秘书职业能力培养的实践探索

彭明福

（四川职业技术学院,四川 遂宁 629000）

秘书职业能力培养的实践探索

彭明福

（四川职业技术学院,四川 遂宁 629000）

秘书职业能力是文秘专业人才培养的核心。而不少职业院校文秘专业对秘书职业能力的培养认识不清，重视不够，措施不力，影响了文秘专业人才培养的质量。本文从分析秘书职业能力的特点、构成入手，在此基础上，重点阐述了培养文秘专业学生秘书职业能力的实践策略与方法，以期提高文秘专业人才培养的质量。

秘书;职业能力;培养;实践

现代文秘是一个年轻的专业，产生于20世纪80年代，随改革开放的形势应运而生，是为适应社会经济发展需要而出现的，也随改革开放的深入而呈现欣欣向荣的局面。作为一种综合性较强的全球性职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理，树立企业形象，沟通内外关系，处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。所以，作为培养文秘人才的文秘专业，已经成为21世纪中国经济发展十大需求专业之一。

由于文秘专业具有较强的综合性和边缘性，导致专业个性特色不够突出，再加上影视剧作品的不当渲染，使人们误认为秘书工作是“吃青春饭”的职业，秘书人员只是装点门面的“花瓶”，认为做秘书工作只要年轻漂亮就可以了。其实，这是一种天大的误解。

秘书是单位领导的参谋和助手。由于现代社会活动的范围越来越大，现代管理工作日趋复杂，因而秘书工作的重要性比过去任何时候都更加突出，起着承上启下、上传下达重要的作用，是企业不可或缺的枢纽和“桥梁”，是领导决策时出谋划策的“左右手”，同时，秘书还是企业形象的代言人，是一个单位的“窗口”，需要具备良好的专业素养和较强的职业能力。

1 当代社会对秘书职业的新要求

进入新世纪以来，随着我国加入了世界贸易组织，我国经济迅速发展，中小型企业如雨后春笋般层出不穷，对于秘书的数量需求也越来越大，虽然给文秘专业发展带来了诸多机遇，但同时也对秘书人员的素养和能力提出了新的要求。

1.1 技能性与智能性相结合

处于信息时代的新型秘书，不仅需要具备传统的秘书处理低层次的事务性工作的能力，具备办文、办会、办事的能力，还应该是有思想、懂管理、能参谋的高级智能型人才，只有具备这些素质与能力的秘书人才能适应社会发展的需要。

1.2 被动性与主动性相结合

秘书工作不是一种独立的职业，它要依附、受制于领导活动，具有与生俱来的被动性。

现代秘书不仅需要做好领导的服务工作，而且还好做好参谋辅佐工作。而辅佐分为被动辅佐和主动辅佐，只有勤于思考、乐于为领导排忧解难、善于主动辅佐领导的秘书，才能算作是优秀的秘书。

1.3 传统能力与现代技能相结合

现代秘书不仅需要办文、办会、办事这些传统秘书所具备的能力，同时还必须具备适应新形势下秘书工作所必备的技能，如计算机操作、交际礼仪、电子商务等现代技能。这就要求秘书必须接受大学系统的专业学习与实践锻炼，熟练掌握现代办公技术。

在竞争日益激烈的今天，企业和机关需要的是综合素质高、业务能力强、能独当一面的秘书人员，那么，对于秘书综合素养与职业能力的培养与提高就显得尤为重要了。

2 秘书职业能力的基本结构

职业能力的强弱将决定一个人的终身发展，甚至影响一个企业的命运。文秘专业学生到底应该具备哪些能力？《秘书国家职业标准》对秘书职业是这样界定的：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。秘书从业者应具备较强的文字与语言的表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等。因而，不少院校文秘专业在人才培养方案中，将办文、办事、办会三种能力当作文秘专业的核心能力。

对于这个问题，专家学者们见解各异。有的从社会对秘书人员的职业能力要求的角度，认为企业秘书应具备多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力、团队合作能力等五方面的能力；有的从秘书岗位对能力的需求的角度，认为秘书应具备理解与判断能力、沟通与交际能力、组织与协调能力、收集与选择信息能力、口头与书面表达能力、操作与办事能力等六方面的能力。

