再谈原始凭证的收集与整理

● 熊继艳

原始凭证是指经济业务发生或完成时，会计主体单位取得的最初原始记录，它是记录单位经济信息发生或完成的载体。原始凭证按来源不同，分为外来凭证和自制凭证。一项经济业务的发生可能取得不同的原始凭证，可以是外来凭证，可以是自制凭证，也可以既有外来凭证，也有自制凭证。随着经济发展和科技的进步，以及单位内部控制规范的不断完善，单位原始凭证的收集与整理越来越重要。在此，笔者根据单位内部控制规范要求，结合会计与审计实践，对原始凭证的收集与整理谈一点粗浅之见。

一、原始凭证的收集

原始凭证的填制与取得是会计核算的起点，也是单位将经济信息转化为会计信息的关键步骤。单位收集的原始凭证，不仅仅只是收集载明经济业务事项的单据，还应该收集经济业务事项的清单及关键过程性材料。否则，很容易出现风险点，导致财务漏洞的产生。我们认为，原始凭证的收集分为一张凭证收集、清单类凭证收集、过程性凭证收集等三种情况。

（一）一张凭证收集

经济业务事项发生或完成时取得原始凭证，填制或取得单独一张原始凭证即可反映其全貌的信息收集，就是一张凭证收集。例如，差旅费预借款项，经领导批准填制一张借据即可；从银行提取现金，填制一张现金支票，即可办理现金提取业务，收集一张支票存根。

对于收集的一张凭证，需要具备原始凭证的基本要素，即包括原始凭证的日期、编号、抬头、经济业务内容、经办人签名盖章等项目。也就是说，一张原始凭证决不能用白条抵顶，即使使用白条，也应该包括经济业务内容、金额大小写、经办人签名盖章、两个以上的批准人审核签字盖章等内容。如前所述，单位从银行提取现金的原始凭证内容，包括日期、编号、金额、内容（用途）、会计签名盖章等项目。此外，经办人也要在支票存根空白处签名，以防时间越久远，越容易忘记经办人是谁？不方便查找对证核对。

（二）清单类凭证收集

经济业务事项发生或完成时，填制或取得结算类原始凭证的同时，还应取得经济业务事项的数量、单价及金额的清单，才可以反映其供应过程全貌的信息收集，就是清单类原始凭证收集。例如，企业购买周转材料业务，既要取得发票，又要取得周转材料的清单；再如，发生的业务招待费，既要有发票，又要有清单菜品数量（行政机关事业单位等不得报销烟酒消费品）。

对于收集的清单类原始凭证，至少包括两类原始凭证：既要有货币资金类结算性质的原始凭证，如支票存根、盖有现金付讫字样的发票等，同时还要有供应单位盖章的发票及其所附购买商品类别的清单。如果有需要验收入库的商品，还应该有入库单等原始凭证。单纯只有货币资金类结算性质的原始凭证，或者只有供应单位盖章的发票及其所附购买商品类别的清单，不足以证明此类经济业务事项的真实完整。

（三）过程性凭证收集

经济业务事项发生或完成时，填制或取得过程性原始凭证，其内容包括取得经济业务事项的数量、单价及金额的发票及清单，取得经办过程中各种单据等可以反映其全貌的信息收集，就是过程性凭证收集。

对于收集的过程性凭证，既包括预算（会议通知）、招投标公示文件，资金使用中期审计（会议议程）或政府采购合同，又要有会务发票、参与人签到表的签名盖章，还要有竣工验收记录及项目前后的对比照片等内容。

二、原始凭证的整理

单位会计人员取得经过审核无误的原始凭证后，在编制记账凭证前应对原始凭证及时整理。在实际工作中，原始凭证的整理分为三种情况：一是，经办人整理原始凭证；二是，出纳员（报账员）整理原始凭证；三是，会计人员（记账员）整理会计凭证。原始凭证的整理情况不同，整理原始凭证的要求也不一样。具体如下：

（一）经办人整理原始凭证的要求

1．经办人整理原始凭证的步骤。经办人整理原始凭证的步骤为：首先填制或取得原始凭证，经有关负责人审核无误后，按先货币资金结算凭证，后发票、领据等报销结算凭证，再申请表等预算结算凭证，依次粘贴在一起。例如，某事业单位人员参加培训会议，出差归来报销差旅费。经办人员报销时，先要将原始凭证整理、粘贴，经有关负责人审核无误后送财务部门报销。具体步骤如下图：

2．经办人整理原始凭证的要求。经办人所整理的原始凭证，应符合如下要求：

（1）相关人员签名盖章应齐全，不得缺项。经办人在经济业务事项发生或完成时，已经按照流程报请相关人员签名盖章，但不可否认，由于事情紧急或其他特殊情况，存在原始凭证缺少审批人员签名盖章情况。在进行报销审核时，会计人员应做好审核查对工作。对于缺项，应及时要求经办人按要求补充完善相关手续。如，单位从银行提取库存现金，填制的现金支票及其支票存根，内容都必须齐全完整，不得缺项、涂改，否则无法办理业务。作为经办人的会计人员在办理业务完毕，应在支票存根上填写经办人姓名，方可编制记账凭证，作为记账依据。

