论医院文体档案工作一体化发展进程

李 静，王艺楠

（1.延安大学附属医院东关分院党办；2.延安大学附属医院团委，陕西延安716000）

论医院文体档案工作一体化发展进程

李 静1，王艺楠2

（1.延安大学附属医院东关分院党办；2.延安大学附属医院团委，陕西延安716000）

本文以医院改革与临床实践的角度，就当前医院文档一体化渐进过程中如何开展好文书档案及病案工作，从提高医技人员专业技能及书写规范，其他部门文件的制发、资料的收集和立卷归档个方面提出了指导性意见和操作办法。在下面的论述中，文档与病案统称为文档工作。

文书具有现行效用，档案具有存史鉴今的功能。文书工作是档案工作的基础和前提，档案工作是文书工作的继续和延伸，二者是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节，也是一个有机联系的整体。当前，文书与档案工作一体化作为我国现代化发展的一个方面，正在悄然推进，在此背景下，如何更好地履行文档工作者的岗位职责和历史责任，笔者结合实际谈谈自己的一些体会和认识。

1 以专业知识和技能的提高为前提

文档工作专业性很强，要求也高，它首先要求工作人员要具有高度的责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神。其次要求具有扎实的专业知识和业务技能，特别是电子计算机技术在文档工作中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，给文档工作带来了便利和变革，这就需要文档工作者主动去掌握和运用现代技术。所以，文档工作者要善于结合岗位工作，把计算机知识和信息技术作为一项重要的专业知识，重点学习并合理运用。

2 以文件高质量的成型为基础

文件的制发在这里实际上就是文书处理。档案来源于文书，是由文件和材料转化而来的，文书处理的如何，不仅影响当前工作，同时也影响日后档案的质量，因此，必须予以重视。一是要熟悉文书处理各项规定，认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《归档文件整理规范》等相关规定。二是要熟悉本单位的职能和工作，学习相关业务知识，努力提升工作水平。三是要认真履行文书处理相关规定，严格文件质量。诸如禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等撰写、修改、批阅文件材料，纸张、文体、格式要做到规范化、标准化每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等，保证文件符合立卷归档要求。

3 以资料完整的收集为关键

工作中形成和使用的文件资料处理完毕以后，一部分随着记述、办事等现行效用的结束而被淘汰；另一部分由于具有查考价值，则要被有选择地保存，并将这些零散的文件按照形成过程的联系和一定规律进行系统整理组成案卷，这就要求文书工作人员在平时工作中，要及时收集文件材料，收发文逐件登记建账，做到有据可查，发现缺少要及时查找。对于系统性、系列性的事件，不仅要收集正常渠道传送的文件，还有一些账外零散材料，如会议纪要、领导讲话、领导批示等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。同时要根据文件材料之间的联系，按文书立卷的类目做好平时立卷，为归档打好基础。

4 以立卷归档的规范为重点

立卷归档工作要突出“以我为主”和“特色化”原则。实际工作中，要解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，同时要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，使形成的档案既完整，又不庞杂。

这里还要注意两个问题，一个是要掌握好档案价值鉴定标准。档案的价值是客观存在的，而价值鉴定却带有很强的主观性，因此，价值鉴定前必须建立起明确的档案价值鉴定标准。文书档案价值鉴定的标准主要有来源标准、内容标准、形式特征标准、相对价值标准和效益标准等。一般情况下，就来源来讲，本单位的档案通常需要重点保存，外单位的来文要具体判断其价值；在本单位制成文件中，主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员形成的档案价值相对要高。就内容来讲，档案所记录事件的重要程度越高、典型性越突出、真实性与客观程度越高，档案的价值越大；档案内容越新颖独特或者越具有本单位特色的档案价值越大。另一个要强调的是文书档案鉴定工作的方法和步骤。文书档案鉴定主要采取直接鉴定法，就是鉴定人员要逐件逐张审查档案材料，从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析，确定其价值，而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等简单判定档案的价值。文书档案鉴定工作分为三个步骤，第一，确定归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件；第二，确定保管期限，要根据文件的内容和保存价值确定每卷或每件最终的期限；第三，到期复审，主要是采取移交复审和到期复审两种形式，重新划定保管期限，剔除失去保存价值的档案，并按规定程序销毁。

总的来说，作为文书档案工作者，在当前文档一体化渐进过程中，一定要熟练掌握和合理运用电子文档知识和技能，以丰富的文书档案和信息化专业知识，认真负责的工作态度努力做好本职工作，为社会作出自己的应有贡献。

2011-0204；责任编辑 王景鸿］