试析初中学校档案管理工作

◆吴晶洁

(吉林省通化县东宝中学)

档案工作是办好一所学校的重要基础性工作。它是反映学生和教师在校期间各方面情况的第一手资料库，它是学校从事教学活动、学校管理，发展教育事业的基石。然而长期以来，档案工作的记录只是流于表面形式上，档案管理与学校的教学管理工作严重脱节，主要表现在管理意识淡薄、规范程度差、管理水平不足、重视程度不够等，这些问题已逐渐不适应社会信息化的日益发展，所以如何提高学校档案的管理工作，使之更加规范化，为学校的未来发展发挥更大作用，成为学校档案工作人员目前最急待解决的问题。

一、学校档案管理人员应具备的素养

长期以来，人们对档案管理工作意识淡薄，管理人员对初中档案产生的应付心理以及业务素质的参差不齐直接影响了档案的管理工作。随着初中教育事业的不断加强，档案工作的深入发展，人员的素质内涵也要提高。这就要求档案管理人员必须转变思想，充分发挥主观能动性、创造性，把学校的档案工作切实提到日常行程上来。其中业务素质是档案管理人员所需具备的最基本知识水平能力，工作人员要熟悉初中档案工作的特点，拥有专业的知识技能。在实际工作中对各种资料的收集、整理，文档的分类和时间排列，归档文件逐件按实来编号等，这些都要工作人员来统一归档。其次档案人员要学会利用档案管理信息系统，使档案资料更加信息化，并主动提供大量的、系统的信息服务，利用网络的先进技术来实现资料的统一性和共享性，以充分体现出学校档案的价值。

二、如何开展档案管理工作

现在一些初中学校硬件条件较差，档案管理工作混乱，只注重教学质量不重视档案资料的思想意识，使学校领导和工作人员对档案管理工作缺乏重视。这直接造成了档案管理制度的不健全，无专人管理，缺乏教学档案的完整性，档案工作开展与教育事业产生分化。要摆脱这种现象，学校领导必须要大力宣传、普及《档案法》及有关档案的业务知识，加强管理人员的业务素质和思想素质，运用现代化管理知识和先进技术设备，使初中的档案工作跟上信息网络化的发展，从而为教学事业提供有效率的服务。其次也要选拔一些有责任心，创新能力强，热爱档案事业的优秀人员，来壮大档案管理工作的队伍，推动档案事业的发展。

三、如何规范档案管理工作

在初中教学中，要更准确、有效地开展各项工作，实现全过程的学校管理，必须规范学校档案的管理，建立完整的档案管理部门，明确管理职责，落实人员责任制，使学校档案工作有据可查。这既保证了档案质量，又提高管理档案人员的水平，使学校档案管理工作再上新台阶。其次在管理与被管理之间要形成互帮互助，共同和谐发展的良好关系，让后者在更积极地配合工作、积累知识的同时，提高所有工作人员的主动性、创新性，以促进档案管理工作的全面发展。随着学校档案种类的增多，传统的手工纪录管理方式已经逐渐跟不上时代的脚步，无法满足教职工对档案资料的大量需求，而利用网络系统的信息化已成为学校管理人员提高管理水平的必由之路。信息化的管理不仅方便了教职工的使用，提高了档案资料的利用率，也缓解了档案保存与使用的矛盾，使规范化后的知识资源更有效地应用到工作当中，并不断进行创新。

四、初中档案管理的作用

档案管理是学校基础管理的部分反射，它是一个学校历史发展进程的真实反映，它积累了学校深厚的文化底蕴。学校档案如实记录着学校的历史发展轨迹、文化特色，是学校文化建设的重要组成部分，通过传统的文化教育，让校园文化充分发挥引导人、感染人、激励人的作用。初中学校档案的管理工作可以完整反映学生在校生活的全貌，为学校日常管理提供帮助，对加强学生的思想工作，把握学校教育方向，促进学校管理水平的提高有着重要作用。同时档案资料也为教职工的绩效考核提供了客观有效的依据，促进了学校公开，公平性竞争，调动了教职工工作的积极、主动性。随着教育事业的不断完善和发展，档案工作进一步巩固和加强，档案管理工作不仅为学校领导决策提供依据，也在对外信息交流中发挥重要作用。只有努力做好档案管理工作，才能保证档案工作与教学管理工作的紧密衔接，有效地做好各项服务工作。

随着时代的进步和形势的变化，档案管理工作也要顺应社会信息化的发展。管理人员要引用现代化的管理理念，提高理论知识和管理技术水平，为档案利用创造条件，使学校档案资源成为社会的宝贵财富，为推动学校发展、展示学校历程提供有价值的信息。

［1］梁丹.教学档案管理:意义、特点及路径创新［J］.钦州学院学报，2007，(3).

［2］钟秀梅.加强中职学校档案管理工作的实践与思考［J］.办公室业务，2011，(6).

［3］申冬红.浅谈高校档案的规范化管理［J］.科技风，2009，(6).