信息化之教育培训考试管理系统

◎ 建研科技股份有限公司 杨吉星

【关键字】教育培训考试 会员 用户 B/S 信息化 消息提醒

一、概述

本教育培训考试管理系统是一套集用户注册、审核，会员申请、审核，发起、申请、审核培训正考/补考报名，网上支付培训正考/补考费用，维护、分配听课地点和考试地点，自主打印听课证及准考证，记录并维护考勤信息，录入、维护及查询考试成绩，下达、打印领证通知及记录证书领取情况，各类消息提醒，同时支持多类统计分析功能的借助计算机来实现的B/S（浏览器/服务器）结构的信息化管理软件系统。(以下简称系统)

系统的使用者包括需要举办教育培训及考试等活动的机构各级管理人员（如表1），还包括在本系统内注册成功的企业用户和个人用户。其中企业用户分为会员企业用户和非会员企业用户，个人用户分为个人会员用户和个人非会员用户。

本系统的使用时机是任何需要举办教育培训考试活动的机构发起培训之前到所有考试通过的学员领取合格证书之后。由于本系统采用了B/S结构的实现方式，故可将本系统链接到机构的门户网站上，当需要举办一次教育培训考试活动时，该机构可在自己的门户网站上发布欲举办的教育培训考试活动的通知，同时提供本系统的链接地址，机构各级管理员和欲参加本次培训考试的企业用户和个人用户可直接点击该链接打开本系统的登陆页面，输入用户名和密码后登陆系统，参与并完成自己的教育培训考试等工作。

二、功能关系图

图1 教育培训考试系统业务功能关系图

系统的业务功能关系图如图1，整个系统从用户注册开始，一直到考试结束、证书领取工作完成结束，同时生成各类统计分析图表。系统实现了所有实线方框内的功能，虚线方框内的听课过程和考试过程及证书号码分配的功能不在系统内体现，但系统需要记录考勤（听课）结果、考试结果及每个考试合格的人员的证书号码，以便教育培训考试机构合理的安排培训的正考和补考及证书发放等工作。

三、系统功能详细描述

如表1所示，本系统由注册审核、培训管理、考勤管理、考试管理、成绩管理、基本信息、消息管理、统计分析等8大模块组成。以下为大家介绍本系统的具体的业务功能：

1、注册审核

表1 教育培训考试管理系统功能—角色关系表

（1）用户注册：本系统的用户群体为每一个企业和每一个个人，其中企业用户分为会员企业用户和非会员企业用户，个人用户分为个人会员用户和个人非会员用户。非会员用户只能报名参加管理员为非会员用户及所有用户举办的培训和考试，不能参加管理员为会员用户举办的培训和考试；会员用户则可参加管理员举办的所有培训和考试。企业和个人注册时需要登记邮箱信息，方便接收管理员对其发送的审核通过或审核不通过的电子邮件。企业注册时还须登记企业的名称、地址、所属省市及其他基本信息；个人注册时还须登记该人的姓名、性别、身份证号码、学历、职称、资质、毕业时间等信息。

（2）注册审核：企业或个人注册后，机构用户管理员需要审核每一个注册的企业和个人的信息，审核通过后，系统自动向企业和个人注册时登记的邮箱中发送通知注册成功的电子邮件，同时分配企业和个人的登陆用户名和密码，通过电子邮件一并发送。如果审核不通过，系统也会向企业和个人注册时登记的邮箱中发送电子邮件，告知企业和个人未将其审核通过的原因（一般原因为该企业或个人已经在系统中注册过）。审核通过后，企业用户和个人用户便可以用机构用户管理员为其分配的用户名和密码登陆系统。

（3）申请成为会员：注册成功的企业用户和个人用户可申请成为会员用户，普通用户升级为会员用户的条件（如缴纳会费等）需要机构提供。

（4）会员申请审核：机构用户管理员依据机构制定的普通用户升级为会员用户的条件，依次审核所有申请成为会员用户的企业和个人，审核工作结束后系统自动向该用户注册时登记的邮箱中发送审核结果的邮件。

2、培训管理

（1）发起培训正考/补考：机构培训管理员在本系统内发起一次培训，然后在系统内注册成功的企业用户和个人用户便可以申请参加这次培训。管理员发起培训时，需要确定本次培训的起始日期、终止日期、报名起止日期、缴费起止日期、打印听课证起止日期、打印准考证起止日期、领取证书起止日期等关键性的日期；培训考勤合格率；系统内各类用户的报名价格；参加培训的人员的资质、工作年限、职称、学历等条件的内容。当参加本次培训考试的所有人员第一次考试并未全部通过时，机构培训管理员需要视情况发起一次针对本培训的补考，没有通过本次考试的人员可以申请补考。一次培训只能发起一次补考。机构培训管理员在发起培训时，须先选择本次欲发起的培训的类别，培训的分类由机构系统管理员在基础信息模块中的培训分类功能中维护。

