运用过程管理方法防范劳动用工风险——以上海铁路房地产公司为例

◆李 慧 / 文

众所周知，产品、服务的质量不论取决于多少种因素，但最终都需要通过每一个参与生产或提供服务的员工的工作过程得以实现。在劳动用工形式日益多样化的今天，规范用工制度，确保有一支稳定的高素质的员工队伍，是高质量产品和服务的保障。上海铁路房地产开发经营有限公司（以下简称公司）作为上海铁路局的铁路非运输企业，脱胎于铁路原有的多元经营、房屋建设单位，近年来随着整合重组，逐渐发展为具有二级资质的房地产开发企业。由于发展中的历史原因，人力资源及劳动用工管理具有一定的特殊性。为此，如何加强劳动用工管理，营造和谐、稳定的劳动关系，构建良好的人力资源，成为公司持续发展的重要课题。

一、识别劳动用工过程管理存在风险

公司的用工形式较为复杂。一是无固定期限劳动合同工。当前与公司签订无固定期限劳动合同的员工，主要是原具有铁路职工身份的“正式工”，在推行全员劳动合同制度时，为了缓解企业用工制度改革上的矛盾，而转换为无固定期限的劳动合同工。二是固定期限劳动合同工。根据上海铁路局人才引进、招收录用等规定，公司目前固定期限劳动合同局限在铁路局人才引进、新录用的大学生首次签订劳动合同的范围。三是劳务派遣工。公司使用的劳务派遣工主要集中在保安、保洁等后勤、服务性岗位。

用工形式的多样带来了管理的复杂，为了更好地提升用工管理的规范化水平，公司决定引入风险管理和过程管理的理念，对用工管理进行重新设计。

首先是按照对风险的识别、衡量、控制以及评价的过程，对目前公司的用工管理的风险进行识别，最终评估出最影响用工管理水平的五大风险。

1.劳动用工过程管理的意识不强

在日常管理中，各级管理者没有意识到过程管理的作用，在合同管理、人事档管理中更没有运用过程管理的方法，往往是上级部门一个电话，下级部门才落实劳动用工管理相关要求。

2.内部规章制度制定程序欠规范

一是公司在制订涉及劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律等员工切身利益的规章制度时，在履行与职工大会或者职工代表大会的协商程序等方面还不到位；二是履行涉及员工切身利益的重大规章制度和重大事项的告知程序方面，距离公示告知或直接告知员工的要求还有一定差距。

3.劳动合同签订、变更不及时

按照《劳动合同法》规定，用人单位与劳动者建立劳动关系时，应当及时订立书面劳动合同；变更劳动合同的，应当采用书面形式。公司在实际用工管理中发现，企业重点关注人事命令的变化，而对于劳动合同则较少及时进行变更。此外，在接收应届大学毕业生、路局引进人才的过程中，延迟签订固定期限劳动合同的情况也屡有发生。

4.劳务派遣过程管理认识不到位

《劳动合同法》对劳务派遣中用工单位、劳务派遣单位、被派遣劳动者三方构成完整劳动用工关系进行了规范。但从实际情况来看，对使用劳务派遣可能面临的法律风险，具体管理人员显然还没有应有的认识。例如，有些管理人员对于劳务派遣单位是否符合法律规定的资格、是否符合劳务派遣的条件以及如何使用、管理劳务派遣工等，缺乏应有的认识，在临时使用劳动力方面，存在不规范现象。

5.人事档案管理存在漏洞

人事档案既是记载劳动者个人经历、业务能力、工作表现、工作实绩等重要内容的载体，也是处理劳动争议的重要证据。在人事档案日常管理工作中，仍然存在诸如材料归档不及时或材料缺失、员工履历填写不规范、档案转移手续不规范，以及工作单位或岗位发生变动，个别劳动者的出生年月、参加工作时间在人事档案中出现多个版本等问题。

这些问题都是劳动用工的风险因素，若不进行有效的防控，很容易引发劳动争议。

二、运用过程管理方法规范劳动用工管理

针对上述风险，公司制定管理对策，确定采用过程方法对风险进行控制。所谓过程方法，ISO 9001给出了定义，为了产生期望的结果，组织内诸过程组成的系统的应用，连同这些过程的识别和相互作用，以及对这些过程的管理，可称之为“过程方法”。运用过程方法，公司对三种用工形式进行了梳理，并分解细化，查找出其中的关键过程，对每个过程制定规范的管理文件，固化管理，严格执行，提升用工管理的水平，最终建立起系统的用工管理制度，为公司产品和服务质量水平的提升奠定基础。由此，有效降低了劳动用工风险，提高公司人力资源管理水平。

