浅谈如何做好高校档案利用服务工作

闫莉书

摘 要：档案利用工作是档案工作的生命线，提高档案利用率离不开一支高素质的档案队伍，同时，本文还提出了高校档案利用存在的不足，以便今后更好地服务于高校。

关键词：高校；档案利用；不足

随着高校办学水平的不断提高，学校教学、科研和师生对档案馆服务提出了更高的要求。档案部门承担着国家档案资源建设和提供档案资源利用服务的职能，因此，要分析研究不同层次服务对象的需求，提高优质高效的服务，坚持以人为本，和谐发展，才能有效地加强高校的档案管理工作。

一、创新档案服务机制，做好现行文件的利用

将已公开的现行文件直接提供给全校师生及全社会使用，是对档案工作的一大创新，它直接发挥着为社会服务的功能。开辟档案利用工作的新天地，也成为政务信息公开和体现的重要平台。首先，我们档案馆开辟了现行文件阅览中心，使现行文件查阅覆盖了全校及社会各部门，使利用者能查到自己需要的内容。其次，提供电话咨询、电话预约查档、代抄代复印等服务，方便群众利用，通过印制目录、媒体宣传，报道已公开的现行内容、查询手续和用途。再次，我们将加大已公开现行文件中心的宣传力度，宣传文件中心地点、接待时间、利用手续、文件内容，档案利用效果等，扩大服务范围，满足群众解决实际问题的需要，使档案更好地为社会各界服务。

二、加强高校档案编研工作是利用效果的最佳手段

档案利用服务的方式多种多样，编研工作是档案馆积极提供利用服务的一种有效方式，同时也是档案工作中最重要的一个环节，这就要求我们档案工作者具备深厚学养。也就是说，只有不断提高档案人员的综合素质，才能使档案编研工作更优质、更高效，才能向社会提供更好的利用服务。从档案利用服务于学校的各项工作来看，编研工作是提高服务效率的最好服务形式。利用馆藏优势，将相关档案材料系统化，为学校中心工作提供系统详尽的档案史料，如《年鉴》《专题档案目录汇编》《干部任免信息汇编》《历年学科带头人汇编》《千百万工程人员名单》《教职工获奖汇编》《历年学生名册汇编》《历年毕业证学位证汇编》《教职工评定职称汇编》等，将极大地提高档案利用效率。

在我们学校的编史修志工作中，利用档案人次多、利用档案资料的数量大，特别是近几年，个人编史、个人文集和续写家谱、家人传记不断增加，档案的进一步开放更加推进了平民化的档案利用。

档案的各项工作最终就是为了利用，不论单位还是个人，在遇到要解决的问题时，如果有档案做依据便可与事实相符，也可使当事人信服，反之，则会造成不安定的因素，与和谐社会相违背。因此，档案利用联系着社会，联系着千家万户。对档案利用的分析，可以找到我们工作中的不足，进一步完善我们的档案工作，促进档案工作和社会的和谐发展。

三、高素质的档案队伍，是档案利用工作的保障

信息化时代的到来，不断更新着人们的观念，深刻改变人们的思维方式。数字化的社会发展模式，给档案利用工作提出了全新的挑战。文件和档案管理的对象和环境发生了巨大变化，档案馆无疑要改变传统管理方式，向高科技、高技术、高自动化的方向发展。在这场技术变革中，档案人员起着至关重要的作用，他们必须加快档案利用服务工作的步伐，提高档案工作人员业务素质，提高现代化服务水平，加强职业道德修养，加强与高校同行们的业务交流，提高工作效率，将档案馆中的“死”档案转化为可开发利用的“活”资源，全面推进档案工作新局面的到来。

因此，加强档案工作队伍建设是当前工作中的重要任务，努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作队伍，是确保档案事业在新形势下不断持续发展的重要条件和基础，是促进我国档案事业发展的坚实保障。要注意培养档案工作人员良好的工作作风和创新意识。要适应党和国家的大局需要，为做好档案工作打下坚实基础，以解决新时期档案工作发展中面临的新问题。增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求，提高自身工作能力，不断推进档案事业的发展，更好的为社会服务。

四、现阶段高校档案利用存在的不足

1.档案利用服务观念滞后。受某些陈旧思想观念影响，档案利用工作只重视为内部机构和政府机关提供档案利用服务，而不重视其他外部用户的需求；档案利用工作仅仅停留在等待利用者上门查询，而不重视主动服务。

2.档案利用内容单调。表现有两方面：一是档案内容单一，档案馆藏门类不全，以党政、教学、财务类居多，而其它档案门类不全，数量有限。在信息开发创新方面比较滞后，馆藏档案内容单调，特色档案更是寥寥无几。二是工作内容上，服务缺乏特色，无法满足档案用户不断增长的需求。

3.档案提供方式落后，档案利用率低。目前，高校档案利用基本上实行纸质档案与电子档案共存的“双轨制”。电子档案的建立和网络技术的发展，为服务方式的创新提供了条件，但由于种种原因，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高，严重影响了档案的利用率。

综上，高等教育的发展变革对高校档案利用提出了更高、更新的要求，相信通过高校档案人员的不断努力，进一步更新观念，创新思维，提升档案利用的服务内涵，高校档案必将实现其价值，对高校的改革发展产生巨大作用。

参考文献：

[1]申海棠.高校档案利用工作的新变化及应对策略[J].开封大学学报，2005，（03）.

[2]李彩霞.提高档案利用效果的途径与方法[J].兰台世界，2008，（10）.

[3]付红云.略论高校档案利用服务机制的创新[J].湘南学院学报，2004，（12）.