（2）申请培训正考/补考：机构培训管理员发起一次考试（正考）或补考后，注册成功的企业用户和个人用户便可以申请参加机构培训管理员发起的培训考试。企业用户需要选择自己企业内符合培训条件的人员（本企业的人员可由企业用户在基本信息模块中的人员信息维护的功能中维护）报名参加本次培训考试；个人用户也需根据机构培训管理员发起培训时确定的条件来申请参加培训，如不符合条件，则不能参加本次培训考试。

（3）培训正考/补考申请审核：企业用户和个人用户申请了某次培训后，机构培训管理员需要审核所有申请参加本次培训考试的人员。审核通过后，系统自动给这些企业用户和个人用户发送消息，告知这些企业用户和个人用户机构培训管理员的审核工作已经完成，企业用户可以查看本企业内审核通过的人员名单，个人用户也可查看本人是否被审核通过。

（4）培训正考/补考缴费：当企业用户中的参加培训的人员和个人用户的审核都通过后，企业用户需要根据本企业内审核通过的人数和机构培训管理员在发起培训时确定的各类人员的报名价格确定本企业需要向机构缴纳的培训考试费用，通过网上银行进行支付；个人用户也需通过网上银行的功能向机构缴纳培训考试费用。

（5）培训正考/补考缴费确认：当企业用户和个人用户通过网上银行的功能向机构缴纳了培训考试费用后，机构财务管理员可以直接查看到他们的缴费结果，包括缴费的企业名称（企业中的每一个缴费的人员的详细信息）、个人名称、缴费金额等内容，并依次进行确认，缴费确认工作结束后，机构财务管理员向所有确认成功的缴费企业用户和个人用户发送确认成功缴费的通知。

（6）分配听课地点/批次：机构听课地点管理员根据本次培训的缴费总人数分配听课地点。听课地点由机构系统管理员在基础信息模块中维护，需要记录听课地点的名称、地址、交通路线和能容纳人数等信息。分配听课地点时，机构听课地点管理员需要根据已缴费的人员数量和已经分配了的听课地点所能容纳的总人数来为本次培训分配批次。

培训批次=[已缴费总人数/已分配了的听课地点所能容纳的总人数]+1

机构听课地点管理员还需为每个培训的批次确定培训的开始、结束日期，具体的培训时间及其他附加信息。

确定好听课地点和培训批次后，机构听课地点管理员为每一个成功缴费的人员分配听课地点和培训批次。

注：机构听课地点管理员确定好听课地点和培训批次后，也可由企业用户和个人用户自行申请听课地点和培训批次，某一培训批次的某个听课地点已经申请满员后，企业用户和个人用户只能申请别的培训批次或听课地点。

（7）打印听课证：机构听课地点管理员为每一个缴费成功的人员分配好培训批次和听课地点后，企业内人员由企业用户统一打印听课证，个人用户自行打印听课证。听课证上需记录本人的姓名、身份证号码、照片、用户类型（企业用户、个人用户）、所属企业、培训时间和培训地点等信息。

3、考勤管理

（1）考勤登记：机构考勤管理员将在培训过程中记录的所有已经分配了听课地点的人员的考勤情况导入到系统中。考勤结果有两种：合格、不合格。满足机构培训管理员在发起培训时确定的考勤合格率的人员为考勤合格的人员，可以被分配考场、打印准考证并参加考试；反之，则为考勤不合格人员，不能参加考试。

（2）考勤查询：企业用户可以查看本企业内所有听课人员的考勤情况；个人用户可查看自己的考勤情况，如和实际不符，企业用户和个人用户可向机构提出质疑，由机构考勤管理员调整问题人员的考勤信息。

4、考试管理

（1）分配正考/补考考场/批次：机构考试地点管理员根据考勤合格的人员总数确定需要安排多少个考场并为他们分配考场和准考证号码。考场信息由机构系统管理员在基础信息模块中维护，需要记录考场的名称、地点、交通路线和能容纳人数等信息。考试批次的计算同培训批次的计算。

（2）打印正考/补考准考证：机构考试地点管理员为每一个考勤合格的人员分配好考场后，企业内人员由企业用户统一打印准考证，个人用户自行打印准考证。准考证上需记录本人的姓名、身份证号码、准考证号码、照片、用户类型（企业用户、个人用户）、所属企业、考试日期、考试具体时间和考试地点等信息。

5、成绩管理

（1）正考/补考成绩登记：考试结束后，机构成绩管理员将所有参加了考试的人员的考试成绩导入到系统中。考试结果为合格和不合格。

（2）正考/补考成绩查询：企业用户查看本企业内参加考试的人员的考试结果；个人用户查看自己的考试结果。

（3）领证通知：本次培训的正考和补考工作结束后，机构证书管理员为2次（正考考试、补考考试）考试中所有考试合格的人员分配合格证书及编号，之后向所有企业用户和个人用户发送领取证书的通知，通知内容包括人员的姓名、性别、身份证号码、证书号码、领取证书的开始时间和结束时间等信息。

