浅谈基层医疗机构档案的规范化管理和利用

文/王顺新

近些年来，我市许多大型医疗机构严格按照 《中华人民共和国档案法》和《湖北省科学技术事业单位档案目标管理考核细则》要求，大力加强医院档案的管理和开发利用，有效地提高了医院档案的标准化、规范化、科学化管理水平，以适应科技发展和技术交流以及科技进步的需要，更好地为医院工作服务。然而有些基层医疗机构，特别是县级以下的基层医疗机构对档案的管理与开发利用不是很重视，为此，本文就基层医疗机构的档案规范化管理和利用作一些探讨。

一、加强领导，注重宣传，强化档案管理意识

长期以来，由于有些基层医疗机构的领导对档案的意识谈薄，医院没有专职的档案管理人员，使档案管理工作在一定程度上受到了局限性，医院各部门主要负责人以及职工对档案管理工作的性质、作用、意义认识不足，在一般人眼里只知道干部人事档案、病历档案，而对其它类别档案了解甚少，许多有保存价值的文件材料如基建类、设备类、影像类，甚至有些文书资料等等档案处于分散管理，无专人保管，未能做到及时收集、整理、归档，造成许多有价值的资料散失。

加强医院档案管理工作，首先医院领导必须高度重视，并把档案目标管理列入医院行政管理重要议事日程，同时要加大对档案工作、档案法规，特别是对 《档案法》的宣传力度，让大家充分认识档案工作在医院物质文明和精神文明建设中的重要作用，树立档案法规意识，自觉遵守档案法规，为医院档案达标管理工作奠定坚实的基础。

其次，基层医疗机构要成立综合档案室，为医院档案管理创造良好的外部条件。按照上级主管部门关于医院档案管理晋级要求，充分做好档案管理的宣传工作，精心部署档案库房的设置，人员的配置，主动协调各种矛盾，解决具体困难，并在经费上给予大力支持。同时还要成立以分管领导和一些有档案工作经验的同志组成的医院档案管理领导小组，办公室主任具体负责落实，成立综合档案室，配备专职的档案管理员，并实行各种门类载体的档案集中管理。医院内部各部门都设有兼职的档案人员，建立健全医院档案管理网络体系。档案管理网络体系的建立是医院档案收集、整理、分类、归档的基础，在专职档案员的直接协调下，各职能科室要密切配合，对建院以来所有文书档案、基建档案、设备档案、科研教学档案、财务档案、人事档案、病案档案以及实物档案和影像档案按照档案管理的 “三合一”制度进行全面、仔细、规范化的分类、整理、归档，形成较为完整、系统、全面的综合档案。为实现医院档案管理的晋级评审奠定良好的基础。

二、建立健全档案管理规章制度，落实工作岗位责任制

档案工作要实现规范化管理，必须有严格的规章制度和岗位责任制保障。要根据 《中华人民共和国档案法》和有关规定，结合医院的实际制定出 《医院档案工作管理办法》，明确档案工作体制，档案工作任务，文件归档范围、档案时间和归档文件材料的质量要求，同时还要分别制定出 《档案人员岗位责任制》《兼职档案人员岗位责任制》《立卷归档制度》《档案保管制度》《档案利用制度》《档案查阅、借阅制度》《档案鉴定销毁制度》《档案分类及编号方案》以及 《案卷目录、归档范围、保管期限“三合一”制度》等档案收集、整理、修改补充、借阅、统计一系列制度，逐步使医院档案管理步入规范化、制度化轨道。医院在文件的形成、积累、收集、整理、归档工作中建立一套十分健全的档案管理网络体系，无论对专职档案员，还是兼职档案员，都实行岗位责任目标管理，每年定期进行一次考核，并将考核结果与科室有关人员奖金挂钩，有效地促进档案资料统一集中归档的规范化、制度化。医院综合档案室要坚持做到参加工作竣工验收和设备开箱工作，并且做到设备发票一定要有专职档案员签字。

三、适应档案工作的需要，改善综合档案室的基础建设和保管条件

为了确保档案的安全，最大限度地延长档案寿命，作为基础医疗机构的档案管理部门，建立综合档案室、推行档案库房技术管理是档案管理工作的一个重要环节，也是实现档案现代化管理的必要手段。国家档案局在 《档案库房技术管理暂行规定》中明确指出： “档案库房技术管理是档案管理工作的一个重要环节。加强档案库房技术管理，是实现档案保管条件现代化的重要方面，各级各类档案馆、室均应切实加强档案库房的技术管理工作。”各基层医疗机构要根据国家档案局的指示要求，在充分考虑档案的性质和特点的基础上，做到新建档案室的楼层设计、布局安排合理，档案库房宽敞、整洁、明亮。同时，在资金上要给予大力支持，要配备必要的铁制档案柜、档案密集架、计算机、复印机、空调器、去湿机、灭火器等较为先进的档案保护设备，并安装防盗门窗，防光窗帘，保护条件要达到防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防虫、防污染的基本要求。目前全国各大型医疗机构的档案管理工作正朝着档案自动化方面发展，实行微机化管理，这是档案现代化管理的发展方向，也是档案管理现代化的核心内容与最终目标。因此，基层医疗机构也要向大型医疗机构学习，力争在较短的时间内逐步实现档案专用软件管理，全面推进档案管理理论与方法的进步和发展。

四、注重档案信息资源的开发利用，提高档案人员的素质，突出档案管理的利用价值

档案信息资源的开发利用工作，是档案工作的重要组成部分，它在整个档案工作中占有十分重要的地位。档案的收集、整理、编研、归档以及管理工作，最终目的是为档案信息资源的利用服务。所以档案工作总得来说可以概括为两个方面，一是管理档案；二是开发利用档案。近几年来，各医疗机构档案室在档案信息资源开发利用方面紧紧围绕医院行政管理、医疗业务、科研教学、后勤服务等工作做出了大量的工作，并取得了一定的成绩。如为医院医疗纠纷打官司、病人及家属借阅或复印病历、科研人员利用病历档案进行医学研究、医院办理土地证、职工历年科研获奖情况、职工提高福利待遇、职工职称晋升以及基建改修等等提供了可靠的依据，体现了档案管理工作的重要性和档案信息资源开发利用价值。

为了提高基层医疗机构综合档案室档案利用服务工作，为单位内部职工、病人及家属以及社会其它机构提供良好的档案利用服务，对档案工作人员的专业素质提出了更高的要求：

1.树立 “服务、创新、发展”的主题思想，明确服务方向，强化服务意识。医疗机构档案利用服务工作是一项重要而有价值的工作，也是医院的形象窗口。档案管理人员要紧紧围绕本单位工作中心，开创档案利用服务新方式，做好档案利用服务。同时，要树立良好的服务意识，变被动为主动，积极创造条件为用户提供利用服务，方便用户，并对档案利用服务中出现的新问题、新情况、新特点加以研究，制定整改措施，便于开展针对性的优质服务。

2.熟悉档案内容，及时了解和满足用户的客观需求。档案管理人员应通过对档案的收集、整理、鉴定、编制检索工具等实践工作，全面掌握熟悉本档案室的档案内容及存放位置，对重点卷宗和珍贵档案要了如指掌，并能根据客观需要，做好档案利用的预测工作，提高利用服务层次。

3.注重研究档案开发与利用工作的特点和规律，追踪利用效果，做好信息反馈工作。认真研究分析一段时期内的利用工作，总结出利用的特点和规律，并通过利用追踪，做好信息反馈，以便促进档案内涵建设，通过档案管理水平。