高职院校基建档案管理工作探析

杨硕

摘要 高职院校档案管理工作的重要组成部分之一是基建档案管理。基建类档案形成于校内基本建设工程项目活动过程中，主要包括图纸、光盘以及文字等声像载体材料。本文结合高职院校的实际情况，阐述高职院校基建档案管理工作现状及存在的问题，提出高职院校基建档案管理工作的对策。

关键词 高职院校；基建档案管理；对策

学校的档案工作是学校教育工作的重要组成部分，是记录学校日常工作的真实资料。随着高职院教育的不断深化以及办学规模的逐渐扩大，学校基建工程项目逐渐增多，基建档案管理工作也日趋繁重，管理工作中的各种问题也随即出现。充分分析高职院校基建档案管理工作的现状及存在的问题，加强高职院校基建档案管理工作尤为重要。

一、基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案主要将高职院校项目工程建设的全过程记录下来，使整个基建工程呈现在文字中。准确、真实、成套、综合是基建档案的显著特点。对于工程建设完工后的验收、事故原因分析以及责任认定都可以基建档案为依据。工程的日后管理维护以及方法改进也需要借助基建档案的详细记载内容。因此，工程建设中的每一步骤都需要规范化，从工程的准备到监理，再到验收这些关键阶段都要产生不同的文件资料，这些资料包括工程准备期间的立项文件、各种审批文件、设计文件、招投标文件；施工期间设备、、材料、土建、基础设施等相关资料；施工竣工的竣工报告、验收报告、各种施工图纸等资料。这些资料是日后查找问题，认定责任的唯一依据。随着高职院校基建工程的不断增多，提高对基建档案管理工作重要性的认识，加强高职院校基建档案管理工作，是目前高职院校基建档案管理工作的首要任务。

二、高职院校基建档案管理工作现状及存在的问题

1、档案管理意识不强

领导不重视基建档案的重要性，对基建档案管理工作认识有误区。只重视教学档案工作的管理，认为学校是以教育为主，教学档案才是最重要的，对基建档案管理工作有偏见，只要工程建设好就可以了，对基建图纸和资料保存与否无所谓，忽视对基建档案的归档工作。由于领导思想认识上重视程度不够，导致基建档案管理工作难度加大。

档案管理人员的业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的重要保证。高职院校档案管理专业人员不多，基建档案管理人员一般都是兼职，他们的文化水平不高，专业档案知识不精通，业务技能不熟练，创新意识不突出。兼职档案管理人员和专职档案管理人员缺少沟通，基建档案管理工作和学校中心档案管理人员工作脱节，给基建档案的开发和利用造成了很多麻烦，也档案管理实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增加了难度。

2、基建档案管理不规范

自从国家教委关于发布《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》以来，学校档案工作不断贯彻这个两个文件的标准和要求，也加强了对档案管理的要求，但是由于高职院校自身的原因，档案管理工作不健全，基建集、整理、归档，有的基建、水电工程图纸损坏和遗失，现在的建筑都是隐蔽装修，有的地方出现漏水、电源短路等都找不到原因。高职院校目前档案管理工作采取传统的手工管理，未记、漏记现象严重。

3、基建档案信息载体结构简单

目前高职院校基建档案管理方式普遍落后，甚至有些院校还在使用手工方式进行立卷归档，档案工作人员需要对基建资料做进一步编目和调整等加工工作。这种手工工作方式速度慢、时间长、工作量大。这种落后的管理模式，导致档案管理人员无暇充分保存和利用有价值的资料。此外，资料的查阅也十分繁琐，且准确率差。

4、档案资料不完整，资料丢失严重

高职院校的基建工程和其他基建工程一样，从施工前的准备到施工过程，到竣工后的验收，都有繁琐的手续，都会形成大量的资料。档案管理工作过程中出于各种原因造成很多高职院校的基建档案资料不完整，并在资料保存的过程中丢失比较严重，归根结底缘于基建档案管理工作不被重视或者基建档案管理人员责任心不强。很多基建工程的参与者认为，只要工程竣工后验收合格，在期间产生的资料没必要保存或者全部保存。

三、加强高职院校基建档案管理工作的对策

1、转变观念，增强对基建档案管理重要性的认识

高职院校基建档案管理以逐步由内部管理方式向社会化、市场化、信息化管理方式转变，充分认识到高职院校基建档案管理要以人为本，正确认识基建档案管理工作的必要性。基建档案管理工作设计众多与基建工程相关的单位，如建设单位、档案行政管理单位、施工单位、设计单位等。因此，对基建档案管理工作的重要性要充分认识。

2、加强法制意识，依法治档

首先，建立健全高职院校基建档案管理制度。将基建档案管理工作纳入相关制度中。在基建工程中，要将工程相关各单位的详细要求作出明确说明，作为工程竣工后验收的依据。基建档案管理工作人员应全程参与，对施工前、施工中以及施工后的相关资料及时分类保存。高职院校在进行档案管理工作过程中要严格遵守基建档案管理法律法规的相关规定，发现问题及时解决，做好基建档案管理工作。

其次，依法配备基建档案管理人员。设立专门的基建档案管理部门，并且需要安排一位该部门负责人，所有基建档案管理工作人员都应持证上岗，所有工作人员都应该将基建档案管理工作作为核心工作来做，做到依法治档，确保基建档案完整、准确、安全。

3、加强基建档案信息化建设

社会信息化的发展促使高职院校基建档案管理同样向着信息化方向发展，这样是档案管理工作发展的必经之路。信息化建设要求基建档案管理观念要现代化，正确认识基建档案管理在高职院校基建工程中的重要性，其次信息化建设要求在基建档案管理上要与时俱进，制定并执行一套适应本校的基建档案管理体系。信息化建设的一个突出表现就是实现计算机及网络的应用，使高职院校档案管理工作真正实现信息化，进而提高现代化管理水平。

4、抓好收集，加强管理

高职院校的基建档案管理部门应当与基建管理部门加强沟通，从基建工程开始到工程竣工，要收集期间产生的一切相关资料，如工程审批手续资料、工程设计图纸、工程验收报告等等，对这些资料分门别类进行整理。基建档案与其他档案的收集工作一样，是档案管理工作中一项比较基础的工作。首先，基建档案管理人员要认真对待档案资料的收集工作。其次，档案的收集工作涉及到院校各个部门，基建档案管理工作人员需要与各部门相关人员简历联系，在组档立卷时多余相关部门进行沟通，对于工程的帐外资料也要及时收集，如领导讲话、调查报告、。会议文件等，增强了基建档案资料的丰富性，有利于日后档案的查询。

结束语

综上所述，随着高职院校规模的扩大，基建工程的不断增加，基建档案管理工作量也越来越大。目前我国高职院校基建档案管理工作存在管理意识不强、管理不规范、信息载体结构简单、档案资料不完整，资料丢失严重等问题，只有转变观念，增强对基建档案管理重要性的认识，加强法制意识、依法治档，加强基建档案信息化建设，抓好收集，加强管理，才能使高职院校基建档案管理工作更加规范、准确、安全。

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（作者单位：福建幼儿师范高等专科学校）