关于高校会计档案管理的思考

田志辉

(邯郸职业技术学院财务处，河北 邯郸 056005)

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。高校会计档案既是学校在教学、科研、行政管理、后勤服务中经济活动的历史纪录，又是高校档案的重要组成部分，是一种重要的经济信息资源，会计档案是否真实、齐全、准确、完整，将直接影响到高校会计档案管理的质量以及高等教育事业的健康发展。会计档案具体包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证等会计凭证;总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账等会计账簿;月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明等其他财务报告;还有其他如:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、实行会计电算化单位的软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件等，均应视同会计档案统一管理。

一、高校会计档案管理中存在的问题

1.会计档案管理没有做到专人专职负责

高校财务部门普遍存在人员不足，大多数学校都是由会计主管人员兼职会计档案的装订及保管工作，没有专门的人员负责文件的收发、传递、归档，就造成了有关人员手中都有档案资料各自为政。会计人员保管会计凭证、会计账簿;负责报表编制的人员保管会计报表;负责工资的人员保管工资资料;负责公积金的人员保管公积金的账册、资料;负责基本建设账务处理的人员保管基本建设的相关账册，合同等资料，而文件更是谁负责的就在谁的手上。没有做到统一保管，统一管理，这样就不能保证会计资料的完整性。

2.会计档案管理没有做到设立专门库房

现在大部分高校的会计档案存放在办公室，在各自经办人员的手中，没有配备专门的房屋和专用柜，缺乏会计档案资料存放的安全性。存放在办公室的会计档案存在易丢失、潮湿、污损的问题，不符合档案管理的防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防霉、防光的“七防”要求。而磁性介质还要防热、防冻、防磁，存放在办公室中，也不符合会计档案管理的要求。

3.会计档案管理存在资料收集不齐全

会计档案包括各种会计凭证、会计账薄、财务报告等和其他类材料。部分高校在收集存档会计档案资料时，只把会计凭证类、会计账薄类、财务报告类整理归档，对于许多上级下发的文件没有归档;基本建设财务当中的立项文件、合同、协议、审计报告等资料也没有归档;特别是会计电算化下的财务系统软件、电子文件、程序文件、备份文件等磁性介质重要资料，没有按照会计档案的要求及时备份和归档保存。

4.会计档案管理中存在会计档案保管不规范

各高校每年形成的会计档案，在年度终了后，应当由财会机构暂时保管一年，期满后填制会计档案移交清册，向档案机构办理移交手续，由本单位档案机构统一保管。可是，在实际工作中，许多学校为了自己方便查阅，往往过了保管期限还没有移交存档。还有的学校只是按照规定的期限移交会计凭证、会计账簿，而对自己需要经常用到的会计报表、工资资料、合同、协议等会计资料不移交，或者几年移交一次。

各高校应当建立会计档案借阅登记制度，本单位人员调阅，应经会计机构负责人同意。外单位人员调阅，应经校长或主管财务的副校长审批，方可办理调阅手续。可许多学校没有建立会计档案借阅登记清册，认为大部分都是本单位人员查阅，一般没有问题，而外单位调阅的时候基本没有，本着省事的态度，就没有建立会计档案借阅登记清册。

5.会计档案的鉴定销毁工作滞后

会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。对于保管期满的会计档案，除了还有继续保存价值的应当单独抽出立卷外，其余需要销毁的，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经上级主管单位和单位领导批准后进行销毁。而在实际工作中，高校对会计档案的鉴定销毁工作普遍滞后。财务部门对鉴定保存到期的会计档案是否还存在继续保存的价值，不敢轻易下结论，害怕一旦鉴定有误，销毁了有价值的档案，会造成无法挽回的损失，本着谨慎的原则，会计档案不予鉴定销毁或被无限期地后延。

二、高校会计档案管理工作中存在问题的解决办法

1.会计档案的归档保管要专职专人

高校的会计档案管理工作应当指定专门会计人员负责全面财务档案管理，并保持相对稳定。会计档案管理人员负责会计档案的收集、装订、分类、归档及保管、销毁工作。应定期从各经办人员手中收集会计档案，及时装订归档，编写存档目录和分类卡片。会计档案管理人员应当建立健全会计档案的管理制度，建立会计档案清册，将会计档案的内容、保管期限、存放地点等内容登记清楚;建立会计档案借阅登记清册，做好会计档案的借阅登记;建立会计档案移交清册，及时完整地将会计档案移交到档案部门;建立会计档案销毁清册，配合档案部门完成会计档案的鉴定销毁工作。建立健全会计档案的管理工作，提出合理化建议。