从秘书工作的实际来看，不同层次、不同岗位的秘书，其职业能力要求也有差异。秘书一般可以分为初级秘书、中级秘书、高级秘书。初级秘书一般从事日常工作，如接待、联络、会务、印校、收发、财务等。中级秘书一般指文字秘书，负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等。高级秘书主要指秘书长或办公厅（室）主任，他们参政议政，深入到决策的全过程，是领导的重要助手。秘书国家职业标准（2006年）将秘书分成四个等级，分别为：五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书。每个等级的秘书都对应相关专业知识和技能要求。高职院校文秘专业主要培养四级秘书，其技能要求为：具有接待工作、文书拟写处理、会议组织、信息工作、办公室日常事务、协调工作的能力。

根据构建主义的理论，秘书的职业能力可以分为两个维度：横向层面的能力，即专业能力、方法能力和社会能力；纵向层面的能力，即基本职业能力和综合职业能力。秘书的基本职业能力包括表达能力、服务能力、沟通能力、办事能力、决策能力、学习能力。秘书的综合职业能力是基本职业能力的纵向延伸，它源于基本职业能力又高于基本职业能力，它更关注的是秘书职业的变更和秘书组织的变化。因此，衡量秘书职业能力的高低，不能简单地看其完成当前岗位职责范围内的工作任务的多少及质量，而应该看他的职业发展内在素质和显性才能，这样才能全面客观地评价秘书的职业能力。

3 文秘专业学生职业能力现状分析

尽管人们对文秘专业学生的职业能力的重要性有了较为深刻的认识，但根据用人单位的意见反馈，认为文秘专业的毕业生进入职场以后，很难较快进入良好的工作状态，专业能力差强人意。造成这种现象的原因主要在于相关院校在职业能力培养方面还存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几方面：

3.1 培养目标定位不准导致专业能力错位

培养目标关系到专业人才的发展方向、课程的设置、毕业学生的应职岗位、学生的素质能力的培养等诸多重大问题。目前，有的院校文秘专业培养目标过窄，培养的学生只能从事低层次文秘工作，限制了学生就业的途径和职业发展；有的院校培养目标又过宽，培养的学生可以从事各行各业的公关、秘书、行政、人事、档案、管理、新闻、导游和市场营销等工作，这样不但专业知识难以精通，而且还有同别的专业“抢饭碗”之嫌。

3.2 专业师资匮乏导致专业能力不精

文秘专业的任务是按照培养高素质实用性人才的要求，从适应社会主义市场经济发展需要的高度，培养能适应生产、建设、管理及服务一线需要的优秀的文秘人才。这就需要一支学历层次高、业务能力强、实践经验丰富、整体素质好的师资队伍。而目前许多校园的文秘专业是由中文专业转型而来，真正从文秘专业毕业的、具有本科生、研究生学历并且有实践经验的教师如凤毛麟角。教师都不“专业”，这势必影响文秘专业毕业生的职业能力和整体素质。

3.3 课程设置的“中文专业化”导致能力缺乏“个性”

正如前文所说，文秘专业大多是由中文专业转型而来，不少院校在文秘专业课程设置上仍然有“中文专业”的影子。比如，有的院校虽然也把《秘书学》、《公共关系学》、《社交礼仪》、《秘书实务》、《办公自动化》等课程作为专业主干课，但同时仍把现代汉语、现代文学、古代文学、外国文学、基础写作、逻辑学等中文专业的主干课程列为文秘专业的主要课程，使得文秘专业缺乏“个性”，秘书职业能力难以提高。

3.4 实践教学的虚化导致学生缺乏“实战”能力

高职院校的一大特色就是紧密结合人才培养的目标及所对应的岗位，加强学生的实践能力训练，使学生增强岗位意识，熟悉岗位工作特点，培养专业技能，快速适应岗位工作的要求。但据笔者调查，很多高职院校虽然在人才培养方案中也安排了实训、实习的相关内容，但缺少模拟会议室、模拟办公室、办公自动化实训室等必要的实训设施，学生的实践能力得不到应有的锻炼，实践教学也就形同虚设，导致了许多毕业生只会“纸上谈兵”，缺乏“实战”能力。

