机关档案室的归档工作

丁兰菊

摘要：机关档案室是集中管理本机关档案的机构。机关档案室的收集工作，是档案收集工作的重要组成部分，也是做好档案馆收集工作的基础和前提。机关档案室的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。

关键词：机关；档案室；归档

归档是指各机关文书部门或业务部门，将工作活动中形成并办理完毕的文件整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。简言之，归档就是按照国家规定把档案移交给本机关档案部门集中保存的过程。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，即归档制度。

机关文件的归档，是机关文书或文件工作的最后一环，也是人们将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个重要关口。因此，为了保证妇档文件的齐全完整，必须建立本机关的归档制度。

归档制度是各机关、各单位的文件处理部门或业务部门做好文件归档工作，及时、科学地移交档案的重要依据，也是机关档案部门取得档案，监督指导和检查本机关、单位文件归档工作的必要手段。长期的实践经验证明，没有归档制度，或者山档制度不健全、执行制度不好，就不会为机关工作的开展积累完整、系统和高质量的档案，就会影响机关档案工作的有效进行以及档案馆工作的开展。所以，建立健全机关归档制度是非常必要的，它不仅可以使档案资源得到有效延续和补充，为机关的各项业务工作服务.而且可以为国家积累齐全完整的档案财富。

归档制度土要包括归档范围、归档时间、归档案卷（保管单位）的质尾要求、归档手续等内容。

1 归档范围

归档范围，是指办理完中的文件材料应当归档及不应当归档的范围。哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档，主要取决于文件本身的价值。一般而言，凡是反映本机关工作、生产活动，具有查专利用价值的文件材料均届归档范围。一个机关应该归档的文件材料，主要有四部分：

一是上级机关的文件材料，包括上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需贯彻执行的法规性文件；亡级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关转发本机关的文件，本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上级机关、党和国家领导人、人民代表检查本机关工作形成的各种重要文件材料（包括音像材料）等。

二是本机关的文件材料，包括本机关召开的代表大会、工作会议、专业会议、机关党组织及行政领导会议的文件材料；本机关颁发的各种正式文件；本机关及其内部组织机构形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务与会计文件、人事工作文件，以及反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的重要文件材料；本机关的各种规章制度，以及反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、协议、财产、物资、档案等方面的文件、凭证、账册等材料；重要的人民来信、来访材料以及其他认为需要归档的材料。

三是同级机关和非隶属机关的文件材料，包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但密执行的法规性文件，或与本机关联系加商工作的重要来往文什；有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

四是下级机关的文件材料，包括下级机关报送的重要丁作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预（决）算、科技文件材料以及备案性文件材料。

不属于归档的文件材料主要包括：重复文件；事务性、临时性文件：仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件；未经会议讨沦，未经领导审阅、签发的末生效文件；一般文件的修改稿以及一般的人民来信等。具体到每个机关，应根据上述要求.结合本机关的具体情况，明确规定归档与不归档文件的范围。此外，国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

2 归档时间

归档时间指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。《机关档案工作条例》规定，“机关文书部门或业务部门一船在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对”。对于专门性文件、特殊载体的文件、驻地分散的机关文件或形成规律较为特殊的文件，为了便于实际工作查考利用，可以适当延长归档时间。

内部机构简单，或不设内部机构的小机关，工作人员少，文件又是集中处理的.文书处理和档案工作内一人兼管，就不需要专门规定归档时间，只需将处理完毕的文件及时归档即可。

3 归档案卷（保管单位）的质量要求

归档案卷的质量要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，并组成保管单位。保管单位内的文件材料排列应当条理系统，成为一个互有联系的有机整体。

保管单位内的文件，依次排列后编写页号或件号，逐件登记在归档目录上。录音带、录像带、影片、照片等档案，应当用文字标出它们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项。

保管单位（案卷）的封面，应当按规定逐项填写清楚。向机关档案室移交的档案，应当按照一定的次序排列、编号和编目。

4 归档手续

机关文书部门或业务部门在向档案部门移交档案时，交接双方应根据归档目录详细清点。经过认真核对后，如确认无误，交接双方即履行签字手续，并将归档目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。

将没有归档和存查价值的文件材料和材料经过价值鉴定和主管领导人批准进行定期销毁。需要销毁的文件材料的范围主要有以下几种。（1）属于不归档范围的文件材料。不应归档的文件材料的具体范围，在本机关文件材料归档和不归档范围的文件中作了规定。（2）属于归档范围的立卷归档之后剩余的重份文件和复制文件，其中除了留下用于编制文件汇编等用途的份数之外的多余的文件材料。（3）上级机关授权阅后可销毁的文件材料。（4）没有存查价值的资料。定期销毁没有存查价值的文件材料，可以腾出或节省文件柜、文件盒，消除无用信息的干扰，提高办公效率，有利于保守秘密。

应销毁的文件材料登记后，应将登记表送秘书部门负责人审核，再送本机关主管领导人审核签批，本机关主管领导人批准签字后，文件材料方可销毁。需销毁的文件材料较多，可用碎纸机将文件材料切碎，然后装包送造纸厂化成纸浆；需销毁的文件材料较少，或者很机密，可以焚毁。对保密文件实行二人监销制度，保证不丢失、不漏销、不泄密。个人不得擅自销毁保密文件。需要销毁的文件材料，不准当废纸出售给废品收购部门或个人。

在档案工作与文书处理工作由一人兼管的小机关，不需要履行上述归档手续。但在档案人员调动工作时，应当参照上述办法办理交接手续。

同时，档案工作者还要队识到，科学管理已接收档案，积极开发档案信息资源，为机关相社会提供档案服务，是对收集工作的最好宣传。因此，要团实做好档案的科学管理工作和信息开发工作。

参考文献

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