试论会计信息系统的内部控制

中核四川环保工程有限责任公司 蒋庆荣

随着计算机的普及，财务会计软件的日趋成熟，越来越多的单位采用计算机及会计核算软件进行账务核算、报表生成与汇总、财务分析等财会工作，替代传统的手工记账方式。与传统的手工记账方式相比，利用信息化会计，总账、明细账自动登录，可以自动进行试算平衡、对账、结账，会计报表可以自动生成与汇总，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错，使日常枯燥的会计核算工作量大大减轻，还能利用会计核算提供的数据和其他经济数据，借助计算机会计管理软件的功能，帮助会计人员合理地筹措资金，运用资金，控制成本开支、编制财务计划，进行财务分析，为公司的决策提供依据等。由于所有数据都以二进制方式存储在计算机环境中，改变了传统的纸质方式，在会计数据处理流程，处理方式，内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处，使传统的会计控制方式遇到了挑战，也为公司的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对公司内部控制制度造成了极大的冲击，由于会计信息系统的特殊性，建立一整套适合信息化会计信息系统的内部控制制度就显得尤为重要。

一、会计信息化与传统手工会计的比较分析

(1)在手工记账方式下，一切的经济活动都记录在不同的纸质文件上，有据可查，具有较好的直观性，财务人员各自在自己的权力与责任范围内制作记账凭证，登记会计账簿，编制会计报表，并在上面签字或签章，有利于核对，相互制约，责任分明。这种原件上的数据如果被人修改，容易留下能辨别的痕迹。在会计信息化环境下，记账凭证是登记账簿的依据，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确、完整，虽然最终也会输出机制的会计凭证，账簿与报表，但这一切都取决于存储在计算机磁性介质上的数据，这些数据是无形的，改动时也基本不留痕迹，要安全地保存这些数据也与保存纸质文件有一些不同。

(2)在手工记账方式下，凭证要经相应部门审核签章后才能登记入账，财务部门经过长期的探索，实践，总结，建立了一整套内部会计控制制度，各会计人员做到权责分明、相互制约、相互监督以确保会计数据资料真实、完整，保护单位资产的安全、完整和确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、工作态度以及对会计有关法律法规和规章制度的贯彻执行效果。实行信息化会计后，记账凭证经操作员制单录入、审核后，就可以由于软件自动生成总账，明细账，日记账，余额表等多种标准账表，并可以打印出来，在未输出之前，也是保存在电脑中，使会计资料的书面形式减少，并带来新的签字、审核、记账方式问题。采用信息化后，除软件可自动有一定的校对、审核功能外，出纳签字，主管签字，审核员审核凭证都在电脑上完成，以确保记账凭证与原始凭证相符，会计分录的正确。这使得部份手工记账方式下的内部控制制度在实行信息化后没有存在的必要，如不需要平行登记账簿来防止差错；不需手工编制科目汇总表，不需核对总账和明细账；人员的授权方式与岗位的设置也有了新的变化。

(3)会计信息化带来了新的安全问题，由于数据存储在电脑中，数据易于被未经授权的人员浏览，复制，系统在联网环境中易于被入侵，系统也可能被人有意无意地修改和删除而不易察觉，这都给数据的安全完整构成了严重的威胁，给有不良企图的人员利用计算机进行贪污、舞弊等违法犯罪行为提供了方便，从而可能给单位带来不可估量的损失。

二、加强会计信息系统内部控制的途径

(一)建立健全相应的信息化会计岗位责任制度

1、领导要重视

单位领导应当根据公司的实际情况和会计业务的需要，结合信息化工作的特点，按不相容职务相互分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制，防止和减少舞弊行为的发生，保证会计资料合法、真实、准确、完整。加强公司监督，建立健全合理的内部控制制度，关键在领导，而且《会计法》规定单位负责人要对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责，所以领导必须重视内部控制制度的建立。

2、会计信息化岗位的设置

一般地，会计信息化后的工作岗位可分为基本会计岗位和信息化会计岗位。基本会计岗位包括：会计主管、出纳、会计核算、会计稽核、会计档案管理等工作岗位。信息化会计岗位一般可分为：系统管理员、账套主管（可由系统管理员兼）、操作员、审核记账员、系统维护员，会计档案资料保管员等。

系统管理员负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，可以建立、删除账套、设置数据备份计划，添加用户并合理设置用户权限、操作上机日志并负责信息化系统的日常管理工作，保障系统的正常运行；账套主管则可以建立、删除年度账，修改账套和具有可对整套账的操作权限；操作员负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，打印记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作；审核记账员负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认，防止利用计算机进行舞弊；系统维护员负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；会计档案资料员岗位主要是根据《会计档案管理办法》对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料以及各类数据磁盘、光盘的收集、保管、查阅、保密等工作。

