基于“拓延—建构”理论的高职院校档案管理创新研究

□钟晓芸

积极心理学是近年来逐渐引起人们关注的一个新兴心理学门类。不同于以往心理学界侧重于消极情绪的研究，积极心理学强调人们的积极情绪及其对健康人格形成与发展的重要意义。心理学家B·L·Fredrick提出了“拓延—建构”理论，认为积极情绪具有拓延与建构的功能，能够增强个人认知与行为能力，建构与拓延个人资源及社会适应性。“拓延—建构”理论对教育事业有着重要的启示，国内外已有研究者着手研究此理论在教育领域的运用。笔者认为，“拓延—建构”理论的应用将是十分广泛的，若能在高等职业院校档案管理过程中，充分发挥积极情绪的拓延与建构功能，将会有效改善档案管理工作的现有状况，为档案管理工作带来全新的面貌。

一、“拓延—建构”理论的主要内涵

（一）积极情绪的拓延与建构功能

Fredrickson的积极情绪“拓延—建构”理论认为，人类的积极情绪包括很多种类，比如高兴、欢乐、自豪、满足、幸福与爱等都属于积极情绪。各种具体的积极情绪虽然表面形式不同，但都具有“拓宽人们瞬间知行能力、建构和增强个人资源、提升人们主观幸福感”等功能，既可以提高人的体力与智力，又能够增强其心理调节能力和社会协调性等，这就是积极情绪的拓延与建构功能。拓延与建构功能主要体现在三个方面：首先，积极情绪能够拓展人们的瞬间行知能力。与消极情绪对人们行知能力的限制性作用相反，积极情绪可以大大地扩展人的注意与认知范围，使其在广泛获取有效信息的基础上，做出准确理智的判断，并据此采取富有创造性的行动。其次，积极情绪具有长期持续地增强个人资源的效应。积极情绪对一个人的心理成长具有建设性的意义，不但能提高个体的心理适应性，而且可以提升幸福感，长期而持续地使个人资源得以增强。再次，积极情绪还能够对个体产生弥漫性的积极影响。处于积极情绪中的个体不仅表现出比平时更强的体力与智能，而且在心理能量与社会适应等方面都有显著的增强，体现出积极情绪的拓延功能。

（二）“拓延—建构”功能的实现途径

积极情绪的“拓延—建构”功能，是通过个体积极情绪与事件积极效果之间的良性互动来实现的。积极情绪状态下的个体视野更为宽广，思维更为开阔，心态更加开放，以积极开放的心态来观察与认知客观事物，更易于发现客观事件所蕴含的积极意义，于是个体适应环境的动机与能量得到增强，面对事件所采取的行动更加迅捷有力，因此往往会使事件得到积极结果。同时，在此过程中，个体在事件中所挖掘到的积极意义及事件的积极结果，反过来会使个体原有积极情绪得到巩固与增强，继续激发更多的积极情绪。积极情绪的积累与增强，会促使人们更易于发现事物的积极意义，继而引发更多的积极结果，从而在个体积极情绪、事物积极意义与事件积极结果之间形成一个良性互动的循环。积极情绪“拓延—建构”功能的实现，往往依赖于积极倾向的环境。虽然积极情绪在逆境之中也能发挥其作用，但积极倾向的环境是积极情绪酝酿与增强的天然肥沃土壤。积极倾向的环境主要是指轻松愉悦、交流合作、彼此鼓励、分享成功的环境氛围。在积极倾向的环境之中，人们之间相互协作、分享资源、分享喜悦，可以增强其社会交往技能，增加社会情感支持，更易于激发人们产生积极情绪与创意思维，提高与改善心智活动的水平，使其善于发掘事情的积极意义，创造性地思考对策、解决问题，从而促进积极情绪与积极结果之间的良性互动。

二、“拓延—建构”理论对高等职业院校档案管理工作的启示

高等职业院校档案管理具有历史短、内容杂、职业性与实用性强等特点，但还没有形成健全的档案管理制度及体系，具体管理工作缺乏秩序与动力。积极情绪拓延—建构理论强调个体积极情绪在公共事件中的积极拓延与促进作用，为高职院校档案管理工作带来了若干启示。

