山西省科技馆展品档案管理初探

郝小燕

（山西省科技馆，山西 太原 030024）

随着科学技术的不断发展和人们物质文化生活的不断提高，人们对精神文化生活的需求越来越高，科技馆作为国家经济、科技、社会进步的窗口，成为现代文明程度的标志之一。

山西省科技馆原建于20世纪80年代，位于太原市迎泽西大街上，占地面积较小，建筑设施、设备已经赶不上时代发展的需求，展厅布局不合理，小、低，展品滞后。2009年山西省政府决定在太原市长风商务区建立新的科技馆，占地4.69 hm2，总建筑面积2.8万m2，总投资2亿元，具有常设展览、专题科普展览、科学实验、科技培训、天象演示与天文观测等多项功能。展览占了很大的比重，展品是最基本的数据，所以必须加强展品档案的管理。

1 展品档案的形成

档案具有原始记录性。档案是人们在各种活动中直接形成的，不是事后编撰的，是最直接、最可靠的。

1.1 展品档案工作实行集中统一管理的原则

凡是有形成和产生展品档案的部门科室，应按照档案室的统一规定和要求，做好展品档案的形成、收集、整理、归档、立成案卷工作。形成的展品档案要经整理立卷之后，应及时或分阶段向档案室移交存档。各单位或个人不得分散保存、私自留存或销毁。

1.2 需要归档的展品档案，应较好地反映客观事实，突出重点

各种档案归档时，应附上文字说明，包括事由、时间、背景等要素，例如，展品“动作捕捉”的录像资料，是通过“动作捕捉”设备向观众展示用于虚拟现实、游戏、人体工程学研究、模拟训练、生物力学研究等许多方面的影像。到目前为止，常用的技术从原理上可分为机械式、声学式、电磁式和光学式，同时，不依赖于专业传感器，直接识别人体特征的运动捕捉技术很快将走向实用。它的特点和优点是选择观众喜爱的卡通人物，通过运动捕捉装置捕捉自己的动作，使选择的卡通人物做与自己相同的动作。归档的声像资料应清晰，并能反映展品的主要内容和真实面貌，文字说明应字迹工整，表述准确、简练。

1.3 档案室的工作管理

档案室有责任检查指导各部门展品档案材料的形成、收集、整理和归档工作。各部门需积极配合档案部门的监督、检查和指导。

2 展品档案的归档范围

（1）上级领导来馆里视察的活动资料。

（2）本馆和全国各兄弟馆之间展品方面的交流资料。

（3）展品在展厅的实际摆放情况资料。

（4）实物、文字、声像制品等情况资料。

（5）其他具有重大意义和保存价值的资料。

3 展品档案的管理、开发和利用

3.1 提高档案管理人员的业务水平

学习和了解“档案管理学”、“文书学”、“科技档案管理”、“档案保护技术”、“档案人员职业道德”、“档案法律知识”等知识，懂得如何在收集、整理、保管利用等工作方面做到标准统一，例如技术档案材料中各种图纸的保管及其耐久性。技术档案是从形式来说的，是由文字材料、技术报表、技术照片和技术图纸等部分组成，前两者的制成材料与文书档案的制成材料相同，耐久性与保管方法相同，底图用纸的耐久性比起草图及公文用纸来讲，耐久性差，时间久了容易变脆、变色、不耐折，易断裂，保管中要统一规范。

3.2 保护展品档案，充分认识展品档案工作的重要性

展品档案入库后，需及时对其内容及质量进行审查、核实、整理，因为展品档案包括文书档案、声像档案（照片档案、录用档案）、仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工方面的文件材料；声像制品资料以声像形式记录下来的各种资料。电子文件是指，在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。每隔一段时间对磁带U盘进行检查，编辑总目录、分目录、卡片等，统一存放、统一管理，库房条件要符合档案存放管理规定标准，严格控制温湿度、光对档案文件的破坏，有害气体与灰尘对档案的影响，霉菌和有害昆虫对档案资料的影响。

作为省城十大建筑中最具辨识度的建筑，科技理念在新馆的建筑中体现得淋漓尽致。在设计上，以“时间切片”的空间理念体现科技时代的不断进步。完整形体的扭动削减，立面石材与玻璃幕墙由中间至两侧的渐变节奏，彰显出建筑自身的力量美和韵律美。穹顶球幕影院的设计更是别出心裁，在地球状形体的建筑内部，应用声、光、电等多种高新科技手段，体现出科技与艺术完美的交会融合。每个部门都可以利用展品档案举办多种形式的报告会、展览会、编辑综合性的专题画册、资料片等，积极利用现有的展品档案，为科技馆的建设和发展服务，还可以和外单位联合开发利用展品档案资料，为社会发展提供服务。