如何提高会议的效率和效益

王智华

（赤峰供电公司，内蒙古 赤峰 024000）

没有多少人喜欢开会，“文山会海”表达了人们对开会的无奈.但不容否认，全球所有组织，大到国际政界，小到一个企业，依然需要通过频繁开会来实现团队沟通.也就是说，“会”本身并无过错，之所以让人头疼，究其原因是会议的低效和冗长.也就是说，优质高效的会议可以推动企业健康发展，潜在着一定的经济效益；低效冗长的会议，不仅造成人力、物力、财力的浪费，更重要的是不利于培养和营造务实高效的工作氛围，甚至成为影响企业发自的羁绊.提高会议的效率和效益，关键是要抓好会前、会中和会后三个环节的管理.

1 会前要精心准备

无论会议规模大小、规格高低，都不能疏忽会前的准备工作，这直接影响着会议效果.

首先，设计好会议议程和议题.会议主办部门，通常都会在会前设计好要讨论的议程和议题.比如：总结上月工作、安排下月工作，沟通重要事项、重要项目的实施情况、提出新项目或课题等.但许多主管领导却常常忽视一件事，就是议题虽然设计好了，但是需要达成的目标、需要决定的要点、采取什么样的沟通形式，却没有提前考虑好.于是，会议用于沟通和讨论的时间就会比较长，甚至达不成结果.

因此，会议主办部门和专业主管领导在会前要做的是加法，尽可能将议题细化；讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定；而在会中，则要做减法，要把议题清晰地引到设计好的方案中.

其次，会前要公布议题.主办部门不仅要自己清晰议题，更要让参会人员知晓.很多会议，参会人员在会前对要讨论什么议题都一无所知，会上临时熟悉讨论资料，将导致会议时间延长，同时因考虑不周，可能导致发言的效果不佳、针对性不强，甚至偏离主题.

因此，会议主办部门要尽可能在会前一两天通知大家会上要讨论的内容，可以让参会人员有一个比较充分的思考和准备.讨论比较复杂的课题时，主管领导或会议主办部门应提前召集关键参会人员进行沟通和协商，尽可能就项目的实施方案、措施、责任单位和完成时间等内容达成一致意见.讨论重要事项时，应在提前会商的基础上，将讨论内容和既定方案发至参会人员征求意见，综合各方意见进行修改后，再提交会议讨论，这样可以大大提高会议的效率和效益.

再次，要确定好参加者.有的会议讨论事项涉及的部门和单位较多，这种情况下，大多会议主办部门都会选择所有内容都大家一起讨论，好多些参考意见.但事实上，让许多与议题关系不大的人参加会议，会让会议效率变的更低.比如：非相关人员在不明情况下发言，其意见的参考价值不大，同时延长了会议时间，也浪费了发言人的时间和精力.再如：只有十几个人参加的会议，参会人员对自己部门的任务和责任会记录的更加清晰，上百人参加的会议，则昏昏然不知所云者众.对于参与某项工作，但任务不多、关系不大的部门，会议主办部门可以通过会前征求意见等方式精简参会人员.对于有必要让更多人了解的会议部署，可以由主办部门进行会后通报，或者印发会议简报.

2 会中要抓好控制

会中控制，体现着会议主持人的智慧与能力.开会过程中，如果主持人对设计好的会议议题和相关方案把握的不够准确，进程中往往会出现“跑题”现象.

首先，要明确会议讨论方向.在会议中，常会出现讨论层面不清晰的情况.比如：有的人在讨论战略层面，而有的人已经在讨论战术层面的问题了.有时候，会议看似开得很热闹，可一总结才发现，还是有些既定议题没能最终确定下来.因此，会议到底是要讨论战略还是战术、讨论方案还是措施，主持人首先一定要清晰.

其次，要抓住会议关键人物.在任何团体和活动中，都会有关键人物，他们具有一定的影响力和说服力.因此，盯紧他们的表现和言论，随时引导和纠正他们的讨论方向，就能使会议效果事半功倍.同时，会议主持人应明确自己的立场，不可把自己当成局外人：让他们去讨论吧，自己只是组织者和教练员.但也不能相反，主持人和会议主办部门一定要明确：开会的目的是为了汲取更多人的智慧和意见.

