东，李艳．附光盘期刊的分编与管理[J].山东图书馆季刊，2005(3)：66－68.