高校毕业生档案管理现状及对策探索

吴志锋

（五邑大学 职业生涯规划教研室,广东 江门 529020）

随着高等教育规模的快速发展和社会、政府对就业服务多元化发展的期望，毕业生档案管理服务应对着新的挑战。毕业生档案作为毕业生信息的最可信载体，是记录学生在校期间各方面表现的记录，是企事业单位选择毕业生的重要依据，也是毕业生完成就业派遣的重要凭据。近年来，很多高校都加快了毕业生档案管理的规范化工作，但由于高校个体间的差异，毕业生档案管理中还存在着许多有待改善之处。如何有效的规范档案管理工作是高校毕业生档案管理人员亟需解决的现实问题。笔者依据近几年来档案管理的实践经验，从档案管理人员和经费、档案材料收集、档案服务查询功能、档案传递工作四个方面的情况进行切入分析，提出改善档案管理的可行实践措施，

一、毕业生档案管理普遍存在的问题

（一）毕业生档案管理人员和经费缺乏

高校对于毕业生档案的重视程度还不够高，校内没有专职的毕业生档案管理机构。毕业生档案管理负责部门多设在就业指导部门或档案馆中，档案管理人员多为兼职工作。由于这些部门人员编制普遍紧缺，在就业指导部门中的档案管理人员除了负责档案管理外，还要处理就业指导中心的招聘、学生咨询、网络管理、任课等多项的事务；学校档案馆除了管理学生档案外还要负责全校的各种形式的资料存储、学校年鉴的编写等诸多事务，使得这些部门的兼职管理人员很难有充足时间和精力投入到毕业生档案管理上，多采取粗线条管理。此外，由于对经费投入的不足，档案管理上的相关硬件设备更新、场地保养都相对滞后，有的高校甚至连档案柜的数量都不足，把档案直接堆放地方。面对毕业生人数不断增加和档案服务功能的需求，高校毕业生档案管理的人员、经费的投入显得难以应付。

（二）毕业生档案材料的收集力度和范围欠缺

毕业生最终的档案材料主要包括：中学时代材料、学生登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入团材料、入党材料、鉴定材料、学位授予材料、报到证存根、体检表以及参加各类各类社会竟赛及社会实践活动的材料。材料涉及到学生工作部门、教务部门、各院系部、医务部门等校内多个部门，由于毕业生档案管理部门的行政职能不高，在档案材料收集上往往显得力度不足。各个部门单位在送递档案材料上出现拖延滞后、材料格式五花八门、材料缺漏等问题。其次由于缺乏完善有度的档案收集条例，在档案材料的收集范围上不能明确，个别部门只上交鉴定材料、学籍成绩单、体检表等主要的材料，其他具有很重要的辅证材料，如诚信信用材料、助学贷款材料、社会实践评价等，往往被忽视。档案材料收集力度和范围的欠缺最终形成了毕业生档案材料的单一和不规范。

（三）档案查询服务功能不齐备

毕业生档案的重要作用就是查看和考证毕业生的相关信息，查询服务功能是档案管理中的重要职能。毕业生在大四学年的求职中，有很多事项涉及到个人档案的辅证，如公务员事业单位的政审、入党的证明、个人身体健康体检证明、学习成绩单证明等，甚至是毕业生的派遣、落户、定级都与档案息息相关。在实际中，多数毕业生档案管理者为兼职管理，自身档案管理专业知识欠缺，其次由于缺乏系统档案管理导致档案材料存放无序、出现材料漏缺、涂改等现象严重影响档案的查询服务功能。有的档案管理员过度关注档案的保密性，学生有查询需求时，往往要大费周章跑几个部门开具证明，方可批准简单查阅。另外，由于档案管理信息化程度过低、信息化共享手段不足，有些材料还是到了需要查询时才到相关部门收集材料，如此种种不便给毕业生就业带来了不良的影响，导致毕业生档案查询服务的效度大大减低。

（四）毕业生档案传递工作不规范

毕业生档案管理工作实质涵括两个重要部分：档案材料收集和档案传递。档案传递工作的效果是衡量档案管理服务的重要标准。随着毕业生人数的增加和就业方式的多元化，使得档案的传递工作出现地域差别大、行业差别大、属性差别大等状况，使得传递过程多元化、复杂化。很多毕业生就业去向为非公有企业，但不具备保管档案的权利，也不需要任职毕业生的档案，由此档案对就业的直接影响力下降，很多毕业生的档案意识弱化，把档案弃置学校或人才服务中心，由此出现了大量的弃档或“死档”。各地人才中心对档案接收工作缺乏统一安排，有需要机要传递、有只用快递即可、有可自带。有的学校为了节约经费，采取学生档案自带，学生不来领取档案就当历史档案放置学校。有的学校为了简化档案传递，把毕业生的档案作一刀切处理，在毕业生离校后就把档案寄出，使得延长学年或结业的毕业生的只能在真正毕业后要自带学位、毕业登记材料到档案所在单位存档案材料。由于档案传递工作的不规范，使得出现弃档、死档、改写档案等问题，毕业生、企业、人才交流中心与学校的矛盾时有发生，影响了学生的就业、企业的招录工作以及学校的运作。

