高校档案管理工作探析

王淑萍

（山东烟台职业学院，山东 烟台 264000）

随着高等教育改革的逐步深入，高校档案管理工作由原来单一的、独立的、封闭式的管理格局，转向以网络管理为主要工具的档案信息自动化、网络化、开放化模式。因此，把档案建设纳入学校管理工作的整体规划之中，及时准确的搜集信息，整理相关资料，科学地建立完整、规范、系统的档案资料网，已成为现实的迫切需要。适应新形势下的工作需要，为各级部门分析和研究问题提供高质量、时效性资料，为高校教育改革的思路、决策提供科学依据成为高校档案管理工作改革的重要任务。本文就高校档案管理工作中存在的问题进行探析，力图使高校档案的管理适应新形势下的发展，得到更好的开发和利用，为教育学改革服务，为学校和社会的发展服务。

一、积极与时代接轨，树立现代化档案管理意识

高校档案管理工作领域存在着理论滞后的现象由来已久，主要原因是档案部门较长时间处于封闭和半封闭状态。档案管理工作的本质是什么？教科书和学者一直认为是它的原始性和记录性。近几年，迅速发展的办公自动化使档案内涵和形式发生了深刻的变化，从而影响档案发生了质的变化，档案管理形成一个相互联系、相互作用的多种要素构成的多层次多结构的复杂系统。在新形势下，档案的外在形式和内容都发生了变革，我们单纯从原始性和记录性这两点去认识档案管理工作，就不全面了，高校档案管理工作应积极与时代接轨，树立现代化意识。

在外在形式和组成上，档案管理过程中存在着有序性和历史性。档案载体随着历史的演变，对档案的原始记录性的影响较为深刻。当前，以机代笔已成为现实，人们直接运用微机管理各种文献信息资源以及信息的传递、存取、咨询等，随着微机的普及应用，脱离了费时、费力的手工操作，定稿和底图的概念将会慢慢消失，档案的原始性随之而改变。随着计算机的大量应用于高校管理，数字化档案信息资料也与日俱增，传统的档案管理工作迎来了新的机遇和挑战。办公自动化环境下的电子档案、数字档案等，对传统的的档案管理模式形成了极大的冲击之势，成为档案工作研究的热点。由于现代化的档案管理工作是以计算机为手段，通过网络进行的，因此高校档案管理队伍需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。

在内容上，如今的档案与信息、情报、图书资料在内容上存在着交叉渗透性。办公自动化的飞速发展，一方面使许多学科越分越细，另一方面又使许多专业学科的界限越来越模糊，他们相互交叉综合，彼此相融，这些特点在档案领域里也明显的体现出来。档案学与它的相近专业信息、情报、图书、资料等，不管是在研究内容上还是在管理方式上，或是在开发形式上，都有趋于统一的倾向。在实际工作中，我单位根据它们在内容上交叉与相互渗透，在作用上相互补充与认证的特点，尝试采用文档一体化进行管理，取得了很好的效果，实践也证明，这种档案管理方式在企事业单位很有适应性。有人也存在疑问——在中国古代，档案与图书、典籍、资料是分不开的，形成了一套系统理论，现在又将档案与信息、情报、图书、资料一体化管理，是不是认识上的一种倒退呢？答案显然是否定的。古代由于科学发展缓慢，才造成了文史不分家，文档不分家的现象。今天办公自动化、网络化飞速发展，各种社会活动的开展往往需要多方面的参与。社会实践的活动的复杂性要求各学科结合在一起，靠单一的信息情报渠道是难以承担复杂的社会化生产对知识的多方面的需要的，因此，多学科的综合是社会生产力发展的必然。档案与相关知识领域的综合是学科进步的反映，绝不是知识上的倒退。高校档案工作者必须清楚的认识到这一点，更好地去引导和规范档案、信息、情报、图书资料一体化管理模式向健康的轨道发展。

过去有人认为，档案的作用是凭证和参考作用，这是不完整的，只认识到档案的凭证与参考作用，实际上是将档案与社会孤立起来后得到的结论，在古代档案信息对社会指导的作用不大时，档案的作用当然是凭证与参考的作用了。今后，在现实工作中，有很多文件（特别是法规文件和技术文件）归档保存后，仍在起着执行的作用，这种执行效用也体现着档案重要的现实作用。档案的现实作用与在归档前的文件的作用是一致的，我们不能因为一个归档手续就人为地将其现实作用一笔勾销。只有现实作用消失后，才有历史作用即凭证与参考作用的出现。高校档案管理人员要在深刻人事档案作用的基础上，有效地去开发和研究档案信息资源，努力实现管理自动化、传递网络化、信息存取真实广泛实效化、收藏数字化、资源保密、共享适度化等等。

二、求新学新提高专业素质，加强高校档案管理队伍的建设

档案管理人员的素质对档案管理工作的成效起着决定性的作用。目前高校档案工作还有许多不尽人意的地方，首先是档案组织机构不健全，专职档案人员少；其次，文件归档程序不够规范，给立卷保管、存机和档案利用都带来困难；许多学校由于资金不足，致使许多设备缺乏，无法实现档案管理规范化、自动化的目标。我们应针对这些问题，采取相应措施，培养既精通档案专业知识又能掌握现代高科技知识，具备良好的职业道德的档案管理人员，这是提升高校档案服务质量的根本保证。

