孵化器建设和运营中的成本控制与管理

○罗超

（武汉东湖新技术创业中心有限公司 湖北 武汉 430000）

成本控制是一门花钱的艺术而不是一门节约的艺术。如何将每一分钱花得恰到好处，将武汉东湖新技术创业中心有限公司（以下简称创业中心）的每一项资源都用到它应该用到的地方，如何从战略的高度来控制成本，这将是创业中心成本管理的最大难题。目前中心的网络孵化格局已初步形成，如何提高各地孵化器项目盈利能力？如何加强各孵化项目的成本管理？笔者将从孵化器工程成本和运营成本两大方面来分析说明。

一、孵化器的项目工程建设阶段的项目成本控制与管理

1、工程建设阶段的项目成本控制与管理

（1）建设项目决策阶段成本控制与管理。项目决策正确，意味着对项目建设作出科学的决断，并在建设的前提下，选出最佳的投资行动方案，达到资源的合理配置。这样才能合理地控制成本，且在实施最优投资方案过程中，有效地控制成本。项目决策失误，主要体现在对不该建设的项目进行投资建设，或者建设地点的选择错误，或者投资方案的确定不合理等。诸如此类的决策失误，会直接带来不必要的资金投入和人力、物力以及财力的浪费，甚至造成不可弥补的损失。

（2）建设项目设计阶段成本控制与管理。国内外实践证明，对项目成本影响最大的阶段，是约占项目总建设周期四分之一的设计阶段。在初步设计阶段，影响项目成本的可能性为75%～95%；至施工图设计结束，影响项目成本的可能性为35%～75%；而从施工开始，通过技术组织措施等手段影响项目成本的可能性只有5%～10%。由此可见，在项目做出投资决策后，成本控制的关键就在设计阶段。

（3）建设项目施工招投标阶段成本控制与管理。项目招投标阶段业主可委托具备相应资质的建设工程造价咨询单位，编制实物工程量清单或工程标底，及一系列招投标阶段的相关文件。业主要编制好招标文件，工程招标包括设备、材料采购招标和施工招标方面。招标文件确定了建设工程施工招标的原则和程序，规范和指导工程建设施工招标的各个环节，对建设工程从项目报建到合同签订的全过程都进行了详细的规定。

（4）建设项目施工阶段成本控制与管理。重视资金的时间价值，控制建设期利息支出；加强合同管理，减少施工索赔，提高反索赔能力；加强控制，严把工程变更。

（5）建设项目竣工决算阶段成本控制与管理。竣工结算阶段是工程成本控制的最后阶段，控制的关键在于核实增减成本项目的工作量，防止不合理增加工作量。应根据施工合同的约定、竣工资料、现场签证和工程变更材料进行审核。该阶段应认真审核工程预结算、决算，剔除其中多算的工程量、高套定额、高取费用、不切合实际的签证、不合理的技术措施等增加的费用；应根据所掌握的材料价格信息，着重审查是否抬高材料价格；应加强合同管理，实行合同逐项审查制度，使工程成本通过具有法律约束力的合同得以确认和控制。

2、工程项目成本控制与管理失控的常见原因及对策

工程项目成本控制与管理失控的常见原因主要有：轻视前期成本控制；合同条款欠严密；设计变更、现场签证管理混乱。为此，提出以下几点对策。

（1）提高可行性研究阶段成果的深度要求，对项目风险做进一步的分析和研究。

（2）成立一个有丰富的专业知识和谈判经验、并具有较强的分析判断能力和应变能力的谈判组织，做好谈判前各种资料收集和分析，拟定谈判方案，做到知己知彼，争取签订一个有利的、合理的、低价的合同。其次，对工程施工过程的风险要有预见性，对可能引起索赔的因素要正确预测，签订的合同条款能够有效避免和转移风险，减少索赔现象过多地发生。此外，还应争取工程担保、工程保险等，减少工程风险损失和赔偿纠纷的风险控制措施，适当转移、有效分散和合理避免各种风险，提高工程成本的控制效果。