二、应对毕业生档案管理不良现状的对策

（一）增强毕业生档案管理队伍建设和加大经费投入

加强毕业生档案管理队伍建设是优化档案管理，完善资料收集的重要基础。高校应加大档案管理队伍的建设。毕业生档案管理应设专人专岗管理（以具备档案学人员为主），各院系可由辅导员或教学秘书担任兼职管理人员，负责各院系的档案材料收集。学校的档案管理部门要开展相关的档案管理教育培训，通过邀请专家讲学、视频教学、对外交流、进修学习等形式提高档案人员的管理素质。还可以通过勤工助学等形式选择责任心强、素质过硬的勤工学生协助开展档案管理的一些事务性工作，从而提高档案管理的效率。最后，高校应该加大对毕业生档案管理部门的投入，一定要保证档案管理的硬件设备、场地等达到档案管理条例的相关标准，省级的行政部门可以进行合理化的周期性检查，监督各高校完善硬性的档案管理建设。

（二）制定明确归档范畴，做好统筹监督工作

针对档案管理和材料收集的模糊问题，各高校应严格按照《普通高等学校档案管理办法》，结合学校的实际情况，制定全校统一的归档材料类型以及规格标准，明确哪些材料应当归档，哪些不能归档。尤其是一些具备辅政性作用的材料收集，诸如参加或组织哪一级的活动，获得哪一级授予的荣誉称号、受到了哪一级批评或处分等等，需要有明确的界定。由于毕业生工作多属于学生工作部门，学生工作部门应建立好统筹机构，可由分管学生工作的校领导担任毕业生档案管理委员会的负责人，同时把教务、后勤、各院系书记纳入委员会中，建立一个覆盖档案工作需求的组织架构，以提高档案管理部门开展各项档案工作的效率。同时可制定相关的考核制定，把其纳入到学生工作考核，对出色完成档案管理的部门进行表扬，对后进单位进行通告品批评，逐步在校内构建重视毕业生档案建设的氛围。

（三）加强档案信息化建设，优化档案查询服务

由于高校档案专职管理人员较少，要做好档案查询服务工作必须加强信息化服务工作，建立从档案柜——个人档案——档案材料的完整信息系统数据，从而建立多种信息收集工具，以适应学生对档案的查阅。对于这方面的工作可以结合学生的锻炼进行开展，笔者曾尝试申请以档案管理系统开发为主题的校级学生科研课题，在开展课题研究中，笔者让学生通过整理档案、开发检索功能等实践活动完成了档案管理的信息化初步工作，学生也通过课外课题立项锻炼了个人的能力。其次，毕业生档案人员要提高档案管理意识，增强档案查询服务意识，不要对学生查档“讳莫如深”。对于合理的档案查询诉求，在做好合理的登记基础上，应予以迅速细致的协助，特别是对于政治审查、学习成绩查询、身体概况了解等关乎学生就业的主要查询项目。

（四）因地制宜，严格做好档案传递工作

高校要重视毕业生档案价值，规范档案传递工作，必须严格按照《普通高等学校档案管理办法》的相关规定及时将档案送递到相关的企事业单位、人才交流中心，杜绝随意搁置档案、自带档案等不规范的现象。高校也可结合实际情况对于毕业生相对集中的报到单位和档案托管部门，如高等院校、大型企业、人才市场等，采取档案由专人送交、直接办理转、递手续的办法，减少中间环节的误差。其次，要及时做好档案单位接收凭据的收集，以便毕业生进行查询了解。最后，应加强档案意识教育，通过召开班会、就业指导讲座、培训班等活动向毕业生传递档案涉及到职称定级、户口迁移、社会保障等关联个人权益的重要性，提高毕业生对于自身档案的重要性认识，使得毕业生在毕业后都能关注自身档案去向，参与到档案传递工作的核查中，从而能即时纠正档案传递不到位的问题。

三、结语

高校毕业生档案里是大学生涯的个人政治思想、品德作风、业务能力、学识水平的反映材料，是用人单位选择毕业生的重要凭证，是毕业生完成就业派遣相关手续的重要材料，对毕业生就业有着十分重要的作用，如何强化毕业生档案管理是提高和延伸就业服务的必然课题，高校要严格按照档案管理的相关规定，应自身情况，不断的探索优化档案管理的措施，才能有针对性地做好档案管理工作。

（注：本文为2011广东省高等教育科学研究课题“基于‘珠中江同城化’下高校就业创业联盟模式研究”的部分研究成果，项目编号：11GJB125088）

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