（4）打印领证通知：企业用户和个人用户打印领证通知单。

（5）证书发放及记录：机构证书管理员记录所有考试合格人员的证书领取情况。

四、系统特点

1、权限分配 各司其职

本系统中举办培训的机构的所有工作（功能）可分解到多个岗位（多个系统角色）来完成（如表1），各个岗位的工作人员互相合作、互相监督，又互相约束，很好的保证了机构能够顺利的完成其举办的所有培训的工作。

2、邮件通知 消息提醒

邮件通知：本系统提供多种邮件通知的功能，邮件由机构用户管理员发送，申请成为用户及申请成为会员的企业和个人接收邮件。邮件从机构的邮箱发送至用户注册填写信息时登记的邮箱中。

表2 邮件通知功能的发送时机和发送内容举例

消息提醒：本系统实现多种消息自动提醒的功能，消息由机构管理员发出，个人用户和企业用户接收管理员发给自己的消息。具体内容如表3。消息提醒的功能也可借助移动终端设备来实现直接将消息发送至个人用户和企业用户注册时登记的移动手机号码中。

3、逾期不待

表3 消息提醒功能的发送时机和发送内容举例

表4 系统内互相约束的时间

机构培训管理员发起培训时曾确定了本次培训的报名截止日期、缴费截止日期、打印听课证及打印准考证的截止日期等日期，若用户过时未履行其该完成的工作，则他将不能再继续参与本次培训的其余活动。

4、自动过滤选择集合

本系统自动过滤出多个业务的符合条件的人员的集合，方便系统内各个用户筛选符合条件的人员的操作。针对某一次培训，人员集合自动过滤的功能体现如表5。

5、统计分析

本系统实现多方面、多维度、多层次的统计分析的功能，如按照注册的用户来统计，可统计某一地区的用户数量、可统计某一企业类型的用户数量等；按照人员信息来统计，可统计不同资质的人员数量、不同学历、职称、专业等的人员的数量；按培训机构发起的培训来统计，可根据培训针对的对象、举办培训的年份等条件进行统计。

机构各级管理员可查看本机构组织的所有培训考试的统计结果；某企业用户只能查看自己企业参与的培训考试的统计结果。

统计分析示例：

（1）历次培训综合人数统计

表5 功能—选择集合对照表

表6 历次培训人数统计分析表

表6-1 报名人员列表（正考/补考）

表6-2 审核通过的人员列表（正考/补考）

表6列出了某一次培训的正考和补考过程中的几个关键环节，用于统计对应培训和其当前环节的符合条件的人员的数量。点击某一人员数量，打开人员详细信息的列表，如表6-1。

未审核通过的人员列表形式同审核通过的人员列表(表6-2)。

未缴费的人员列表形式同已经缴费的人员列表。

未分配听课地点的人员列表形式同已分配听课地点的人员列表。

考勤不合格的人员列表形式同考勤合格的人员列表。

未分配考试地点的人员列表形式同已分配考试地点的人员列表。

考试不合格的人员列表形式同考试合格的人员列表。

未领取合格证书的人员列表形式同已经领取合格证书的人员列表。

表6-3 已经缴费的人员列表（正考/补考）

表6-4 已分配听课地点的人员列表

表6-5 考勤合格的人员列表

表6-6 已分配考试地点的人员列表

表6-7 考试合格的人员列表（正考/补考）

表6-8 已经领取合格证书的人员列表（正考/补考）

（2）系统内所有人员的资质情况统计

图2展示了系统内所有人员的资质情况（各资质所占比例），点击图2中某一饼状区域，打开符合于本区域条件的人员的详细信息的列表。形式同表6-1。

注：可参照本形式完成对注册的用户所属区域（地域分布）、非会员/会员比例（普通用户和会员用户比例）、培训的分类等方面的统计。

（3）历次培训参加考试—考试合格人数统计分析

图3展示了历次培训的参加考试—考试合格的人数对比统计分析，点击图3中某一柱状区域，打开符合于本区域条件的人员的详细信息的列表。形式如表6-1。

五 总结

综述，本系统实现了一套教育培训考试工作的总流程，随着系统的广泛应用，越来越多的用户从中受益，越来越多的企事业单位借此助力自己单位向“无纸化办公”进程迈进了一大步，较大的改善和加强了企事业单位的管理能力、决策能力、应急处理能力及公共服务能力。为实现我国“综合信息基础设施基本普及、信息技术自主创新能力显著增强、信息产业结构全面优化、国家信息安全保障水平大幅提高、国民经济和社会信息化取得明显成效、国家信息化发展的制度环境和政策体系基本完善、国民信息技术应用能力显著提高”的宏伟战略目标打下坚实的基础。

图2 系统内所有人员的资质情况统计

图3 历次培训参加考试—考试合格人数统计分析