大协同的时代即将到来

◎ 本刊记者 于巧稚

协同软件作为当今风靡一时的信息化系统，被各类企业争相追逐，如今已经广泛应用于各行各业，贯穿于企业发展的各个阶段。尤其是企业在经历了创业、集体化、规范化三个阶段后，便进入精细化管理阶段，各个部门、各个岗位的工作更加专业化，跨部门、跨组织的工作时常出现，为完成某一跨部门任务而组建的虚拟团队大量存在，工作人员往往同时兼具多种角色。此时，以提升团队协作能力为主要应用目标的协同软件，成为在管理制度众多、管理层级较长、职责角色复杂的组织中，恢复其活力的有效工具。“协同”的概念也随着时代的发展而富有更深的含义，不仅包括人与人之间的协作，也包括不同应用系统之间，不同数据之间，不同终端设备之间，不同应用情景之间，人与机器之间，科技与传统之间等全方位的协同。

协同时代应解决信息孤岛

企业信息化的发挥应该是一个循序渐进的过程，从西方信息化开始较早的国家来看，信息化的实施和应用并不是一步到位，而是通过循序渐进的过程逐步建立起来的。因此，信息化的发展大多是从初级阶段到中级阶段，再到高级阶段的发展过程。在企业处理某项工程或者业务时，也会单独开发或引进一个个应用系统。这些分散开发或引进的系统，通常缺乏整体考虑，更不会统一考虑数据标准或者信息共享等方面的问题，盲目追求“实用快上”的目标导致了信息孤岛时常发生。长期以来，由于信息化普及的深度和广度不够，很多企业将信息化的重心放在设备选型或网络构筑上，没有用心进行信息资源的开发与利用，因而导致对“信息孤岛”问题长期存在得不到解决。

那么企业CIO该如何有效地解决信息孤岛的问题呢？

首先要理顺企业的数据流。信息系统的实施是建立在完善的基础数据之上的，而信息系统的成功运行则是基于对基础数据的科学管理。企业信息化需要数据准确性、可靠性和及时性是以各个业务系统数据完整和正确为基础的，数据的统一是企业信息化建设成功关键之一。

其次要进行统一信息资源规划。CIO应该对企业信息资源建设进行整体规划及统一部署，建立各个部门系统发展可持续目标，机构内部的各种资源的配置要从整体优化的角度考虑，资金、设备、技术、人员、信息等要素的投入要达到低投入、低消耗、高效率的可持续使用。

最后通过集成平台实现系统应用的集成。集成平台是可以适应于不同系统之间信息共享的通用工具，就是通过企业应用集成技术将企业的业务流程、公共数据、应用软件、硬件和各种标准联合起来，在不同企业应用系统之间实现无缝集成，使它们像一个整体一样进行业务处理和信息共享。当在多个企业系统之间进行商务交易的时候，集成平台也可以为不同企业之间实现系统集成。

由于数据中心的服务器数量与联接到互联网的设备数量正在以惊人的速度增长，对于这些孤岛之间更具一致性的协作需求变得愈发普遍，解决信息孤岛急需降低数据中心的复杂性。行业领袖和分析师一直都在关注信息孤岛的问题。根据2010年的一个调查报告显示有60%的CEO认为其当前的基础设施复杂性较高，79%的CEO预计在以后五年中复杂性将会不断提升。在数据中心领域内，诸如云计算和整合基础设施等最近的创新技术已经开始有助于降低其中的复杂性，然而在排除信息孤岛的问题上仍存在严重挑战。

未来的信息化发展，不在单单是各个业务系统的应用，更多的是系统之间、数据之间能够实现协同。信息孤岛是一个长期存在的现象，对现存的信息孤岛采用集成的方式，对个别无法集成的旧系统采用替换升级的方式实现信息共享，必要时从规划开始对现有系统进行全面的升级和改造。

因科技从而实现移动协同

移动协同是当今高速发展的通信业与IT业交融的产物，它将通信业在沟通上的便捷、在用户上的规模，与IT业在软件应用上的成熟、在业务内容上的丰富，完美结合到了一起，使之成为了继电脑无纸化办公、互联网远程化办公之后的新一代办公模式。与云计算同时兴起的是移动技术的迅速发展，二者相辅相成。有赖于各种移动设备的发展，特别是苹果手机、安卓系统智能手机大行其道，手机智能化、手机PC化已成为趋势，再就是以ipad为代表的平板电脑的大力发展，其屏幕的大小足够支撑所有的系统应用，这些都为移动协同提供了良好的保证。如何利用移动，如何让它在企业管理中发挥自己的作用成为协同软件的重要课题。