（3）在工程项目实施过程中，由于多方面的情况变更，经常出现工程量变化及发包方与承包方在执行合同中的争执等许多问题。处理这些问题，应做到有理有据、实事求是，每项签证要附有相应的甲方出具的工程联系单，即该项签证的内容是被事前认可的，而事前认可意味着甲方有时间、有机会来研究审核此项内容是否有必要发生，有多大的工程量，措施是否得当，是否增加了投资。加强过程管理，事中控制远比事后控制的效果好。

（4）加强对主要材料的管理。对钢材、水泥、等主要材料和其他一些批量大、价值高的物资的采购实行招投标采购，通过供应商的竞争，从而降低材料成本。建立材料验收及出入库控制的严格程序和手续。每次验收都应由两人以上共同进行，应广泛采用电子磅秤计量，摒弃手工开票；严格材料出入库手续，实行岗位分离，互相牵制。加强对库存材料的核算检查，对各种材料应设置“库存材料”进行明细核算，每笔账务处理都要有完整、齐全、合理的单据，定时进行实物盘点，做到账实相符。

（5）建立规范的责权利相结合的成本管理模式。分清管理层次，在责权利明确的基础上，为了调动各责任者的积极性，还要结合成本分析，对各个阶段进行考核，在质量成本和工期成本管理上要效益。

（6）合同签订后，应设有专门的合约管理部门或专门人员进行合同执行情况的跟踪和监管，对项目各项合同进行系统有效的管理。对合同履行过程中发生的违约问题及时提出书面报告或解决方案，将违约问题（工期、质量、安全、造价等）及时向违约方发出有效的书面材料，作为工程决算的材料依据。加强合同管理，切实把合约履行与工程款支付挂钩，作为工程成本控制的重要部分。

二、孵化器运营成本的控制与管理

1、孵化器运营成本管理的目的、范围及模式

（1）孵化器运营成本管理的目的。在创业中心范围内建立成熟完善的孵化器运营成本管理模式和考核体系，在保证孵化品质的基础上降低孵化服务成本，拓宽收入渠道，提高孵化器利润，运用到托管孵化器加以推广应用。

（2）孵化器运营成本管理的范围。包括成本计划、控制、核算、分析及考核。

（3）孵化器运营成本管理的模式。集约化控制与精细化控制相结合，即创业中心成本管理小组针对各项目公司、各个部门和各项成本制定控制目标，编制落实成本计划和预算，组织成本核算，规范成本费用开支程序，监督考核成本计划的执行情况，并对公司的成本进行预测控制和分析，以降低成本。

2、孵化器运营成本管理的内容和要素

（1）孵化器运营成本控制的两个阶段：招商阶段、孵化阶段。

（2）孵化器的部门构成：管理部门，招商部，孵化服务部，物业服务部，拓展部门。

（3）孵化器模式的主要成本费用类型。一是管理费用：工资薪酬福利，招商提成，其他补贴，办公费用，差旅费用，招待费用，会务费，培训费用，项目经费，拓展成本，资产折旧和摊销，税金（房产税和营业税金）等。二是物业成本：物业人员工资薪酬福利，公共水电成本，设备维修及保养费；低值易耗品费，绿化管理费；清洁卫生费；物业资产折旧等。

（4）孵化器的边际效益。在现有资源的基础上，衡量边际收入和边际成本，规模和效益的关系，选择适当孵化规模，使得孵化利润最大化。

（5）孵化器对外拓展的边际效益。借用现有的孵化器的成熟运作模式，托管合适规模科技园，以达到最大规模效益。

3、孵化器运营成本管理的具体办法

（1）阶段成本控制。一是招商阶段：孵化器的工作重心将围绕招商，完善配套和提高物业服务质量上展开。这个阶段需要进行较多的宣传，配备较多的招商人员，保证入住企业能够提供高质量的物业服务，而管理部门和孵化服务部门工作尚未展开，因此成本控制的重心就是围绕招商过程中发生的广告宣传费用，招商人员的工资福利、招商提成、物业成本进行。二是孵化阶段：这个阶段孵化器入住率已趋于稳定，相应的物业配套服务也趋于成熟，工作重心是为孵化企业提供完善的孵化配套服务，在保证较高的出租率和回款率的基础上，提高入住企业质量，需要配置素质较高的孵化服务人员和少量招商人员，因此成本控制的重心要围绕管理费用和物业成本进行，可以采取部门控制和类型控制为主的方式。

