高校人事档案管理人员继续教育刍议

黄 安

（柳州师范高等专科学校 组织人事处，广西 柳州 545004）

高校人事档案管理是高校管理的重要组成部分，是为高校教学、科研服务的重要资源。是高校干部人事制度改革重要依据和信息库。人事档案的管理水平直接影响高校的改革和发展，从学校领导到档案工作人员都应该与时俱进，更新观念，立足于为人力资源工作服务、为干部人事制度改革决策服务、为建设高素质的教职工队伍服务。目前，我国高等教育的高速发展，而高校的人事档案工作却一直没有得到相应重视。高校人事档案管理人员的思想素质和业务素质却远远落后于市场经济对当前高校人事档案工作的要求，对高校人事档案管理人员的继续教育问题应当予以思考和重视。

一、高校人事档案管理人员队伍现状

（一）高校人事档案管理人员队伍不稳定

大多数高校人事档案管理工作从属于组织人事部门，基本上不配备专职人事档案管理员，具有档案专业技术资格的档案管理人员更是少之又少。他们多是兼职，工作岗位变动频繁，平常除了做人事档案材料收集、整理、保管工作之外，还要做大量人事部门工作，而且大都是以其他人事工作为主，人事档案管理工作为辅的，工作刚刚熟悉又可能调整到别的工作岗位上去。因此，他们很难主动地去开发现存的人事档案资源信息，创新人事档案管理和利用，开发个人人事档案的使用价值。人事档案管理年复一年重复旧工作，毫无创新可言。这不但影响现代人事档案工作的正常管理，错漏和失密也难以避免!

（二）高校人事档案管理人员业务不熟悉

高校人事档案管理工作具有政策性、专业性很强的特点，要求人事档案管理人员应经过专业的教育培训，并掌握足够的档案专业理论知识和方法，才能适应人事档案管理工作需要。从目前情况来看，高校人事档案管理人员素质达到上述要求的为数不多。由于认识上的原因，学校的档案管理人员普遍年龄偏大，学历职称较低，大多数是从其他岗位上轮换过来的。在高校从事人事档案管理工作的人员中，科班出身的很少。他们的主要工作是人事部门的日常工作，管理人事档案都是兼职的，而且是半路出家，对人事档案管理工作要从头学起，从熟悉工作到顺利上路适应现代人事档案工作需要较长时间。档案管理人员专业知识缺乏，业务不够熟悉，影响了人事档案管理队伍的整体素质和高校人事档案工作的发展。

（三）高校人事档案管理人员职业定位模糊

大多数高校人事档案管理属于组织人事部门内设机构，也有部分高校人事档案管理工作归属学校办公室综合档案室，还有极少数是归属于图书档案部门，各行其是，定位模糊。教职工除了调动工作单位、申报职称等情况下关心自己的个人档案外，其他时间对人事档案管理工作基本不予理会。少数学校领导认为人事档案只在提拔、处分干部时有用，对高校的发展并无多大影响，对人事档案管理工作的重要性认识不足。就连一些人事档案管理人员自己，也对人事档案管理工作的重要意义不甚理解，也谈不上对业务的钻研，感觉人事档案管理工作枯燥繁琐，职业定位模糊，发展方向不明确。因此造成人事档案管理者工作积极性不高、事业心不强、奉献精神不够、业务上得过且过。高校人事档案管理人员职业定位模糊、缺乏活力和创新意识，严重地影响和制约着人事档案事业的发展。

（四）高校人事档案管理人员缺乏继续教育

提起继续教育，高校一般只重视教学、科研人员的进修学习，对人事档案管理人员的继续教育往往排不到日程上来。人事档案管理人员待遇差，工作枯燥，又没有进修学习的机会，因而看不到前途，影响人事档案管理人员工作积极性和队伍的稳定。没有业务培训机会，因此无法充实和更新知识，无法学习新的技能，缺乏系统的档案理论知识来指导自己的工作实践。目前高校人事档案管理虽然也配置了计算机等现代化管理设备，但是人事档案的开发利用水平、人事档案材料的收集、整理、保管和利用，基本还是依靠手工操作，进度慢，效率低，人事档案信息化程度跟不上市场经济对高校人事制度改革的要求。日益加重的知识结构失衡，偏离了建立一支管理、研究、服务相结合的高校人事档案管理队伍的目标。