（一）在档案管理工作中培养积极情绪

在高等职业院校档案管理工作中，档案管理人员的工作状态在很大程度上影响着管理工作的质量与水平，管理人员在积极情绪下往往更容易呈现与保持最佳工作状态，发挥出最好的工作水平。根据拓延—建构理论，管理人员在积极情绪状态下，善于发现事件本身所蕴含的积极意义，由此在工作中表现出更加高涨的热情与更加强烈的动力。积极情绪下的工作人员，其认知水平与行动能力都得到增强，有利于提高其工作质量。与之相反，处于消极情绪状态的管理人员更容易将消极情绪迁移到工作中，消极地看待工作事件的意义，倾向于夸大工作的负面意义，易于看到工作繁重与琐碎的一面，工作积极性下降，工作热情消减，缺乏激情与动力，从而造成工作效率低下，工作水平下降。因此，高职院校若想为档案管理工作注入生机与活力，必须加强培养档案管理人员的积极情绪，以积极情绪激发工作热情、持久工作动力、提高工作效率。积极情绪的培养将是高职院校的学校教育及档案管理工作中的重要内容，可以有效地改善学校档案管理人员乃至全体师生的整体精神面貌，激发档案管理人员的工作热情。

（二）在档案管理工作中激发拓延创造性

积极情绪具有拓延与建构的功能，能够有效地激发人们的心智活动与创新思维。高职院校管理者在档案管理工作中可以充分利用积极情绪的拓延功能，培养员工的积极情绪，激发其拓延创造性。档案管理工作不是机械式重复劳作，而是需要专业知识、熟练技能与创新思维的科学管理工作。因此，档案管理工作更应该注重激发工作人员的积极性，发挥其专业创新能力。高职院校档案部门应着重培养管理人员的积极情绪，促使积极情绪拓延与建构功能的发挥，激发管理人员的创新思维与拓延能力。创新思维的激发可以帮助管理人员突破原有机制的束缚与限制，有效地改善与革新档案管理工作旧模式，消除原有模式的冗余与拖沓之处，在档案管理工作中注入新的灵感与创意。在档案管理工作中激发拓延创造性，是高等职业院校在面对档案管理历史短、内容杂、管理混乱的工作现状时，所能采取的极为有效的改善与革新手段。激发拓延创造性，有助于高职院校档案管理工作尽快消除现有机制的弊端，结束管理现状的混乱，重建档案管理的秩序，完善档案管理机制。

（三）在档案管理与服务之间实现良性互动

高等职业院校档案管理工作的内容不仅止于各类档案（比如学生档案、人事档案、科研档案等）的分类、存储与管理，而且还要为全校教职工、管理人员以及高职学生提供服务，为学校的人事管理工作、学生管理工作及科研管理工作提供服务。服务功能是档案管理工作的重要职能之一。因此，档案管理工作在推行过程中必须考虑其服务职能的发挥。上述积极情绪“拓延—建构”功能的实现途径为档案管理工作中如何处理管理职能与服务职能之间的关系提供了很好的启示。积极情绪的培养有助于人们发现事物的积极意义，拓展思维能力，提升行动效率，从而促进积极结果的产生，积极结果反过来引发更多积极情绪。那么，在档案管理的过程中，一方面，档案管理人员的积极情绪可以提高其工作热情，在管理工作中产生较为积极的效果，从而激发出更多的工作热情与创造力，完成积极情绪与积极结果之间的良性互动。另一方面，档案管理人员在积极情绪状态下有效地、创造性地完成档案管理工作，高质量的档案管理为档案服务工作奠定了基础，为档案管理工作的服务职能积累了积极因素，这种积极因素的积累为档案服务职能的积极意义建构提供了保障，促进档案服务工作取得积极效果，积极效果又反馈到档案的管理中，使得其积极意义得以循环往复，从而实现档案管理与服务工作的良性互动。