（2）部门成本控制。一是管理部门：管理部门的工作职责决定成本费用开支，其主要内容为该部门的人员开支（即人员工资薪酬和其他补贴项目），办公费用，会务费用，招待费用，培训费用，差旅费用等，这部分成本费用开支具有稳定性和可预见性的特点，可以纳入年度计划和月度预算计划内进行总量控制，重点对总量预算外的开支实行监督，规范审批程序，明确审批责任。二是招商部门：孵化阶段招商部门的主要工作是保证较高招商率和租金的及时催收，为调动招商人员的积极性，需要制定科学合理的年度回款目标，对超额部分实行提成奖励的办法，因此该部门成本费用开支的主要内容为人员开支（即人员工资薪酬，其他补贴项目以及招商催款提成），由于招商催款提成存在一定的弹性，也是该部门成本费用控制的重点，因此需要制定一套完善的考核方案科学把握基本工资和招商提成的结构关系，提成金额及目标任务的比例关系。三是孵化服务部门：孵化服务部的主要工作是为入住企业提供全面的商务服务：企业咨询、基金申报、风险投资、创业培训、争取政策扶持等，因此成本费用开支的主要内容为人员开支（即人员工资薪酬和其他补贴项目），办公费用，会务费用，培训费用，招待费用等，针对风险投资，引导基金项目需要经常同外界部门联系合作的特点，有必要制定专门的项目活动经费，实施总量控制，纳入年度预算，明确签批权限。四是物业服务部门：物业服务部的主要工作包括为业主和入住企业提供全面的物业服务，保证各项配套设施的正常运行，物业管理费的及时催收等主要内容，因此成本费用开支的主要内容为物业人员性开支（即人员工资薪酬和其他补贴项目），水、电、气成本，设备维修及保养费、低值易耗品，绿化管理费，清洁卫生费，物业资产折旧等。五是拓展部门：拓展部门主要承担着孵化器的服务输出工作和品牌推广任务，具有较大的灵活性，可采取成本费用包干制度，科学核定年度包干费用，对于超出包干范围内实行总经理审批制度。

（3）类型成本控制。一是人员开支（人员工资薪酬和其他补贴项目，年终奖金）：主要根据创业中心统一标准和个人职位和能力差别，由人力资源部门统一制定的标准。二是差旅费用，招待费用，项目经费，会务费，培训等日常管理费用：主要根据公司运营规模和实际需求制定，实施预算管理，定额控制的原则。三是招商提成和其他奖励：根据由创业中心招商管理小组制定及通过的《招商提成管理办法》、《物业回款超额提成办法》及其他提成分红办法施行。四是物业成本费用：水电气实行总量目标控制管理，维修和低值易耗品实行进出库管理和用后核销管理办法，坚持减少损耗、灵活调度的原则。

4、孵化器运营成本管理的定期报表及分析

各项目公司要定期按照创业中心成本管理小组规定的统一格式和要求，编制上报成本报表；成本报表包括物业成本计算表、经营及管理费用表、成本费用分配表等；各项目公司成本报表的编制要做到数字真实、内容完整、说明清晰；成本分析由创业中心各职能部门、各地项目公司成本管理部门负责按季（月）组织，可以采取综合分析或专题分析多种形式，由成本管理小组对应人员牵头组织进行。

5、孵化器运营成本指标的考核

成本指标完成情况每季考核一次，对各项目公司、各职能部门按下达的各项指标考核。考核的主要指标有预算成本与实际成本差异额、差异率；当期成本与上期的降低额、降低率；经营管理费用实际发生额不突破当地公司下达的指标等。成本的主要考核指标纳入业务考核，与相关人员的工资及绩效挂钩。