关于合同管理的专题分析

宁海供电局 曹 晋

一、总体情况

合同是记录我局经营活动的重要载体，它涉及到全局生产、营销、物流、检修、施工、后勤等各方面内容，合同同时也是合同双方发生纠纷时最重要的书面凭证。因此，合同的安全管理、规范管理对于防范企业经营风险，甚至预防腐败均有重要意义。我局合同管理目前是按照2004年制订、2009年修订的《宁海供电局合同管理办法》在执行。2011年全局签订合同251份，合计金额约1.69亿元（其中不含供用电合同、劳动合同、部分省公司统一招标的物资采购合同）。虽然全年没有发生因合同纠纷引起的诉讼，但因合同管理中存在的会签率低、合同审核意识弱、合同分类授权管理不明确、合同归档率低等问题带来的潜在风险与日俱增，需要我们认真分析、提出措施予以解决，从而夯实企业合同管理基础，预防和减少企业经营风险。

二、主要问题及原因剖析

1.合同会签率低。2011年全局通过纸质和OA会签合同共94份，合计金额约4941.34万元，全年签订合同251份，会签率不足38%。就算剔除省公司统一招投标的物资采购合同48份，会签率依然只有46.3%。

原因分析：第一、缺乏明确的，可操作考核措施，从而让承办部门和承办人产生会不会签一个样，只要领导在合同上签字就万事大吉的懈怠思想。第二、因为时间原因来不及会签。承办部门和承办人由于不重视合同会签，往往不预留会签时间，等到合同签订时以时间紧为理由，请领导签字然后盖章了事。第三、承办人主观上不愿意会签。合同会签流程需要部门负责人、财务、相关部门、法律顾问、办公室主任、分管领导、法定代表人进行审核，承办人认为费时又费力，不愿意主动进行会签。

2.合同签订的委托授权制度不健全。目前我局对合同签订的授权没有明确规定，什么类别、什么金额的合同由谁负责签字，非法定代表人签字的合同怎样授权均不确定。根据对2011年签订合同人员身份统计，在合同上签字的人员包括法定代表人、分管领导、部门负责人、管理人员、班组长、普通员工甚至劳务派遣人员等七类。多种签字主体的存在，造成了合同签订的随意，特别是在会签制度没有全面执行、合同章保管人员对合同情况又不了解的情况下，合同签字主体的多样化完全有可能让合同签订脱离事前监督和防范，甚至造成领导对合同签订完全不知情的情况发生，增加了企业经营的风险。

原因分析：现有的合同管理办法是根据市局2002年的合同管理办法制定，本身缺乏合同分级、分类授权管理的相关内容。加之合同签订数量呈每年递增的趋势，使得合同签订工作越来越频繁，合同承办人直接在合同上签字的现象也越来越突出。

3.合同倒签现象时有发生。电力企业由于体制原因以及垄断优势，承办人员往往不重视合同签订，因此会出现事实上先履行合同，待到要结账时才匆匆补签合同的现象。合同会签时，合同已履行，使得合同会签失去了事前防范监督的意义，流于形式。同时没有书面合同的约束，对自身利益的保护就缺乏依据。特别是产品买卖合同中，对于交货时存在的质量瑕疵，由于缺乏处理的依据和约定，承办人往往得过且过，既损害了企业的利益，长此以往，也容易给对方造成供电局好糊弄的恶劣印象。

原因分析：第一，缺乏对各部门合同倒签数量的统计以及处罚措施。第二，承办人员法律意识和风险意识较低，对于合同签订的重要性认识不够。第三，承办人员缺乏责任心，认为先干后签，既提高了效率，合同会签时由于是事后补签，审核容易通过，一举两得。

4.合同范本使用力度不够。目前劳动合同、供用电合同、技术服务、工程施工、省公司统一招投标的物资采购合同基本上能按照合同范本使用。但是日常物资采购中依然存在使用简易购销合同的现象，简易的购销合同仅仅适用于标的物简单、重复采购、可替代性强的货物，我局的零购物资大部分都不是此类货物。使用简易合同对于货物在途风险、价格波动、验收办法、违约责任的约定等不能明确、具体，出现纠纷，这样的购销合同并不能充分保障自己的利益。

原因分析：此类合同填写简单、易于操作，因此在实务中比较受欢迎，而忽视了这样的简单合同并不适用于所有物资采购。

5.非招标采购中合同签订问题。我局去年非招标采购有33起。据宁波市局反映，现大市内有些单位仍存在一个共性的问题，也就是非招标采购流程走完后，有些承办部门通过物流部门进行采购和签订合同。但由于物流部门的经办人员既没有参加非招标采购会议，也对于该产品的特性、配件、售后服务等均不清楚，合同签订时只能被动接受对方提供的合同文本，而且只能关注价格，对于其余合同条款没有能力做出审核。如果申请采购的部门再疏于关心，那么签订的合同极有可能出现对我方明显不利或有利于对方的条款。例如监控系统采购合同，相关部门签订的合同就缺少了重要配件以及对监控系统安装的责任约定，合同存在重大隐患。

原因分析：对于非招标采购确定供货商后由申请采购部门或者是物流部门负责合同的签订，目前没有明确的规定。同时物流部门对于此类合同没有主动利用合同会签流程，提请申请采购的部门对合同进行审核，也是造成合同出现隐患的原因。

6.供电营业所低压供用电合同中代签问题。供电营业负责的供用电合同能够按照统一的合同范本签订，但在签订合同时存在抄表收费人员等代用户签订合同的现象。

2008年的“陈XX触电案”中，本来根据我们与第二被告签订的供用电合同中约定的产权分界点，能够轻易向法庭证明触电点产权属于第二被告，从而证明我局在本案中不应承担赔偿责任。但当法律顾问前去营业所调取供用电合同时却发现该合同是由抄表收费人员代签，而第二被告也声称没有签订过供用电合同。致使我局在诉讼中陷入被动，虽然最后经过与法院的多次沟通以及其他证据来间接证明了产权归属，维护了我局的合法权益。但是原本一件简单的事情却因为合同代签问题让我们付出了数倍、甚至数十倍的努力，也造成了人力物力的浪费。

三、改进措施和意见

1.修订合同管理办法。主要修改以下内容：（1）明确必须会签合同的类别；（2）修改考核内容，比如按季度统计各部门未会签以及倒签合同的数量，进行考核；（3）增加合同分类分级管理授权的内容；（4）增加年末合同归档统计考核的内容。

通过合同管理办法的修改和执行达到提高合同会签、归档率，减少合同倒签现象，规范合同签字授权等目的。

2.推广合同范本，特别是物资采购合同和大修工程合同，由办公室负责制订买卖合同范本，同时检查其他类别合同使用范本的情况，力争2012年在全局范围内全部推广使用，杜绝简易购销合同的使用。

3.加大宣传力度。对修订后的合同管理办法以及相关内容要积极组织宣传和培训，要使各单位、部门、承办人员知道合同管理的整个流程以及具体的考核处罚措施。使全局干部职工提高合同管理的风险意识，重视合同管理，重视风险防范，提高我局合同管理的水平。

四、推进计划(见表1)

表1 推进计划

五、需要帮助和支持

1.领导重视。请求帮助对未经会签的合同一律拒绝承办人的签字请求，并要求承办人按照规定进行合同会签。

2.各单位、部门合力。第一，请各单位、部门在承办合同的过程中严格按照流程会签，自觉使用合同范本。第二，请营销等相关部门合力督促各供电营业所规范供用电合同的管理，定期检查考核，对于合同代签现象发现一起处理一起，力争减少和杜绝供电营业所合同代签现象。