大型会议活动专项经费监管思路浅析

●张世勋

各地举办的大型会议活动，如贸易洽谈会、承接产业转移活动、产品博览会等，在促进本地经济社会发展方面发挥了重要作用。会议活动期间经费加上前期经费，支出动辄几百、上千万，财政部门事先会预拨一部分专项经费，会议活动结束后一并审核拨付。工作实际中，个别承办单位不注重专项经费使用管理，致使部分经费支出不能按照财政财务的规定得到审核认定，从而带来诸多弊端。因此，要确保大型会议活动的圆满举行，确保专项经费支出得到审核认定并及时支付，必须科学使用、管理、监督大型会议活动专项经费，笔者就此谈几点看法。

一、大型会议活动的特点

大型会议活动的特点既是承办单位工作的着力点，也是专项经费监管必须考虑的关键点。大型会议活动一般有以下特点：一是举办规格高。区域性的会议活动一般是省级政府和中央部委共同举办的，受邀请的人员有相关单位领导、院士、高校专家学者、大型企业集团高层领导等；二是邀请人员多。受邀参加会议活动的人员有几千人，与之相关的展馆参观、会场仪式、食、宿、行等支出费用较高；三是承办单位、会务人员多。与会议活动相关的单位都参与会议活动中，一个单位分包一项或几项活动，有的单位全员参与到会务工作中，部分会务活动由社会公益捐助，一部分会务工作实行外包；四是活动内容细。活动内容有综合活动、专项活动；有来宾接待、开幕式、论坛、项目考察、签约仪式等；有印刷、宣传、医疗保障、交通、通讯、住宿、场地布置、接待等；五是前期活动杂。大型会议活动时间一般集中在三天左右，为了做好会议活动期间的工作，承办单位前期做了大量准备工作如事务协调、宣传推介、联络等，经费支出也是一笔不小数目。

二、大型会议活动专项经费管理使用存在的不足

大型会议活动在承办单位的精心准备下，举办很成功，但由于对专项经费管理使用不够重视或监管薄弱，为以后的专项经费审核结算留下了隐患，甚至导致专项经费资金不能依法依规拨付。

（一）专项经费使用方案确定迟

举办大型会议活动力求取得明显成效，然而，由于参加人员、项目内容等许多事项不能提前明确，会议活动方案一再修改细化，一般在会议活动举行前一个月才能最终定稿，没有留下足够的时间给专项经费预算编制、场地布置、物资服务政府采购等会务活动，致使一些会务工作仓促上马，未能按照财政财务制度要求进行。

（二）专项经费预算编制不够细化

在承办单位的经费预算申请文件中，仅泛泛列举了如场地布置费、印刷费、宣传费、交通费、接待费等几大项费用总数，对于每项活动具体环节、具体费用支出内容、所需经费数额计算等说明不够详细。在执行中，资金管理使用比较粗放，支出内容不具体明确，支出标准缺乏统一规定，如住宿标准、接待标准、专家费标准、会务人员经费、仪式会场布置标准等。

（三）事前审核、事中监管不到位

大型会议活动实施前，相关部门没有对专项经费预算进行严格审核把关，要求完善预算明细，剔除不必要、不合理开支，缺乏事前审核监督。在会议活动实施过程中，没有按照规定使用大型会议活动审批报销单等内部约束措施，支出内容标准控制力不够，一些明显不符合规范的支出没有被拒绝支付，经费支出监管力度较弱。

（四）内控措施缺位或执行不到位

承办单位把主要精力放在了做好会务工作上，不注重完善大型会议活动专项资金管理办法，致使内部控制措施缺位。有的承办单位虽然有内部控制制度办法，规定也较为详细，但在实际操作中很多方面却未按规定执行。如对于已下达财务控制数的支出由申请人在支出额度内报销，却没有支出额度控制明细；对于超预算控制数的支出、未下达财务控制数的支出以及临时追加的支出，按照先申请后支出的原则使用，实践中往往是先支出后说明情况；所有支出活动实行一事一报，经办人员需提前提出用款申请，工作结束三日内凭票报销，实际上有的支出事项结束一个多月后才提交报销资料。

（五）未严格履行政府采购规定

由于会期临近、会务人员财经法规意识淡薄等原因，在政府采购目录及限额标准以上的服务类支出未严格按规定履行政府采购程序，如：场地布置、车辆租赁、宣传、印刷等，容易诱发权力寻租等不廉洁甚至违法行为。

三、加强大型会议活动专项经费监管建议

为了确保大型会议活动圆满举办，专项经费审核拨付顺利进行，笔者提几点建议：

（一）坚持规模适当、勤俭节约原则

按照中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定，坚持规模适当、勤俭节约原则，做到既成功举办大型会议活动，取得预期经济、社会效果，又减少经费支出，节俭办会，避免不必要的浪费和高消费。

（二）及早统筹确定会议活动方案

大型会议活动方案不确定，各项会务工作便无法有效进行。对于定期举办的大型会议活动，每届活动内容变化不会太大，活动方案在上届活动日程安排的基础上，突出今年的工作重点和特色，方案定稿要及早安排；对于临时或一次性的活动，要超前谋划，增强前瞻性和预见性，从而尽早敲定工作方案。或者总体方案不能完全确定，必要的、关键环节的活动安排可以提前明确，给会务准备工作以充足的时间。

（三）强化会务人员财务知识的培训

在会务工作开展前，开展专门的专项经费申报、使用知识培训会，强调财务规定的严肃性和重要性，在做好会务具体工作的同时，对相关支出标准、支出范围、支出手续、支出资料的取得和保存等统一认知，避免出现超标准、超范围列支，没有取得、保管好票据、表格、名单等基础资料的情况，应延误专项经费审核结算。

（四）提高专项经费预算编制精细化水平

对于会议活动预算方案编制，要紧密结合会议活动总体方案，进一步细化活动工作方案细节和关键环节，结合活动具体内容，细化专项经费预算编制。在报送经费预算申请文件时，注明活动方案明细、经费用途、经费测算内容、测算依据以及相关文件的规定，为预算执行、监控、经费审核认定等做足基础工作。

（五）注重发挥事前专项经费预算审核职能

专项经费预算申请文件的批转、审核部门在审核大型会议活动预算过程中要严格把关，审核专项经费预算编制是否全面、是否达到了精细化要求、是否科学合理。进一步明确大型会议活动专项经费支出内容、标准、依据，从源头上确保资金使用规范、有效。对于不符合财政财务要求的预算编制，要沟通协商承办单位，以及时补充完善相关预算编制内容。同时，加强对专项经费使用情况进行绩效管理，实施绩效评价。

（六）健全内部控制制度约束机制

在财政财务法规框架下，进一步强化内部管理控制制度的健全和执行。制定大型会议活动专项经费管理办法，细化专项经费支出管理制度；设计合理的业务操作流程，如经费支出业务审批流程等，资金使用实行“先申请，再执行”的方法，确保制度的执行力和有效性；加强内控制度执行过程中的动态监控，以避免内控制度流于形式，充分发挥内部控制的作用；同时，健全财务档案资料管理，规范财务行为，严密财务手续。

（七）严格落实政府采购相关规定

大型会议活动的场地布置、宣传、印刷、车辆租赁等事项，一般都在政府采购要求的范围内，承办单位工作人员尽管不是财务人员，也要增强政府采购的法制意识，认真执行政府采购法规制度规定的工作程序和操作标准，合理确定采购需求，及时签订合同、执行政府采购规定。■