二、对高校人事档案管理人员继续教育的必要性

（一）提高思想认识的需要

高校人事档案工作建立于计划经济时代，偏重于政治色彩，在市场经济的大环境下，高校人事档案工作也还是一项政治性很强的工作，它具有严格的保密性、真实性、系统型和安全性等特征。从思想政治条件上说，要求人事档案管理人员具备较强的原则性，具有政治敏锐性，树立正确的世界观、价值观，具有较强的事业心、责任感。要通过继续教育，努力提高人事档案管理人员思想认识，做到坚持原则，作风正派，多做实事，少说空话，耐得寂寞，甘于奉献。认真贯彻执行《档案法》《普通高校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及各项法规，依法制档、建档、管档，维护人事档案管理的严肃性。

（二）提高业务能力素质的需要

人事档案工作是具有很强专业性、技术性的工作，人事档案管理者首先要熟悉国家有关人事档案工作的政策、法规和人事档案专业相关理论；其次，熟悉高校人事档案的建档归档程序、保管、转接的方法要求；再次，熟练掌握人事档案管理工作的环节、方法和技术，全面收集档案材料、科学整理、正确编写案卷提名，编制检索工具。使得人事档案管理更科学、更高效。最后，人事档案管理人员还应具备有相应的文字写作能力。在档案收集、管理过程中，有很多情况是必须用文字形式处理的，如整理、编目、统计、编研、文件汇编、编写大事记、全宗介绍、检索工具等。没有一定的文字修养水平，是不能将零散的文件材料编纂成各类档案或编研材料的。应该通过继续教育增强人事档案管理人员的专业技术素质。

（三）提高职业道德素质的需要

事业心、责任心是做好工作的重要前提。高校人事档案管理工作是非常重要的工作，但是比较艰苦、清贫，具体工作又很琐碎、平凡。要求人事档案管理工作者必须具有较强的事业心、责任心和奉献精神；要能够爱岗敬业、实事求是、严守秘密、安心尽职，力争做到开拓进取、勇于创新做好人事档案管理工作。良好的职业道德素质也只有通过不断继续教育来培养。

（四）提高现代化管理水平的需要

随着市场经济对人事档案管理提出的新挑战，人事档案的内容也日益丰富，档案管理现代化手段的使用也日益普及。为了适应经济社会的发展对人才的要求，高校人事档案管理手段要现代化。如档案管理中的档案检索自动化，档案贮存缩微化，档案信息网络化等都应该逐步掌握。人事档案管理人员在掌握档案专业理论知识之外，还应扩大自己的知识面。就更有助于人事档案工作水平的提高。提高高校人事档案现代化管理水平，也只能通过继续教育来实现。

三、采取多种措施，对高校人事档案管理人员进行继续教育

高校人事档案管理工作的政策性、专业性、连续性和保密性都很强的特征,要求高校人事档案工作者具备较高政治素质、事业心和责任感，还应该不断加强创新学习，力求掌握档案专业知识和人事档案现代化管理知识，增强信息技术开发应用能力，树立创新意识，培养创新能力，实现档案工作科学化管理，适应新时期发展的需要。在机会极少的继续教育中，也只是注意他们作为管理人员的共性，进行一般进修学习，在关注他们人事档案管理工作特殊性上做得不够，因此继续教育应该突出他们的专业性。

（一）建立和健全高校人事档案管理人员继续教育的制度

应该将专业继续教育列入高校人事档案管理人员的进修计划，对继续教育提出刚性要求。主管部门应定期对高校人事档案管理人员的专业知识继续教育情况进行检查考核，建立和健全高校人事档案管理人员继续教育的制度，对不熟悉不掌握现代高校人事档案管理知识的教师要督促其及时更新知识，并提供进修档案专业知识的机会，使已有的高校人事档案管理人员适应现代高校人事档案管理。