（2）原始凭证粘贴顺序合乎规范。重要的结算凭证在最上边，依次是发票及其清单、合同、验收记录等。除了单位内部凭证外，所有结算凭证，经办人均要签名，以示负责。

（3）原始凭证的整理应便于装订。原始凭证整理完毕，在编制记账凭证后，登记入账。原始凭证的整理既要适合审核查对，又要便于装订成册。大张的原始凭证在装订前就要折叠整齐，小张的、零碎的原始凭证可以均匀黏贴在一张空白黏贴单上，整洁美观，便于查找。

（二）报账员（出纳员）整理原始凭证的要求

1．报账员（出纳员）整理原始凭证的程序。报账员（出纳员）整理原始凭证，一般为村账镇管（村账乡管或社区账街道管）的村集体，或是委托代账公司代理记账的公司企业等单位。村账镇管的情况下，经办人报销时，将原始凭证送报账员整理。报账员整理原始凭证的程序具体如下：（1）金额较大的项目，应走“四议两公开”程序，经村民代表大会等批准方能办理经济业务事项。取得的原始凭证有：村代会通知、会议议程、签到表、投票记录等。（2）金额较大的经济业务事项，除了上步骤外，还应走公共资源交易中心程序，进行招投标。取得的原始凭证有：招投标公告、合同书等。（3）发票、资金申请表、竣工通知单、验收报告、审计报告等原始凭证。委托代账公司代理记账的企业，办理完毕经济业务事项后，直接按照第三步骤整理原始凭证即可。为便于说明问题，以某XX社区需对社区服务中心进行升级改造，预算资金约需30万元为例。其业务流程如下：

2．报账员（出纳员）整理原始凭证的要求。报账员（或出纳员）整理的原始凭证，应当符合如下要求：（1）经办人应把送交的原始凭证登记备查簿，记录载明报送日期、经济业务事项、原始凭证张数、经办人及其银行借记卡号。（2）报账员当面清点核对清楚原始凭证数量及金额，并与经办人一起签字确认。（3）报账员根据送交的原始凭证，按照先货币资金性质的结算凭证，再发票及其清单，最后所附其他合同等原始凭证顺序黏贴整齐。（4）报账员定期将黏贴整齐的原始凭证交由财务会计人员办理交接原始凭证，并登记备查簿。为便于说明问题，试举社区报账员报账一例如下：

例如，某街道XX社区收到创城区创城办督办单，急需维修路面一处，预算资金1.5万元。经济业务事项流程如下：

（三）记账员整理会计凭证的要求

1．记账员整理原始凭证的步骤。记账员整理原始凭证的情况有很多，一般有成本会计人员整理收发料凭证、成本费用分配凭证、产品出入库凭证等，出纳员整理银行结算凭证等。

对于成本会计人员整理原始凭证的具体步骤，一般有三步骤：（1）根据审核无误的原始凭证编制汇总原始凭证；（2）根据原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证；（3）根据原始凭证、记账凭证等登记账簿。

对于购买材料物资等交易事项，原始凭证整理的步骤一般有：（1）单位内部各部门申报使用计划；（2）供应部门根据使用数量，结合物资库存情况申请采购；（3）经办人集中采购或政府采购后，将材料物资验收入库（如为固定资产应录入固定资产资料，打印固定资产卡片）；（4）根据合同、发票和资金申请单付款；（5）会计人员根据相关原始凭证，整理编制记账凭证。

例如，某单位购买日常办公家具、设备等物资，需提供三方报价单、正规发票、购买合同，假设所购设备达到固定资产标准，采用信息化会计核算的单位应先录入固定资产管理模块，打印固定资产卡片并张贴至固定资产上。具体流程如下：

2．记账员整理原始凭证的要求。单位财务会计部门会计人员整理原始凭证，根据本人所负责工作业务大小定期整理原始凭证。原始凭证整理的具体要求为：（1）将经办人办理经济业务事项后交来的原始凭证整理完毕，先用直别针别上；（2）等空余时间，会计人员对原始凭证核对无误后，进行粘贴完毕。如果是银行结算凭证等需要日清月结的经济业务事项应在当天整理完毕；（3）根据整理完毕的原始凭证编制记账凭证，登记账簿。

总之，原始凭证的收集与整理属于会计工作的重要组成部分。可能一些人认为收集整理原始凭证简单，技术性较低，引不起高度重视，以至于一些教科书也没有重点介绍或讲解。我们认为，为加强单位内部控制规范，完善单位财务会计制度，提升会计核算信息质量，每一单位都要结合本单位内部控制规范和业务流程，加强原始凭证的收集和整理工作。