4 文秘专业职业能力培养的基本策略

4.1 明确专业目标，确定职业能力

高职院校文秘专业目标是培养具有良好的职业素质，能从事党政机关和企、事业单位办公室管理、档案信息管理、行政助理、经理助理、人力资源管理、营销、策划、宣传等工作的高端技能型专门人才。为了实现这个目标，必须重视职业能力的培养，不仅要熟练掌握秘书必备的专业理论知识，而且必须具备扎实的公文拟写与处理、办公事务管理、会务管理、活动策划等秘书职业技能。

4.2 优化师资队伍，确保人才质量

只有高素质教师才能培养出高素质的学生。文秘专师资队伍建设是一项迫在眉睫的工作，它关系到学生职业能力的整体质量，需要多管齐下，建立一支业务能力强、整体素质好的专兼职相结合的师资队伍。各院校可以从企事业单位引进既有扎实理论功底，又有文秘工作实际经验的专业人员充实教师队伍，增加“双师素质”教师比例，形成教师队伍的年龄梯次，改善教师队伍结构。也可以加强对现有教师的专业能力培养，可以挑选优秀教师到相关院校文秘专业进修相关学科，也可以鼓励和支持教师到党政部门或企事业单位秘书岗位参加实践锻炼，以增强教师的职业能力。

4.3 建构课程体系，整合职业能力

高职教育的课程体系结构要以培养职业能力为主旨来构建。文秘专业在设计课程体系时，可按照“素养奠基、能力为主、校企合作、工学结合”的人才培养模式，通过“一条主线、两方结合、三个体系、四大模块”的运行，来构建课程体系。即以培养实际应用能力为主线；以产、教两方结合的方式搭建素质平台；建立三个体系(理论体系、素质体系、实践体系)；以四大教学模块(专业基础课与基本技能模块、专业核心课与核心技能模块、专业技能操作实践模块和文化素质模块)完成学生的能力整合。

4.4 改善实训条件，锤炼职业能力

学生职业能力的形成需要不断地在工作实践中去历练。各院校应当着力改善实训条件，为学生搭建锻炼职业能力的平台。一方面，要加强校内实验室建设。根据社会发展对秘书职业能力的要求,及时更新完善实训、实验室设施,建设具有真实（仿真）的职业氛围和工学结合功能的实训、实验室，并逐步做到全天开放，以满足学生职业能力训练需要。另一方面，加强校外实训基地建设。充分利用本地党政部门和企事业单位的资源，多方面、全方位地建立能满足全体学生顶岗实习、实训要求的校外实习基地，并以产、学、研相结合为发展方向，使学生在真实的工作环境中增强职业能力。

5 秘书职业能力培养的实践探索

笔者所在的四川职业技术学院于1995年开始设立文秘专业。近20年来，我院文秘专业在借鉴国内外职业教育经验的基础上，逐渐形成了一套以素质和技能为主，多证书、实用型教育为特色的办学模式，在学生职业能力培养方面积累了一定的经验，取得了较好的效果。

5.1 增加课内实践比例，强化职业能力意识

高职院校文秘专业的人才培养目标是培养专业适应企、事业单位和党政机关服务第一线所需要的高端技能型专门人才。为了实现这一根本性目标，本专业的人才培养方案明确规定，各门专业主干课、必修课的实践性教学的比例不能低于40%，要求教师在进行专业课程教学中不仅要让学生掌握必要的基础知识，更要调动学生的学习兴趣，积极参与课内实践，并对相关技能在课堂上当堂训练，为职业能力的培养打下良好的基础。

5.2 校内秘书岗位见习，初步认识职业能力

每当新生入学以后，我们首先进行专业教育，向学生介绍文秘专业的培养目标、就业面向、素质能力要求等内容，让学生初步认识文秘专业。在大一下期，将学生分成若干小组，分派到学院的院办、党办、教务处、人事处、成教处、组织部、宣传部甚至书记、院长办公室等秘书岗位见习。一方面，让学生初步认识办公室秘书日常的主要工作；另一方面，让他们从事一些诸如接听电话、收发文件、接待来访、拟写通知等初级秘书工作，为将来做前台秘书打下坚实的基础。