（二）科学规范高校人事档案管理人员培训内容，提高继续教育质量

对高校人事档案管理人员进行继续教育，是对人事档案管理人员的知识、技能进行补充、更新和提高，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平，使得高校人事档案管理进入更高层次，促进高校发展。

1.继续教育应培养良好的职业道德

高校档案管理部门领导应该认识到人事档案管理对高校发展的重要作用，经常关心人事档案管理工作，人事档案管理人员的待遇、职称等职业发展。对高校人事档案管理人员进行人生观、价值观等思想政治方面的教育，始终保持爱岗敬业、无私奉献、淡泊名利的精神状态。学校应该创造条件，让档案管理人员对业务工作进行钻研，让他们在本职岗位上做成事业，产生自豪的成就感。还应当建立一定的奖励机制，包括物质和精神的奖励，有效地调动他们的积极性。也能促进他们提高自身职业道德素质，做好人事档案管理工作。

2.继续教育应突出专业性

首先，随着知识经济时代的到来，高新技术层出不穷，对人事档案管理工作和管理人员提出了更多挑战。应让高校档案工作者树立终身接受教育的观念，创造条件，不断学习，拓展知识面，提高学历职称层次，适应新时期的新要求。其次，学校有关领导也应该根据人事档案管理人员不同的层次和需求，突出专业性，安排他们参加各种形式的继续教育，譬如对非档案专业的管理人员要选送到有关高校档案专业进修学习，提高其专业技能；档案专业毕业的管理人员要重点进行知识的更新，学习人事档案管理的前沿知识和新技术，拓宽知识面，开阔视野，力求精益求精。再次是组织人事档案管理人员参加一些业务活动，进行专业探讨、参观学习等，尽可能地为他们提供更多的业务学习的机会，研究现代人事档案管理工作的客观规律，提高人事档案管理人员的专业水平和能力。

3.继续教育应注重学习现代档案管理技术

在人事档案管理人员的继续教育中，业务培训方面要注重学习现代档案管理技术。应当按照先培训后上岗的原则，把培训的重点放在提高档案管理人员适应现代档案管理工作能力和技能上；使得岗位培训工作逐步科学化、制度化和规范化。学习现代化管理知识，学习档案管理中的档案检索自动化，档案贮存缩微化，档案信息网络化等现代化科技手段。学习先进技术设备的操作技能，接受新知识，跟上办公自动化步伐，提高管理质量，为学校教学、科研服务。所以，加强档案人员的现代档案管理技术培养，提高人事档案管理人员素质，是加速人事档案管理科技进步，推动人事档案管理工作的关键。

（三）采用多种继续教育形式，提高高校人事档案管理人员整体素质

高校档案管理部门领导应当把人事档案管理人员的继续教育提到议事日程上来。加强高校人事档案管理人员的继续教育的培训形式应该是多种多样的。首先，立足岗位，提高人事档案管理人员的实践技能培训，继续教育更应重视高校人事档案管理人员的本身的技能培训。传统的面授、研讨会、专题讲座以及利用网络进行远程教学无疑还是必要的。其次，在条件允许情况下，应采取选送管理高校人事档案管理人员，进入高校档案专业深造，提高他们的学历和知识水平。再次，选派高校人事档案管理人员到档案馆、人事档案管理单位或者其他高校参观学习或顶岗工作，培训他们的实践能力和业务操作能力，这无疑是对高校人事档案管理人员的最直接有效的继续教育。

总之，高校人事档案管理关系到高校的发展，高校人事档案管理的水平取决于于人事档案管理人员的素质，在经济全球化的今天，为了培养出合格的高校人事档案管理人员，继续教育是非常必要的。必须更新观念，采取各种措施对人事档案管理人员进行继续教育，培养出一支高素质的高校人事档案管理队伍，高校人事档案管理工作适应现代社会发展的需要，更好地为社会主义市场经济服务。

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