3、注意事项

在日常操作管理过程中，系统管理员应根据电算人员的职责和权限设置用户并分配适当的权限；凭证的签字、审核、查询、打印以及账簿的打印权限应合理分配给用户，非出纳人员不能授予出纳权限；基础选项设置项只能看不能修改，并督促他们设置用户密码并经常更改、不得泄漏，各操作人员只能在赋予的权限内操作系统，不得越权，不允许修改、作废他人填制的凭证，出纳凭证必须由出纳签字，所有凭证需经主管会计签字后才能记账。权限分配细化，使执行的每项经济业务都有适当的授权和不相容职务分离控制，赋予一部份人员输入凭证，一部份人员审核凭证，一部份人可查看凭证，一部份人可打印凭证，以确保输入记账凭证正确，财务数据不被非授权人员查看。及时查看上机日志，定期备份日志并存档。所有的信息化操作人员都应当经会计信息化培训，并取得财政部门颁发的会计信息化合格证，同时加强职业道德教育，提高政治素质，强化责任心。基本会计岗位和信息化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。

(二)建立会计信息化操作管理制度

(1)明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，强化安全意识，对操作密码要严格管理，杜绝未经授权的人员操作会计软件。密码设置要字母和数字组合，长度要8位以上，不能太短，也不能太简单，更不要用生日和电话号码作密码，防止被人轻易破解。因为知道一个操作员的用户名和密码，就相当于拥有了他操作软件的相应权限，泄漏密码对系统的数据安全构成了相当大的危害，必须经常更改和严格管理。

(2)预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记入账。制单人员要对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按规定更正、补充。记账凭证应当根据经过审核的原始凭证及有关资料编制。审核人员对输入的凭证按照财会制度的要求，核对记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确，如果有误，应交与制单人员修改后再审核。如果需要出纳和主管会计签字，应在他们签字后再审核。

(3)操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计系统，防止非授权人员利用此用户操作信息化软件。

(4)根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作日志，所有上机日志经系统管理员打印后，由档案管理人员按《会计档案管理办法》的要求管理。

(三)建立计算机硬件、软件和数据管理制度

(1)保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计信息化的前提条件，要经常对有关设备进行维护、保养，保持机房和设备的整洁，具备防雷，防火、防盗的措施，防止意外事故的发生。

(2)确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；给电脑配备不间断电源，防止意外的停电对系统造成意外中止；不准无关人员进入机房，非授权人员不准操作本电脑；数据要每天备份，对磁性介质存放的数据要保存双备份，并存放在不同的房间，以备系统在崩溃时恢复系统。在联网的系统中，还要加装相应的防火墙等软件，防止别人攻击系统、非法获取会计资料。

(3)对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

(4)健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。在操作过程中，如发现机器有异响，有糊味，应立即关机并及时上报，故障未消出前不能再开机，发现软件运行有问题，要即时报告系统管理员和系统维护员。

(5)健全必要的防治计算机病毒的措施。安装一些必要的杀毒软件并及时升级。所有外来的程序，如需在本机上运行，要先在别的计算机上经检测无病毒后才可以进行。

(四)建立信息化会计档案管理制度

(1)根据《会计档案管理办法》的规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。根据《会计电算化管理办法》的规定，已经采用电子计算机替代手工记账的，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。信息化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

(2)信息化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责，建立完善的借阅、归还制度。出纳人员不得兼任会计档案的保管。

(3)要购置必要的档案保管设备，对信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防盗、防潮和防尘等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，以确保数据的安全。

(4)采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。现在优盘和移动硬盘也比较普及，少量的可以用优盘备份，大量的数据备份可以用移动硬盘。现在一个年度账套每天的数据备份就多达上百兆，而这种数据经常在变化，长期保存价值不大，适合用移动硬盘来备份。一个会计年度末，还可以把数据保存在不能修改的光盘上。

三、结论

建立完善的内部控制制度并把各项措施贯彻落实到实处，经常检查制度的执行情况，评价执行的效果，及时发现和改进控制环节中存在的问题，以保证信息化会计信息系统的安全和正常运行，确保会计数据的真实、完整和有关法律法规及规章制度的贯彻执行，防止各种舞弊行为的发生，从而为公司创造更好的经济效益。

[1]张新平.《ERP环境下企业会计信息系统内部控制浅探》，《财会通讯》（综合）2012年第 1期（上）

[2]陈云.《信息化环境下财务管理的内部控制建设》，《中国总会计师》2011年11月

[3]王金刚,续鸣.《浅谈会计电算化信息系统内部控制》，《财会通讯》（综合）2011年第4期（中）