高校教学秘书工作现状及对策

杨东

摘 要：高校教学秘书在高校教学管理工作中担任着十分重要的角色。本文以高校教学秘书工作的重要性为导引，分析了当前高校教学秘书工作的现状，提出加强领导、归口管理、明晰职责的应对策略。

关键词：高校教学秘书 工作现状 对策

高校教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分，是高校教学管理的基层执行者，是联系教师与学生、教师与教师、教学单位与教务部分的纽带和桥梁，是高校教学工作能够正常运行的关键，其工作现状的好坏直接影响到高校教学质量的高低和高校的声誉，因此，我们有必要对高校教学秘书的工作现状给予关注，以使高校教学秘书的工作能够适应新形势下的高校教学管理工作，提升高校管理水平。

1高校教学秘书工作的重要性

1.1高校制定教学计划的参谋者

高校教务部门的日常工作、教学任务、教学信息等均通过高校教学秘书向高校师生和有关领导转达，因此，高校秘书对高校教学的具体运行状况比较了解，能够及时将广大师生的意见、建议反馈给相关领导，并为高校教学计划的制定提供最直接、最真实的材料信息，对高校教学决策提供一些富有建设性的建议，从而为高校教学质量的提高贡献个人的一份力量[1]。

1.2高校教学计划的践行者

在高校教学计划实施的整个过程中，高校教学秘书都发挥着不可或缺的作用。高校教学秘书的工作主要包括：学生入学注册、管理学生学籍、安排课程、组织学生选课、调查教师教学质量、帮助教师调课和停课、组织学生考试、安排教师监考、管理学生成绩等。可以说，从学生入学到毕业，从安排教师教学任务到发布学生考试成绩，其中的任何环节都少不了高校教学秘书的具体实施和组织，否则都会使得高校教学秩序出现混乱局面。

2高校教学秘书工作现状

2.1高校领导重视不足

由于高校有关领导的思想比较陈旧，其对高校教学秘书工作的科学性和重要性认识不足，认为高校教学秘书的工作仅仅凭借经验而行，根本不需要花费大量的脑力即可完成，认为高校教学秘书仅仅是负责接个电话，印发高校教务部门的一些文件，开会做个记录而已，这种陈旧观念使得高校秘书的工作不能受到领导的重视，各种培训、深造、晋级、升职的机会也被大大消减，从而极大地抹杀了高校教学秘书工作的积极性和主动性，心理落差极大。

2.2职责范围不够明晰

高校教学秘书负责着高校师生方方面面的教务工作，是高校教学管理中最辛苦、最繁琐、最基层的工作，并独立于行政事务之外[2]。目前，在很多高校，对教学秘书的职责范围多是泛泛而谈，职责范围不够明晰，从而使得高校领导及一些教师，有时不分教学秘书工作范围，大事、小事都来找教学秘书处理，这使得高校教学秘书的工作量无形之中增加了很多，影响了工作效率，甚至可能出现因工作较大而导致工作失误的发生，影响了高校正常教学工作的顺利进行，不利于高校教学管理的纵深化发展。

2.3缺乏专门的管理部门

目前，大多高校仍缺乏专门的管理部门来负责对高校教学秘书的管理和领导。在岗位上，高校教学秘书从属于教学单位的领导，在业务上，又从属于教务处的领导，所以高校教学秘书既要承受院系领导的管理，又要承受教务部门的领导，从而导致高校教学秘书从属于多重领导[3]。归属感的欠缺，在很大程度上影响了高校教学秘书的工作效率和工作热情。同时，由于缺乏专门的管理部门，使得不同院系的教学秘书的工作量也有很大差异，而这一巨大差异的出现，往往是受院系领导所安排工作量的多少所左右的。

3改变高校教学秘书工作现状的对策

3.1增强高校领导对教学秘书工作的重视程度

高校各级领导要摒弃陈旧思想观念，充分认识到高校教学秘书在当前高校教学管理中所发挥的重要作用，切实采取一些措施以提高高校教学秘书的行政待遇和经济待遇：第一，高校应为高校秘书岗位制定相应的聘任、选拔制度，使教学秘书与其他相同学历人员享有同样的晋级、升职机会。第二，高校领导应充分认识到高校教学秘书在日常工作中需要面对领导、教师和学生等多方面的工作事务，工作辛苦、繁琐，压力较大，应采取经济手段提高教学秘书的工资待遇和津贴水平。第三，高校应加大对教学秘书队伍的建设力度，鼓励高校教学秘书经常深入至高校教学第一线，积极从事一些教育理论的研究，甚至有意识地为高校秘书提供一些与高校管理有关的科研课题，以促使高校教学秘书通过研究而提高其管理水平[4]。

3.2积极筹建专门的高校教学秘书管理部门

据管理学研究证实，工作人员在工作中从属于多个领导时，不利于其工作效率的提高和工作热情的发挥。高校教学秘书虽然具有一般职业秘书工作的特点，然而又不同于一般职业秘书。由于高校教学秘书承担着各方面的教学工作，需要面对多个领导的管理，归属感较差，高校应积极筹建专门的高校教学秘书管理部门，统一管理教学秘书。如可由校级主管教学业务的领导负责建立专门的“教学管理办公室”，由该领导直接管理和领导教学秘书，而教学秘书也仅受该领导的安排和指派。如此，将不仅为高校秘书创造一个良好的工作环境，还能理顺高校、院系和教学秘书三者的关系，使其具有归属感，更能够提升高校教学秘书的社会地位。

3.3明晰高校教学秘书的职责范围

高校应在重视教学秘书工作和筹建专门管理部门的基础上，明晰高校教学秘书的职责范围，通过制度管人，通过机制管事，从而使高校秘书的工作有章可循。对于不同院系的教学秘书，高校应统一制定其工作职责范围，明确规定其各项工作应达到的标准和要求，从而便于各院系领导、师生了解教学秘书的工作职责，并据此为教学秘书安排任务，从而实现高校教学秘书工作的规范化、科学化管理。

参考文献：

[1]柳靓南，尚庆为.关于高校教学秘书现状的思考与建议[J].商业经济，2010，7：118-120.

[2]刘建凤.刘孟.高校教学管理中教学秘书的工作现状及改善建议[J].黄冈职业技术学院学报，2012，14（3）：66-68.

[3]王继芳.高校教学秘书队伍的现状分析[J].考试周刊，2009，29：191.

[4]李秀华.提高高校教学秘书工作效用的策略[J].吉林工程技术师范学院学报， 2009， 25（12）：31-33.