2.做好会计档案管理工作中的保密工作

做好会计档案管理工作中的保密工作，重点是会计档案的库房管理。会计档案库房应按照国家有关规定单独兴建，即使现在大部分学校不具备这个条件，也应做到以下三点:第一，不应将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。第二，库房建设要做到“七防”，设施齐全。第三，应尽量做到库房和阅览室分开。会计档案库房应由会计档案管理人员专人管理，制定库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

3.会计档案资料的收集要完整及时

会计档案包括会计凭证类、会计账薄类、财务报告类和其他类。因此会计资料的收集要包括会计凭证、会计账簿、会计报表、工资资料、采购合同、各种维修协议合同、项目立项批文、各种监理、检测等合同和审计报告以及上级下发的各种文件，还应包括电算化会计下的财务核算系统软件、数据结构、电子文件、程序文件、备份文件等磁性介质重要资料。会计数据的备份应规定间隔一定的时间就备份一次，会计数据应分别存储于两个以上不同的地点。

4.会计档案的调阅、移交应严格按规定手续办理

各高校应当建立会计档案借阅登记制度，本单位人员调阅，应经会计机构负责人同意。外单位人员调阅，应当持本单位介绍信，注明调阅内容，经校长或主管财务的副校长审批，方可办理调阅手续，与介绍信调阅内容无关的档案不予提供。调阅会计档案，不得拆散原卷册，不得在案卷中标记、涂画，不得抽换和拆封，不得携带出档案室。需抄录和复制的凭证，由会计机构负责人签署意见报经领导批准。所有调阅的会计档案，均应认真履行登记、签字手续，并限期归还。档案使用完毕后应及时清对、检查，发现问题，及时进行补救。

各高校应当建立会计档案移交清册，会计部门按规定保管会计档案一年期满后，应当及时编制会计档案移交清册，及时完整地将会计档案移交到本单位档案部门，由档案部门统一管理。

5.会计档案的鉴定销毁要严密

对保管期限已满的会计档案，单位档案人员要提出销毁意见和鉴定申请，拟制鉴定计划，提交给鉴定小组。单位财务机构按分工分别审阅会计档案的内容及特征，进行初步鉴定，严格审查并编制“会计档案销毁清册”，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，以书面形式报经主管部门批准后销毁。经批准销毁的会计档案中，属于未了解的债权债务原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案机构保管到结清债权债务时为止，并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。项目正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

销毁会计档案时，应由档案机构和财会机构共同派员监销，还要有审计部门人员参加监督。销毁前，按会计档案销毁清册所列项目逐一核对。销毁后，要在销毁清册上签章，归入档案。

6.建立会计档案监督管理长效机制

各高校应加强对会计档案管理工作的监督管理，可申请由同级或上级审计部门每年对会计档案管理工作进行例行检查。检查财务部门的会计档案管理制度是否建立健全，对会计档案的收集、整理、装订、立卷是否完整、规范，对超过保管期限的材料给出合理化建议，移交会计档案是否及时、手续是否齐全、会计资料是否完整。检查会计档案鉴定销毁工作是否按规定时间进行，并采用抽检的方式对会计档案鉴定质量进行审查。

总之，会计档案是高校档案的一个重要组成部分，会计档案管理的规范与否，也反映了一个学校财务管理水平的高低。因此既要加强档案管理人员队伍的建设，又要提高会计档案管理人员素质修养，切实增强会计档案管理人员的法制意识，积极参加会计档案整理和管理的业务知识培训学习，不断规范管理会计档案流程，改善保管条件，确保会计档案的安全性及完整性，为单位财务工作、审计工作和制定经济决策提供有力保障。

［1］李萍.高校会计档案鉴定销毁滞后原因分析与对策［J］.机电兵船档案，2006，(5):42～43

［2］杨虹.会计电算化与企业内部控制［J］.中国农业会计，2007，(01)