再次，不要让气氛淹没实质.有时，为了营造沟通氛围，有人在发言中，说了句题外话或是笑话，接下来的发言者，可能一不注意就引申到其他内容上.其实，“跑题”很多时候都是不由自主发生的.因此，主持人此时就要及时“喊停”，如果一个议题，被四个人说跑了题，那么离题就已经十万八千里了，这完全是一个级数效应.

3 会后要善于总结落实

会议结束前要认真做好会议总结，会议结束后要切实抓好会议决定事项的落实工作，这是确保会议效益的关键.首先，要做好会议总结.在一个会议上，通常会对几个议题进行讨论，各项议题都讨论过后，会议也就随之结束了.主持人在会议结束前，一定要适当地总结要点，再次明确各项任务的责任人、工作要点、完成时间等，要将会议上达成的一致成果加以总结.这不仅能让参会人员再次明确自己的责任，还具有很强的提醒功能.

其次，要做好会议纪要.虽然参会人员都做了记录，但会议纪要仍是重要会议的一个不可或缺的会议资料.尤其是对会议讨论做出的决定，通过的事项，明确的目标、责任、措施、完成时间等内容，是落实会议精神的方向，也是对项目、单位、个人成果进行考核的依据.

再次，会议结果不应用模糊字眼.会议应尽量达成明确结果，减少或杜绝“基本同意”、“大致通过”等模糊词语.会议结束后，如果没有确切结果，也应给出下次达成结果的时间.如某项课题的实施条件尚不成熟，可用“暂缓实施、暂不实施”等词语明确.

最后，要抓好会议部署的落实.会议议定的事项、做出的部署是否能够得到有效实施，是会议决策转化为现实生产力的关键环节，是会议效益的最终体现.对于议定的事项，应逐一落实责任部门、责任人、保障措施、时间节点、完成时限、所需资金.各责任部门应定期汇报实施进度和具体完成情况，主办部门应及时协调解决项目实施过程中遇到的困难和问题，评估实施效果，确保各项工作实现闭环管理.整个项目完成后，总结评估项目实施的经济效益和社会效益，完善相关制度办法，着手建立长效机制.

4 可以借鉴的经验

提高会议效率和效益，韩国三星集团曾经出过一本书—《开会就要学三星》.之所以就开会这样的“小事”出一本书，是因为三星认为，会议文化的差异将直接影响公司的经营业绩.在三星会议中，有三个最基本的原则.

第一个原则，周三不开会.对于许多企业而言，开会一般是不会考虑哪天不宜开会的.而在三星，则确定了周三不开会.因为这一天，无论是员工的工作状态还是业务，都是处于最高峰的时候，一定要抓住这个良好的状态专心工作.这一点，虽然每个企业各不相同，但总结其中规律，会议的确不是想什么时候开就什么时候开的.

第二个原则，会议时长1小时，最多不超过1.5小时.召开会议时，三星会将一个定量为一小时的沙漏，放置在会议室中，为严格遵守会议时间施加了无形的压力.而三星这么做，也是有科学依据的，专家称：一个成年人集中精力的时间，大约是两个小时.同时，为了避免闲谈或因无关的事浪费会议时间，三星还采用可使会议效率提高的站立式会议形式.因为，据说人的大脑活动最活跃的时候是在站立的状态下，并且是确定好了结束时间的时候.

第三个原则，将会议内容整理成一张纸.有时，会议结束了，至于谈了什么、结果是什么、必须实施的内容就记不清楚了.因此，三星规定：会议内容要有专人整理好，发给参会人员和相关人员.同时，这份纪要一定要是简洁的一张纸.

通过抓好会议三个环节的管理和学习三星集团的会议经验，我们或许就能够有效地解决“只会不议、议而不决”、“一题复议、一题多议”、“议题不清、跑题偏题”等开会中的常见问题，从而召开一个高效率、有效益、见实效的会议.

〔1〕晓庄.开好会议有诀窍[J].中外管理，2011（4）.