1.加强劳动合同过程管理

劳动合同是维护双方权利义务的根本依据，公司通过平等自愿、协商一致的原则订立劳动合同。在依法合规的前提下，通过识别、确定劳动合同管理订立、变更的相关过程，以过程的方法规范劳动合同管理。重点是抓好现岗位职工的劳动合同变更和职工调动、录用应届大学生、接收人才引进人员的劳动合同订立等过程控制。

一是实施劳动合同变更的流程化管理。首先从识别劳动合同变更过程入手，进一步理顺劳动合同变更的相关环节，完善合同相关条款，规定流程节点时间，确定劳动合同变更程序。同时规定劳动合同变更工作在职工岗位、身份变动后一个月内办结。

二是加强新员工劳动合同的全过程管理。铁路非运输企业的新员工主要为路内调动职工、铁路局统一招聘的应届大学生和铁路局统一办理的人才引进人员。因此，新员工的劳动合同订立需要根据当前铁路企业的体制现实和公司实际情况建立相关流程，重点把握订立合同时间、补充合同内容、落实归档管理等几个关键过程。实践中，公司还建立劳动合同管理台账，动态掌握职工劳动合同管理状况。

2.加强劳动用工规章文件过程管理

一是规范劳动用工政策法规等外来文件过程管理。确定外来文件的专人管理，定期收集相关政策法规文件。

二是确定内部规章制度合法性、合理性审查流程。公司在制订新的规章制度时，组织工会、法律事务管理人员，共同做好事先的合法性审查；对法律没有明确规定的事项，尽量结合工作实际作出规范和量化标准，设定具体实施标准；对可能产生争议的事项，明确具体的界定方法。在对既有规章制度修订时，公司以合法性、可操作性和实效性为标准，采用修改与废止相结合的方式，提高规章制度的完整性和系统性。

三是建立内部规章制度的订立、修改、告知等相关流程。在制定涉及劳动者切身利益的事项时，均经职工代表大会或者全体职工集体讨论，并在与工会或者职工代表平等协商后确定。对经民主程序制定的规章制度，及时进行公示或者告知员工。同时，公司将规章制度制订、修改、执行过程中的证据及时归档，避免双方发生分歧时，使公司陷入被动。

3.实施人事档案归档、审核过程管理

劳动用工管理实践证明，发生劳动争议后，人事档案是用工单位举证的重要证据来源。公司按照上级和本单位关于人事档案目标管理的有关规定和要求，完善基本管理制度，抓好档案管理基础建设，立足人事档案材料的收集和整理，实现人事档案的制度化、规范化和信息化。公司建立人事档案目标管理制度及日常转递、查阅、借阅及归档材料收集台账，防控人事档案丢失风险，及时、准确、完整地将应归档的各类材料收集、整理后归入人事挡案，确保用工过程中证据链的完整、有效。

4.严格劳务工使用过程监控

公司在使用劳务派遣人员时，注意选用有资质、有信誉、有实力、且与铁路长期合作的劳务派遣单位，避免因劳务派遣单位不具备必要的资质，致使劳务派遣协议被认定为无效，而导致公司与被派遣劳动者建立了直接的劳动关系的严重后果；确保劳务派遣单位具备较强的承担法律责任的能力，避免因劳务派遣单位无力承担责任而导致由用工单位实际承担责任的后果。日常管理过程中，公司做好被派遣劳动者的接收、培训、考核、退回等日常动态管理工作，建立接收记录、培训记录、考核记录、资料签收记录，并办理登记、造册手续，整个过程的书证材料均应及时归档。加强被派遣劳动者的合同期限管理，及时向派遣单位明确续用或退回的处理措施。同时要求劳务派遣单位按月提供证明其已经为被派遣劳动者足额缴纳社会保险费以及支付工资的凭证。

5.完善公司内部劳调工作过程管理

公司积极做好内部沟通，充分发挥公司劳动争议调解委员会的作用，在公司与劳动者之间构建有效的沟通平台，通过第三方调解、疏导，缓解劳资纠纷，彻底改变劳动争议是公司人力资源管理部门与劳动者个人之间管理矛盾的错误理解。公司劳动争议调解委员会着重加强劳动法律法规、公司规章制度的定期宣讲，着力建立劳资双方平等协商机制及争议预防预警机制，参与企业规章制度制订、修改、执行的过程管理，及时组织劳动争议事项的调解，加强疏导、化解矛盾。

三、结束语

通过对劳动用工实施过程管理，确保了公司经营发展所需的人力资源。公司自2004年第一次上海地区重组整合成立至今，先后经历了3次重组整合，没有发生任何劳动争议诉讼、仲裁案件，没有发生任何劳动用工争议上访事件，劳动关系日趋和谐，为公司持续发展、路局安局工程建设奠定了良好的人力资源基础。