目前有很多软件产品，将移动应用提升到一个新的高度，也预示着一场工作革命即将到来：人们可以不必呆在办公室守着固定的工位，靠电话、邮件或口头传递信息来办公，也可以不必拉网线就登录协同，如果你愿意，也可以不用电脑，掏出iPad或者智能手机，在你想去的任意地方登录协同，随时工作。

移动协同实现了碎片化时间的应用，在乘坐交通工具、会议间隙等碎片时间可以用来进行工作的处理或者进行知识学习，智慧协同的快速审批、日程查看、单据审批等功能都可以快速的解决，移动设备实时在线的特性也能保证信息处理的及时，使协同管理更具效率。

党的十七大报告已将“信息化”工作的开展提到了全新的历史高度，信息化将成为社会科学发展的重要推动力量。作为信息化科技发展的最新成果，“移动办公”的出现，为现代社会提供了一种全新的工作模式。它使政府和企事业单位的领导、办事人员不用再全天困守在办公室中批示和处理工作事务，它使信息指令能更快传递，使得工作场所变得没有局限，让办公事务变得可以随心所欲，它是中国在信息化技术研发和应用上的自主创新。它的使用简便，适用性广、功能性强等特性，使其在改造和提升各产业的竞争力，更大程度发展社会生产力，推动节约型社会建设等方面都有出色的推动作用，正在受到政府各界和社会各产业越来越多的重视。

打破人与人之间的隔阂

实施信息化通常要对各个业务进行整合。这些业务尽管更多的时候从属于企业的不同人员、不同部门，但本质上来说它们都是紧密关联的，并形成企业特有的业务体系，企业需要对各个业务进行充分的整合以使业务能够协调和平滑运作，任何业务链的“断折”或业务的“死角”都会对企业的运营产生影响。

完成一个项目通常需要多人共同协作，人与人之间通过完成项目的一系列事件而联系在一起。事件的发生的次序决定了系统内用户信息传递的流程。这样对于协同办公系统中的每个用户，登录系统都会获取一个实时的事件清单，用户只需对当前事件进行响应，简化了以往繁杂的处理过程。

人与人之间的协作，这是在企业的每个角落里时刻都在发生的。人与人之间的屏障应该被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的“虚拟团队”。例如一个项目，随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，甚至可包括外聘专家、相关客户、合作伙伴等。为统一目标而设的“虚拟团队”中的成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。“虚拟团队”不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。而在协同应用平台中，这些资源可以突破各种障碍而被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。协同应用的解决方案帮助企业整合了各种资源，因而协同应用平台也应具备如下三个基本特点：即整合性，实现各种信息及业务环节的关联和统一管理；联贯性，实现“以点带面”的连通运作；灵活性，实现“随需而应”的动态组合及相互协作。

科技与传统的和谐

胡锦涛总书记在庆祝清华大学建校100周年讲话中，从加快建设创新型国家的要求出发，明确提出要积极提升原始性创新、集成创新和引进消化吸收再创新能力，积极推动协同创新。第一次提出了“四个创新”，丰富和发展了中国特色自主创新的内涵。中央各级领导和研究学者也在不同的场合宣讲和诠释协同创新的内涵和重要性。

河南二建常务副总经理王海民在企业实施了协同系统后曾颇有感慨的说，信息化条件下催生出的新的工作方式改变了二建人的工作状态，更改变了人们的精神面貌，造就了一个新二建，塑造了一个新图腾。协同软件催生了河南二建的“协同理念”，协同理念构造了河南二建宽容和谐的阳光文化和团队，这是二建的生命之本。劳动者和信息化工具相结合的河南二建，已经进入“人剑合一”的境界。信息化的工具支撑了他们管理体制的初步变革，也正在催生着他们新的更大的变革。

对于协同OA用户来说，人性化的界面设计往往是用户良好OA体验的关键环节。同时，走好界面人机交互第一步，也将为客户带来更为易用的OA管理体验。近年来，人性化的界面设计受到很多厂商的关注，并纷纷推出各类吸引眼球的设计。将科技与传统结合，甚至用科技实现传统都已经成为下一步信息化发展的趋势，不能因为科技进步而缺失了传统。

正如一位信息化专家所言，信息化是一项"只有开始没有结束"的事业，信息化伴随着企业的诞生而诞生，伴随着企业的发展而发展。在信息化飞速发展的今天，要赶上时代的变化和发展，企业就必须与时俱进，不断改革和创新，朝着大协同时代而不断奋进。