医院物资采购供应信息化管理实践

康丽艳，刁惠民，吴 兵，刘邦国

(解放军第401医院财经管理处，青岛 266071)

物资采购业务管理水平体现医院的整体管理水平，直接影响医院社会效益和经济效益。本院立足自身专业分科较细、收治病种较多、设备层次较高等特点与需求，于2002年6月组建成立物资采供中心，经过十年的努力，不断优化物资采购流程，整合物资管理软件系统，提高了物资采供管效能。逐渐形成变分散管理为集约化管理，变多头采购为集中统一采购的模式。物资采购供应管理实施全面的信息化管理建设，取得显著的效果。

1 基本情况

本院是一所集医疗、教学、科研、保健预防、康复于一体的综合性三级甲等医院，包括南、北院区和崂山分院三个院区，核算单元有391个(崂山分院独立核算)，物资需求量大、供应范围广、品种复杂。把药品、高值耗材、低值医用耗材、办公设备及耗材、非医疗物资等采购全部纳入物资供应科集中归口管理，进一步理顺采供关系，扩大和规范统筹统购的范围，全面推行物资集中采购，医院物资集中采购率达到91.3%，2010年、2012年医院被军区表彰为全区采购改革先进单位。

在军区联勤部开展“医院疗养院经济管理改革试点”中，本院不断完善物资管理信息化，逐步应用《固定资产管理系统》《卫生材料控制系统》《高值耗材管理系统》3个软件，通过《医信通》纳入医院经济管理信息平台，实现物资的采购计划、领用和出入库手续均在网上运行，有效提高医院物资管理的自动化程度。

2 具体做法与实践

2.1 强化组织管理机制 建立物资信息化管理平台科室根据工作需要，从网上提出物资需求申请，按权限审批后，形成采购计划，所有物资进出均在网上运行，保证收发信息自动生成。通过系统查询，可以实时掌握物资的采购、入库、出库和结存情况。实现对物资的动态管控，减少人工操作的繁杂和误差，避免盲目采购造成的物资积压浪费，提高物资的保障和使用效益。如本院输血科因专科业务扩展，提出申请补购计算机，通过固定资产系统查询到在健康服务中心还有闲置的计算机，将信息反馈给分管院领导后进行调剂使用。既满足科室需求，减少不必要的经费开支，又有效盘活存量及闲置资产，达到通过信息化平台强化物资科学管理的目的。

2.2 借助信息化管理平台 规范物资采供流程 医院的所有物资从提出需求计划到领导审批，再到集中采购、验收入库、发放出库等流程清晰、各环节公开透明，供需制约严密。科室可以通过医院局域网掌握了解本科室物资领用消耗详情，既有效杜绝了暗箱操作、跑冒滴漏等弊端，又增加物资管理的透明度，提高了科室物资领用的计划性。目前医院的物资流:从科室提出需求开始，按权限审批后形成采购计划，由物资供应科进行采购、入库，然后根据科室网上申请，发放出库，患者使用后计价收费;医院的资金流:物资入库后，一是通过《医信通》进行财务记账，三个月后据此给供应商付款;二是自动转入科室收费系统，进行确认收费、财务核算;医院的信息流:由物资流和资金流汇集的数据信息，经处理后分别形成财务收入和成本核算报表，从医院局域网上自动提交给院领导以方便掌控全院消耗、资金余额，为全院宏观决策提供参考依据。

2.3 利用物资管理软件 加强高值耗材的使用管理本院因自身规模和医院使命，承担着繁重的医疗、战备训练和卫勤保障任务，物资需求量较多，高值耗材管理难度较大。为此，研发高值耗材管理模块，对高值耗材实行条形码、零库存管理改革。其流程是:通过招标确定供应商及产品;物资供应科负责备货;打印“条形码”;科室使用后扫描输入条型码;自动给患者计价收费;每月月底物资供应科网上确认收费后办理入出库手续;通过《医信通》传递数据到财务科自动转记账、按约定付款。通过信息化管理，有效解决以往部分医师直接向供应商要货导致的质量监督不力、财务人工记账不及时、核算手工报表信息迟缓等问题，实现了高值耗材来源清、去向明、收费准、账物实。改变以往“分散、零星、无序”的采购行为，形成“集中、批量、规范”的采购方式。

3 体会

3.1 物资采供管理机制健全 网上信息平台收效显著 医院采购工作始终坚持公开、公正、公平的原则，以市场为导向，以质量价格为依据，以提高经费使用效益为目的。始终坚持科室(部门)提出需求—采购部门组织实施—财务部门审核支付—职能部门跟进监督的运行机制。有效杜绝徇私舞弊、暗箱操作。坚持大宗采购全部纳入物资供应科，执行一个入口管理，杜绝多头采购。应用医用耗材控制软件，限额请领，有效提高科室的成本意识，减少科室领用物资的盲目性和随意性，达到控制成本、降低消耗的目的。

3.2 不断完善信息化建设 进一步规范招标采购工作 军队物资采购改革对医院的物资采购管理工作提出了更高的要求，依靠传统的手工审批流程和纸质文档记录已不能满足需要，为此，用信息化技术手段提升工作效率和质量，满足更高层次的管理需求，医院自行开发研制的“医院物资采购业务管理信息系统”软件与军字一号医院信息系统对接，将医院物资采购纳入网上物资采购管理流程，实现阳光采购与监管［1］，采购程序规范、资料存储齐全，管理更加精细化。

3.3 网络信息系统健康运行 不断优化物资采购流程 医院网络信息平台可以实现工作流程优化整合、业务数据集成共享、操作过程实时监控、医疗资源综合利用、物资服务区域协同的综合体系［2］。在物资采购过程中，坚持“急中不忘审批原则、忙中坚守采供制度”。信息网络平台的建立，达到严把计划预算、质量价格、验收保管、请领结算各环节。不合理、超预算的坚持不予立项，而与抢救、抢修、卫勤保障等临时重大任务所需的物资，提前设定储备量，保证各项应急需求。通过采购网络信息平台，确保掌握物资质量检验与价格评估的主动权，完善科学化、信息化管理手段，优化工作流程，提高工作效率和质量。

［1］ 吴 兵，康丽艳，张超英，等.军队医院物资采购运行机制建设的体会［J］.实用医药杂志，2012，29(8):761 －762.

［2］ 黄正东，肖 飞，郭雪清，等.基于信息化平台的数字化医院架构研究［J］.华南国防医学杂志，2012，26(4):362 －366.