5.3 充分利用实训设施，有序培养职业能力

为了培养学生的职业能力，学院为文秘专业的建立了专业教学机房、模拟会议室、商务洽谈室、档案制作室、礼仪实训室、文字录入编辑室、办公自动化实训室、综合实训室等较为齐全的实训设施设备。为了有序开展职业能力训练，我们在时间和内容上做了较为合理的安排的：第一学期主要训练人际交往与沟通、书写（钢笔字）、普通话口语表达等能力；第二学期主要训练计算机操作、办公室事务管理、演讲与口才能力；第三学期主要训练速录、文秘写作、公文处理能力；第四学期主要训练会务管理、活动策划与组织、英语社交口语、社交礼仪能力；第五学期主要训练商务谈判、信息与档案管理、办公自动化操作能力。通过循序渐进的技能训练，逐步形成职业能力体系。

5.4 加强工学结合，增强学生职业技能

为了提高学生的职业能力，培养学生吃苦耐劳的精神，学院与美宁食品集团公司、高金食品集团有限公司、大英“中国死海”、明星康年大酒店、中华联合财产保险公司、遂宁市档案馆、教育局、中级人民法院等十多家企事业单位和党政部门建立了经常性的联系，签订了校企合作协议，共同对人才进行培养。我们每年都分期分批派学生到相关单位秘书岗位实习，企事业单位如有重大活动又让学生参与。通过与企业的合作，不仅提高了学生的职业技能和动手能力，还培养了吃苦耐劳精神和敬业精神。

5.5 成立秘书事务所，提升学生的“实战”能力

我院文秘专业与“遂宁市圣美吉文化传播公司”合作，成立了“四川职业技术学院秘书事务所”。圣美吉公司是一个经过工商注册的、主要从事会务、培训、婚庆、演艺等业务，与文秘专业联系非常紧密的文化服务公司。秘书事务所成立后，圣美吉公司主要负责对外联系、招揽业务，一旦服务项目确定后，就由我院文秘专业派出学生参与活动方案策划，参加会务管理（会前准备、会中服务、会后整理）、礼仪服务等相关活动，学生将所学专业知识用于社会服务，进一步提升了学生的“实战”能力。

5.6 走出校园服务社会，砺练从业本领

为了培养本专业学生的综合能力，提高学生的职业素质，增加学生对社会和用人单位的了解，增强学生的就业竞争能力，我们一方面要求文秘专业学生利用寒暑假到家庭所在地的企事业单位或党政部门的秘书岗位参加实践锻炼，并写出总结和心得体会。另一方面我们与相关部门合作组织学生利用假期参加社会服务。例如，我系2005、2006年组织了包括文秘专业学生在内的140名女大学生参加“川妹子”品牌家政服务培训，分别于2006年春节前夕和2006年暑期赴北京从事家政服务，既锻炼了学生的工作能力，增加了她们的社会阅历，又增强了他们社会交际与人际沟通的能力，为他们将来走上职场打下了坚实的基础。

由于我们在教学中十分重视学生职业能力的培养，经过师生的共同努力，学生的秘书职业能力明显提高。我院文秘专业学生于2009-2013年参加教育部文秘教指委组织的“全国高职院校秘书职业技能大赛”，屡创佳绩。特别是在2011年第三届大赛中，2人获得个人一等奖，1人获得个人二等奖，并获“团体一等奖”，在2013年第四届大赛中，3名学生均获得个人全能二等奖、个人操作技能二等奖、理论知识三等奖，并获“团体二等奖”，表现出了良好的专业素质与职业能力。

培养学生的秘书职业能力是一项艰苦的工作。但秘书职业能力的形成同自然界的任何事物一样，都有其自身发展的规律，只要我们深入研究，努力探索，认真实践，就一定能培养出综合素质高、职业能力强、深受用人单位欢迎的秘书人才。

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责任编辑：周哲良

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1672-2094(2013)06-0118-04

2013-10-15

彭明福（1962-），男，四川大英人，四川职业技术学院文化传播系副教授，文秘教研室主任。