企业人事档案与基本养老保障的关联

陶晓辉　保丽芬

摘 要 在人们的工作生活中，档案可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录。现在很多人误认为人事档案没用，要不要都可以。而在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。

关键词 人事档案 基本养老保障 重要性

中图分类号：F275 文献标识码：A

1 人事档案在生活实际中重要性

在一些老企业和老国营公司和厂矿里，档案收集工作难做的现象后面有着更深层次的问题，既有理论上的问题也有实践中的问题。一是‘收集概念不清晰；二是档案收集对象不明确；三是档案收集法规不健全；四是档案收集工作考核标准太笼统。近日，政府出台了云南省《关于解决未参保集体企业退休人员基本养老保障等遗留问题的实施办法》的通知（云人社发[2011]61号）规定，今年年内将解决未参保集体企业退休人员基本养老保障等遗留问题，其中超龄参保人员、未参加集体企业职工、其他未参保人员、中断缴费人员等四类人员可在2011年12月31日前申办养老保险。这一政策的出台，将解决曾在我市城镇用人单位工作未参加基本养老保险超过法定退休年龄人员“老有所养”问题。

国家对一些曾经在企业单位工作过的单位人，可以购买养老保险，原所在单位的工作年限，可视为缴费年限。象这样的情况从今年五月份开始，我们公司至今已经有26人了。来查档案的人有几种情况：第一种，有位姓杨的老师傅，1965年从云南省文艺学校毕业分配到下关京剧团工作，1971年调到下关建筑公司，是原木材加工厂在楚雄的一个分厂，当时只工作了3个月，后因各种原因离开了原工作单位。2011年以来，昆明市实施企业职工社会养老保险续接补缴政策，杨师傅正好符合享受这一优惠政策。去年十月份他就回到大理找有关部门查询相关档案信息，但一无所获。抱着试试看的心态，他来到了公司档案室说明了他的要求。在听取了他的情况后，在调阅工作当中，重视每一条查阅者提供的线索，尽最大努力满足查阅者的查档需求 。在原木材厂1965年至于1971年的文书档案里查阅，先后查阅203卷文书档案资料，终于在相关档案材料中的人员花名册里找到杨师傅的档案信息，使他顺利的办理了养老保险手续。

档案管理工作的最大特点是时间长、跨度大，遗留的历史问题很多，加上当时档案制度不健全，很多问题关系到当时当事人的切身利益，多年后根据有关的政策法规，关系到自己的工资和福利，就开始来找依据，希望能为自己多增加一些收入和补贴。人事档案的鉴别工作既是业务性工作，更是一项政策性、政治性很强的工作。依据有关政策规定，作为依据判定材料的价值，确定材料的取舍是鉴别工作的基本标准和原则。我们既要取之有据，又要舍之有理。人事档案是培养、选拔干部的重要依据。多年前，有俩位姓马的老师傅曾向原工作单位办理了离职手续，都是1965年参加工作的，后来就到公社、大队、村镇，开了证明，当时是叫三证，因此，本月初俩位马姓师傅准备办理企业职工社会养老保险续接补缴手续时，劳动保障部门未能确定其离职前的工作年限为视同缴费年限。十几年的工龄如果不能确认的话，养老金水平就将大幅降低。带着一丝希望，在当地相关部门开具了调档证明赶到了公司找到了档案室。首先查阅公司人事档案台帐，查到他们两位师傅的人事档案，经公司劳人部的相关人员查阅后，里面只有招工表、职工登记表、有参加工作后的工资审批表，差离职文件。问他们什么时候办理的离职手续，只说不是1978年就是1979年，档案查阅到目前为止。保管的最早时期文书档案是1985以后的档案资料，到哪里能查到俩位1978年和1979年的资料呢，后经俩位老师傅回忆说当时领过安家费，1978年走的这位领过760多元，1979年走的这位领了840多元，根据这一线索，又调出公司财务档案台帐，最早是从1975年开始归档的，这让我们又看到了希望。直到晚上6点多钟才查到与这俩位师傅的证明资料进行了复印，并及时通知了俩位老师傅。

2 人事档案收集的渠道

人事档案的收集是人事档案管理工作的起点，只有及时而全面地收集有关个人的全部细节材料，才能完整准确地反映一个人的历史全貌。收集途径：（1）通过学校获取的学习成绩、学历、鉴定、奖励等方面的材料。（2）通过原工作单位收集过去形成的档案材料。（3）有关业务部门收集业务考绩或者其他科研成果等方面的评价材料。（4）通过人事、劳资部门收集各种履历、考核、任免、调动、晋升行政职务、晋升专业技术职务、工资、离退休、办理出国（境）审批以及个人奖惩材料。（5）有关党组织材料，如入党入团登记表、入党入团申请书、党团鉴定、退党退团等手续材料。（6）通过卫生部门收集新近的体检材料。

3 管理人事档案的高度责任心

人事档案的鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料业界与人事档案收集人鉴别工作要从细节入手，有高度的责任心。

（1）提高认识，加强领导。必须将做好干部人事档案管理这项工作充分重视起来，及时调整自己的工作态度，本着为人民服务的原则做好改革建设中的各项工作。（2）积极创新体制改革建设。管理人员要保持与时俱进的工作作风，紧跟时代发展的步伐，站在人民群众的利益上考虑问题，选拔真正为人民利益着想的县级干部，逐步建立社会化的干部人事档案管理系统。（3）加强企业干部人事档案管理工作人员的整体素质。主动帮助这部份人员排忧解难的优良服务，既是档案人员服务意识不断提升的具体体现，也进一步树立了人事档案管理服务以人为本、服务为民的良好社会形象，努力打造构建和谐社会，为公司的持续、稳定发展做出贡献。

提高档案人员素质，确保档案工作质量。改革开放和发展社会主义市场经济的新形势，对企业档案管理工作提出了新的更高要求。为此，公司一直把加强档案业务教育培训，提高专兼职档案人员业务素质作为一项重要基础工作来抓。多年来，公司始终坚持定期和不定期地组织专、兼职档案人员参加学习国家有关档案工作的规定和档案管理业务知识。在公司经费紧张时期，仍为我们订了《中国档案》期刊，让我们了解最新的档案法规和时讯等业务文化知识，不断更新和调整工作方法和提高自身业务能力。通过各种培训和学习，档案人员不仅更新了知识，增强了现代档案管理理念，而且，树立了创新、开拓进取、与时俱进的科学发展观理念，为确保档案工作质量奠定了基础。

当前，干部人事档案收集与鉴别工作存在意识薄弱、缺漏严重、失真与误鉴等现象。档案工作人员如何从细节入手，确保收集与鉴别工作准确无误，真实地反映人的德、能、勤、绩全貌，是一个值得研究的问题。每个人都希望老有所依，养老保险这一块就是大家最关心的切身利益，只有做好相关人事档案资料的收集和完善，才能保障大家今后无后顾之忧。所以，人事档案与基本养老保障的关联是非常密切的，这个问题还是要靠大家坚持原则，从细微之处入手，做到资料完备，才能让个人的最基本权益得到保障。

参考文献

[1] 档案工作岗位培训教材.云南民族出版社.

[2] 档案工作标准汇编.云南省档案局.

[3] 中国档案.2011（4）.