三、基于“拓延—建构”理论的高等职业院校档案管理创新

基于积极情绪“拓延—建构”理论，高等职业院校的档案管理工作可以分别从环境创新、策略创新、服务创新三个方面来实施具体的创新性措施。

（一）环境创新：营造积极倾向的管理环境

积极情绪的“拓延—建构”功能的实现往往依赖于积极倾向的环境。在高等职业院校的档案部门乃至整个学校中营造积极倾向的管理环境，是引发工作人员积极情绪、拓延工作创新能力、促进档案管理工作顺利进行的重要措施。积极倾向管理环境的营造，首先应对档案管理人员进行积极心理教育，定期举行积极心理培训或讲座，向档案管理人员推广积极情绪理念，提高其对积极情绪及其意义的正确认识，培养档案管理工作中的积极情绪。其次，应建立人性化与柔性化的管理制度。在档案管理制度的制定与实施过程中贯彻人本主义理念，使其不仅仅是严厉苛刻、刻板冰冷的规矩，而是充满了人文关怀与人性化设计的灵活有致而不失严格缜密的制度。再次，应当积极改善档案管理工作的具体办公环境。精心设计优美、简洁、安静的办公室环境，有利于积极倾向管理环境的营造。积极倾向的管理环境不仅可以为培养档案管理工作人员积极情绪酿造积极宽容的氛围，而且能够使得管理者之间的互动交流更加畅通和谐，从而保障高职院校档案管理工作的效率与质量。

（二）策略创新：运用积极性质的管理策略

档案部门管理人员应当运用积极性质的管理策略，配合积极情绪的拓延与建构功能，提高高职院校档案管理水平。例如，激励性管理便是一种积极性质的管理策略。激励性管理主要采用激励的方法来激发员工的工作积极性，以发挥其最大潜能，为工作创造更大的效益。激励性管理可以分为物质激励、精神激励、荣誉激励与职称激励等多种形式。比如，针对档案管理工作中做出积极贡献的员工，或在专业技能方面有所创新与进步的员工，主管部门可以给予相应的物质奖励，也可以采取其他激励措施，比如提高其工资水平，或者赠予荣誉奖章，提升其职称或职位等。这些积极的激励措施可以有效地促进工作人员的积极情绪，使其获得足够的认同感、成就感或荣誉感，从而激发工作热情，提高工作效率。积极管理策略可以有效地促发工作人员的积极情绪，进一步改善档案部门管理者与工作人员之间的关系，使得档案管理工作富有人性关怀与良性激励，推动管理工作向着人性化与柔性化的方向发展。积极性质管理策略的制定，应当与档案部门的实际工作情况相结合，与积极情绪的培养、积极理念的推广相配合，切实在档案管理工作中发挥积极情绪的拓延与建构功能。

（三）服务创新：建构档案管理与服务良性互动渠道

档案部门的管理职能与服务职能是档案管理工作的两个方面，两者缺一不可，相互影响，相互促进，相互制约。高等职业院校应当在其档案管理工作中，既保障各类档案的安全保管、分类储存与科学管理，又能及时提供各类档案为各部门服务，实现档案管理与档案服务工作之间的良性互动。两者之间良性互动关系的实现，关键在于要在它们之间建构一条有效的良性互动渠道。建构档案管理与服务良性互动渠道，可以从两个方面着手。一方面，高职院校在档案管理工作制度及体系中，应贯穿管理与服务良性互动的思想，使得档案工作两项职能的良性互动获得制度层面的支撑，确保在管理工作中的服务视角与在服务工作中的管理视角，将管理工作与服务工作有机融合，建构一个统一和谐且具有连续性与内在流动性的整体。另一方面，为了实现档案管理与服务工作之间的良性互动，高职院校档案管理部门应当在档案工作人员与其服务对象之间建立沟通渠道。档案部门可以设立相应的咨询部门，不但向其服务对象提供档案知识的咨询，而且可以设置专人专岗来接受其服务对象对档案管理及服务工作的意见与建议，从而实现档案工作人员与其服务对象之间的有效沟通，档案部门应适时根据这些建议或要求对其工作方式做出相应调整，发挥档案工作的积极效应，实现档案管理与服务工作的良性互动。

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