浅谈电子考勤的优势及简介

朱春梅

(中国石化共享东营分公司人力资源业务服务部薪酬计发业务部，山东 东营 257000)

如何在电子考勤系统中完成考勤填报、考勤审核、数据传输等工作。人事资源共享分中心在胜利油田进行深入调研，明确基层的考勤模式、考勤管理方式、考勤现状及实际业务需求，同中原油田、河南油田、江苏油田、江汉油田、华东石油局等油田兄弟企业的考勤主管人员共同探讨油田板块企业考勤管理上的共性及差异性，再结合炼化企业的考勤管理特点及要求，梳理出各个直属企业的考勤模式、管理方式、出缺勤项目和特殊出勤项目。

一、电子考勤的建设背景

(一)企业考勤现状：(1)手工维护多张考勤表；(2)考勤数据须层层汇总，层层审批；(3)考勤管理人员不方便监控、核查考勤信息；(4)重复性工作量繁重，容易引起人为错误。

(二)电子考勤平系统台优势

1.简便：考勤录入简便，日考勤数据可按排班自动录入，考勤管理员仅需修改员工的特殊考勤项；考勤审核简便，可随时查看考勤结果；员工查看方便，可随时查看考勤情况。2.灵活：可灵活搭建考勤架构，考勤员可填报多个机构中的不同考勤班组的考勤。考勤项目可根据单位实际设定，部分项目标准可自行设置。3.高效：只需维护考勤明细，考勤明细高度一致；考勤结果即时汇总，无需人工计算，便于及时核对；考勤结果审核后，可一键传输。4.准确：考勤结果系统自动汇总，减少手工操作，减少出错概率；考勤结果可即时反查，即时修改。

二、电子考勤逻辑构架

（一）平台的系统构架，考勤的基础配置：

1.基础支撑 统一授权，统一登录，统一集成，电子考勤中的组织机构信息直接从SAP中调取，人员登录的信息与中石化统一账户信息一致。

2.业务功能：用户可根据前期的配置，完成班组管理、人员排班等员工分配操作。根据权限的划分，可完成考勤填报和考勤审核。

3.系统管理：企业可根据自身要求进行机构、人员、班次、权限、考勤类型和考勤工资项的配置。

4.统计分析：维护考勤时，可在考勤汇总里实时看到所有考勤项的汇总，同时可以查看历史考勤信息。考勤提交系统后，可导出考勤公示表

（二）考勤权限的处理，人员的分工

1.考勤录入员：基层劳资员：根据员工出勤情况维护考勤内容，核实考勤汇总结果，确认无误后提交上级审核。

2.勤管理员：负责企业人员、机构、班组的配置和日常工作中人员班组的调整。根据企业需求，可设置两级审核；三级审核员：审核基层提交的考勤数据是否正确。发现错误时及时更改。确认无误后，若二级需要审核时，将本单位考勤提报二级；若不需要二级审核时，可直接向HR系统发送考勤数据。二级审核员：审核三级单位提交的考勤数据，发现错误可打回三级单位进行更改。若数据无误，可提交HR系统，完成考勤的维护。

三、电子考勤系统的操作指南

考勤系统的配置、填报、审核等操作。

（一）浏览器设置：使用IE9以上版本的浏览器；前期的兼容性视图和历史记录的配置可保证人员操作时页面格式的正确；若未完成配置，可导致使用者看不到操作按钮或者界面空白等情况。

（二）系统配置：电子考勤初次上线时需要对所有人员完成配置，维护的顺序依次为：机构设置—班组设置—人员排班—人员管理，若未完成配置，会影响正常使用。

（三）考勤填报：考勤填报可批量操作，也可单独维护；机构设置中维护自动填报时，系统可每日自行填报考勤，无需人工点击班次出勤；点击考勤汇总可显示所有人员出勤类型、天数；确认无误后点击提交，报上级审核。考勤状态可随时查看，方便企业核对该人员考勤数据处于何种状态，有利于日常的检查与核对。

考勤周期说明：按照集团要求考勤周期为月初至月末，部分考勤周期非月初至月末的单位，根据业务规范要求进行适应性调整。特殊出勤项目：大夜班、小夜班、节假日加班、休息日加班、付薪平日加班、野外出勤、艰苦地区出勤、一线工作出勤、滩海工作出勤。

（四）考勤审核、提交HR 待审核：基层单位已填报完成，提交考勤；已审核：三级审核员已审核通过基层单位考勤；被打回：被上级审核员驳回的考勤数据；未提交：基层单位尚未提交考勤。

四、推广前景

（一）推广状况 目前，胜利油田应用覆盖率已达到80%以上，每月录入近8万人的考勤，均成功用于工资计发。企业只要在考勤系统中录入了考勤，就不需在SAP系统中再做考勤录入及审批的操作。在胜利油田成功应用的基础上，我们也针对安工院、仪征化纤、华北石油局、河南油田等企业的考勤需求，由盈科顾问进行了适应性分析对接，齐鲁石化也专程到我们共享中心学习了考勤系统，做了深入的探讨交流。

（二）应用现状

明显缩短考勤填报周期，效率大幅提高。以前基层单位需同时填写多张考勤表，现在我们考勤系统一个界面即可满足需求，手段由繁至简；各级管理员可以直接查看到每名员工的考勤情况，管控力度得到提升；企业开通权限后，员工可在自助平台随时查看个人的考勤。

（三）系统展望

请销假功能：集团公司的请销假功能已开始调研论证，它将使考勤系统的功能更加完备。员工可通过系统随时提出申请，管理人员可直接通过网络审核员工申请，审核通过的假期直接集成到考勤中，实现系统出缺勤的自动录入。员工请销假更加便捷，管理人员审核更加及时、监督更加到位。将来还会发布统一的接口规则，规范接收外围系统提供的考勤数据。实现与主流考勤机的数据对接；对于企业自建考勤系统，可直接与我们集成考勤结果数据。差旅报销系统中的差旅假期数据也可实现集成。