因变思新，因变革新。档案信息自动化、网络化、开放化模式的转变，使档案管理工作发生了深刻变化，我们清楚的看到，当今影响档案管理工作发展的主要问题是滞后的观念和不合时宜的技术，主要矛盾是新的技术手段与落后的管理手段之间的矛盾。目前，档案部门的现状是一方面渴望新技术新方法的普及，另一方面又不知如何将新技术新方法运用到具体实践中去；一方面呼唤着革命，另一方面是变革到来之时又显得惊慌失措。出现这种现象的原因，是技术与体制的发展出乎档案管理工作者之意料，使其观念、思维方式、认识一下子难以调整过来。针对这种情况，我们要因变思新，因变革新，不断加强对档案管理人员的业务培训，使其了解和掌握现代化的档案管理手段，适应高校档案信息化建设和发展的需要。因变而重思勤，因变而调研。在教育改革和档案管理转型的新形势下，诸如传统的档案手工操作管理手段怎样与电子化、数字化管理过渡衔接，档案怎样为改革和社会主义市场经济建设服务等档案管理的新问题已经摆在我们面前，不下功夫去研究，档案管理工作的发展就会受到影响。高校档案管理人员要勤于思考，认真调查研究，积极探索档案与现实的关系以及档案管理工作的发展规律等，解决理论难题，求的实践工作的发展。

三、建立健全的高校档案管理制度，规范完善管理体制

早在1987年9月5日中华人民共和国颁布了《档案法》，为我国的档案管理工作指定了明确的方向。2008年8月20日，根据档案法的有关规定，教育部与国家档案局联合发布《高等学校档案管理办法》，对高校档案管理工作做出了细致的规定。高校档案室要在贯彻落实国家档案法规的基础上建立健全各项制度，规定一套可行的标准，保证档案管理工作的顺利展开。档案室的管理工作应在档案的立卷归档，保管管理、统计、查阅、鉴定销毁等各环节建立明确的规章制度。各部门档案管理人员也应建立明确的岗位责任制，使高校档案管理工作有章可依，更好的贯彻执行。也使广大的教职工自觉按章办事并严格监督规章制度的执行情况。在档案工作实践过程中，规章制度也应在新的形势下不断的修改完善，以增强对档案工作各环节的针对性、指导性。

在现实情形中，虽然部分高校贯彻了档案法的要求，规范了档案管理制度，但仍有很多高校因为各种原因，档案管理没有纳入科学、法制的规范，校内各单位各自为政，人员配备不到位，管理制度不健全，档案管理水平低下，难以为师生提供及时有效的服务。要改变这种情况，我认为应从以下方面入手：（1）高校领导提高对档案作用重要性的认识，加强对档案工作的领导和管理，提高教职工对档案管理的重视程度，增强大家的档案意识，共同配合专兼职人员做好档案管理工作。（2）建立科学有效的档案管理制度，推进档案管理工作的制度化和规范化，建立明确的责任机制，任务细化、责任到人，建立专核竞争机制，充分调动档案管理人员工作的积极性和主动性。

四、重视教学档案的管理工作，为教学改革提供科学依据

高校是以教学、科研为中心，教学是高校的主要内容，高校的档案管理工作除一般的文书档案管理之外，更应重视和加强的是教学档案管理工作。

教学档案是高校档案的重要核心组成部分，这是因为，高等学校在大量的教学实践和教学管理活动中，形成许多有价值的教学材料，这是教学改革的历史凭据，对这些有珍贵历史价值的材料，应进行整理归档。高校教学档案主要来源于教务处、电教处、科研处及各教学系部、实验室等部门。主要内容包括以下部分：（1）教学文件，包括教学大纲、优秀教案等内容。教学大纲是由国家教委主持编制的具有法律作用的材料，是各专业教学的依据。自编教材、教学参考资料、典型讲义、优秀教案等是学校教师教学成果的体现和教学经验方面的积累，是可供他人学习借鉴的宝贵资料。另外，还有教学实习材料、各科考试题标准答案、优秀作业等内容。（2）教学管理中形成的文件，包括招生工作、学籍管理、课堂教学管理、教室培训等方面材料。如招生简章、录取名单、教学计划、课程进度表、任课教师安排表、学生注册表、各科成绩表、计算机应用能力考核、优秀毕业论文、毕业生分配方案、教学分析对照表及教师国内外培训规划等方面材料。（3）教师业务档案，它主要反映每位教师任职教学工作方面的情况，如授课门类、工作量、教学效果、进修情况、科研情况、本人特点及学年度成果、论文、著作的鉴定等情况。

高校教学档案在全校档案管理中处于非常重要的地位，加强教学档案建设，要把力量放在提高管理水平上，其中主要应从三方面入手：（1）抓好目标责任制。责任要明，职责要清，目标要具体。（2）建立健全档案管理网络。作为协调工作，对全校各部门档案管理要加强业务指导，对从事该专业人员进行专业培训，以提高其管理能力和水平。（3）主动热情的为教学、科研和其他工作服务，积极组织教学档案信息的开发利用，使教学档案信息不断地从各个档案管理部门输送出来，以便全校教师能从中取其精华，提高教学工作水平。

档案工作要为教学服务，必须建立完善的服务机制。首先是在校内扩大服务对象，建立良好的服务关系，树立学校档案工作新形象，使档案由原来主要为领导决策、指导教学服务，转向为全校教职工在深化教育改革中服务，为全面提高教学政治、业务素质和教育质量提供参考。档案工作为教学改革服务要有重点，要选好突破口，这个突破口应选在教学档案更好的开发利用上。因为教师的业务档案比较全面的反映了教师业务水平，是教师职称评定晋级评优等最好的考核资料，所以应重点加强对这部分档案的管理和开发利用。对教学档案进行积极的开发利用，可以更好的调动广大教师工作的积极性，推动教学改革的深入发展。

[1]中华人民共和国档案法，中国人民共和国档案实施办法.

[2]冯惠玲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2006.

[3]丁志民.档案馆与学校教育[M].青海档案学会，2002.