浅谈中小企业会计档案管理

陈 霞

会计档案是基于单位会计工作所形成的基础性专业材料, 它作为记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是构成单位经营管理的重要信息基础。严格会计档案管理，对于确保一个单位业务和事业的健康、规范发展意义重大，最终则会在整体上对经济运行环境的优化形成基础支撑作用。中小企业是国民经济的重要组成部分，对经济发展和社会稳定起着举足轻重的促进作用。然而，由于会计档案管理处在财务管理的最后环节上，现实的企业财务管理往往会忽视会计档案管理，使之成为财务管理的一个薄弱环节。不仅如此，由于中小企业经营管理本身存在局限性，其对企业会计档案管理的重视程度也更为有限，这往往会进一步弱化对企业会计档案的管理力度，并影响到财务管理乃至整个企业经营管理的质量和水平。显然，有必要重视研究和加强中小企业的会计档案管理工作，这将不仅有助于促进企业财务管理水平的提高，也有助于从财务管理的角度强化和提升中小企业的整体管理和运营水平，促进中小企业的健康有序发展。

一、当前中小企业会计档案管理存在的主要问题

目前企业会计档案管理普遍存在着管理意识淡薄、制度不健全、管理手段滞后、人员素质不高等方面的问题，这些问题在中小企业会计档案管理中显得尤为突出。

（一）会计档案管理意识淡薄，制度不健全。会计档案管理是企业会计工作的重要组成部分，是实现企业财务管理的重要环节。但是，由于企业对会计档案管理工作的重要性认识不足，尤其是中小企业由于规模偏小，会计部门人员配置有限，同时，许多中小企业都是私营企业，企业领导更多关注生产与销售活动的开展以及经济效益的产出，对会计档案管理的重要性普遍缺乏认识，会计档案管理意识淡薄，制度建设也处于滞后状态。由此，就导致了对会计档案管理工作投入较少，企业会计工作与会计档案管理相脱节，很少有企业能够建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作实施困难。

（二）会计档案管理人员配置不足，专业素质偏低。目前，大多数企业都存在重会计业务、轻会计档案管理的问题，在人员配置上的主要表现就是普遍缺少合格的财务档案管理人员，已有会计档案管理人员素质偏低。一种情形是，大多数企业的会计档案管理由财务人员负责，不设专门的会计档案管理人员。而财务人员虽然熟悉账务处理，但是缺乏会计档案管理知识，会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，他们不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，也缺乏档案管理基本经验，这就直接导致了会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。另一种情况是，个别企业为了节约资金，聘用一些文化素质较低，毫无档案知识的人来管理，或者让一些闲散办公人员兼职管理档案。这些人员既缺乏会计工作经验，也缺乏会计档案专业培训，更难以按照规范进行档案收集和整理，以致会计档案管理工作在很多中小企业内部管理中混乱不堪。

（三）会计档案保管条件差，保管、立卷等管理不规范。《会计档案管理办法》第6条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一保管。”由于中小型企业经营活动单一，规模小，管理设施配置不足，档案管理人员配置不到位，会计档案管理往往存在档案保管、立卷等管理不规范的问题。有的企业由于资金不足，很少为会计档案配置相应的档案室及档案橱柜，通常是将会计档案装入纸箱中随意堆放，这种粗陋的保管方式很容易造成资料遗失。同时，由于档案管理人员配置不到位，会计档案立卷也不规范。一方面，会计档案资料收集不全，管理不规范，有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性；同时，很少有企业能够建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，既没有按照永久、定期两类分别保管，造成了档案查找方面的困难，也没有及时销毁档案，致使一些无储存价值的会计档案干扰了正常的档案管理，降低了会计档案保管的质量和效率，难以实现会计档案管理的系统性、完整性和高效性。

（四）电算化会计档案管理有较大隐患。电算化会计档案是与传统会计档案完全不同的档案管理方式。传统会计档案材料主要是指记账凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表等数据材料。电算化会计档案是指储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据。电算化会计档案有着占用空间小，保管易，查询方便等优势，其特有的存储形式，也使得这些档案必须在计算机硬件和软件系统中才能查看得到。电算化会计档案在拥有自身优点的同时，也存在不少问题。一是近年来会计电算化在中小企业中广泛应用，但电算化下的会计档案并没有得到足够的重视。不论是企业会计人员还是代理记账人员，缺乏管理电算化会计档案的经验，他们使用会计软件记账时，只是把打印出的纸质会计凭证、会计账簿、会计报表等相关会计资料存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响了会计档案的完整性，无法达到电算化档案管理工作的质量和效果。二是与传统会计档案相比，电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能运行，而且电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关，会计电子档案查阅必须在相应的软件环境支持下进行。目前，许多企业因为没有将会计软件的版本及软件系统很好保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。还有部分中小企业受经济利益驱使，使用廉价的盗版软件，会计软件稳定性差，更新速度快，造成磁介质的电子档案形同虚设，失去其利用价值，严重影响了会计档案管理的质量和效益。

二、强化中小企业会计档案管理的主要对策

（一）加强领导，增强会计档案管理意识。《会计档案管理办法》第4条明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，依法开展会计档案管理工作是一项严肃的法律行为，对会计档案管理不善造成毁损、丢失的，应承担法律责任。显然，中小企业领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。另一方面，财税、档案等相关部门应从各方面加强中小企业会计档案管理工作的宣传，提高企业领导和相关人员的会计档案意识，使他们认识到会计档案对企业长远发展的重要性。从制度建设的角度看，相关部门还应该对使用会计电算化的企业采取一些政策激励措施，从政策上鼓励使用正版会计软件，为电算化会计档案的规范化、科学化、安全化管理提供基本保障。

（二）加强业务培训，提高会计档案管理人员专业素质。会计档案管理工作要求档案管理人员既要具备必要的会计专业知识，又要具备档案管理专业知识。因此，加强会计档案人员的业务培训迫在眉睫。企业领导应重视对会计和档案管理人员的定期培训，进一步提高相关人员会计档案业务水平，增强整理立卷等实际操作技能；财政、档案等相关部门应把档案管理知识融入到会计继续教育系统中，使会计人员认识到档案知识的重要性，认真做好会计档案管理工作，提高会计档案的使用效率，为企业的改革发展提供更好的服务。针对会计电算化档案管理人员，还应增加计算机日常维护技能方面的知识，督促他们严格遵守《会计电算化工作规范》第7章内容，对计算机硬盘中的会计数据定期检查和备份，及时归档，不断加强对电算化会计档案的管理，使其在各项工作中发挥应有作用。

（三）健全会计档案管理制度，规范管理会计档案工作。各企业应依据会计档案管理的有关规定，建立健全会计档案管理制度，并严格执行使会计档案管理规范化，以确保会计档案的真实可靠性。同时应积极调动资金配备会计档案室以及相应橱柜等用品，安排专职或兼职档案管理人员，落实责任，合理分工，保证会计档案管理工作的顺利进行。规模小，未设档案部门的中小企业，可以委托代理记账等社会中介机构对本企业会计档案进行规范化管理。

总之，随着社会主义市场经济体制的不断发展，中小企业在经济运行中的作用将会更加显著，加强中小企业会计档案管理的意义也更加明显，必须下大力气，推动中小企业会计档案管理工作不断改进与完善，以适应新形势发展需要。

[1]张晓春.浅谈会计档案管理[J].兰台世界,2006,(10).