校外教育机构声像档案管理创新探析

刘真真

摘 要：学校档案管理对于学校的日常安全性管理，科研教学等非常重要。但就现在来看，很多学校的声像管理方面存在着很多问题。例如，存在管理员意识的薄弱问题，还有管理方式的落后，缺少对先进管理方式的引进，学校对声像管理不太重视，学校声像管理制度不完善，对声像资料的存管没有控制。为了使学校声像资料完整完善，并能够在关键时候得到使用，应当加强现代声像管理技术引进，做好對声像资料的管理。于是本文主要分析学校声像管理资料存在的意义，现在声像管理资料的现状，对声像资料管理创新的重要性，声像资料在管理过程中存在的风险，生平资料管理模式的创新进行探析。

关键词：校外教育机构;声像档案

学校的声像资料会基本覆盖了整个学校的发展历程，其中会记录学校的科研教育，学校大型活动，行政活动等，这些具体包括学校的荣誉，会议记录，科研报告等。这些声像资料会为学校未来的发展或者回顾学校历史都会有着重要作用。

虽然现在校园的建设会引进越来越多的电子科技产品，学校会越来越多的建设精品视频课，这些便需要生效技术录制并得到保存。这些课程甚至会在学校教学中得到重复使用。如果这些声像资料能够得到有效管理也会使学校在教育教学过程中减少成本，减少开支，并且会记录学校发展。这也为学校未来的教育发展提供有效的教学价值。因此学校的声像资料管理对于学校的发展非常重要。

1 校外教育机构声像资料管理存在的问题

1）管理方式落后。现在校外教育机构对于声像资料管理主要是三种方式呈现。第一是在活动结束之后由活动记录人员对声像资料进行整合整理，再由现场的记录人员交给校外教育机构的档案馆，再由档案管理的人员对这些资料进行整合并整体保存。第二种是由学校各部门对声像资料进行整理保存，然后阶段性的将声像资料送至学校统一档案馆进行管理。第三种就是声像资料直接在保存在记录者手中，或者在学校各部门中存放。就现在的这种管理方式而言不能使这些声像资料得到有效的，完整的保存管理，相对而言，这些管理方式是资料保存相对零散，不利于后期声像资料的提取。

2）管理人员意识淡薄。就传统的资料管理，管理人员更看重对纸质资料的管理，而忽略对声像资料的管理，这边会导致有些重要的声像资料流失。有些校外教育机构声像记录人员会将这些资料以新闻的形式存放，忽略了声像资料的重要性，于是声像资料便不会保存在档案馆，甚至有可能这些记录人员直接将声像资料删除。

3）管理制度不完善。有些校外管理机构现在已经将声像资料纳入管理中，但是由于管理制度不够完善，对声像资料管理不重视，还是会导致有些声像资料流失。有些校外教育机构将声像资料纳入管理中是为了应付上级检查，于是，这些校外教育机构的声像资料不会系统完整。而声像资料管理制度不够完善，也体现在声像资料在提交管理过程程序复杂。于是，声像资料管理人员在提交声像资料时。便会出现重要的声像资料流失的情况。

4）声像资料保存困难。校外教育机构的声像资料录制很多是由非专业的录制人员进行录制保存到，由于这些资料录制人员没有专业知识傍身，对于声像资料的录制和保存并不够专业，这也是导致声像资料保存不完整的重要原因。同时，声像资料管理的工作人员在工作过程中也缺乏相应的工作素质，也会导致声像资料管理出现问题。

2 声像资料管理的重要性

1）声像资料管理创新的重要性。传统的声像资料包括照片，录音，录像等，想要对这些声像资料进行管理并不容易，而且费时费力占用资源。而声像资料的创新管理就体现在加强对声像资料的原始资料进行保存，并且将这些资料数据化。因为对原始的声像档案都完整保存，需要耗费大量的时间和空间，并且期间的维护也是非常耗费成本。而如果将这些声像资料转化为数据，不仅声像资料保存更加清晰完整，而且节约成本，方便声像资料的检索调动。

2）可以保障声像资料的完整性。对于声像资料到保存管理最重要的目的就是是这些资料能够完整机密。因此，对于声像资料的管理保存是非常重要的。声像档案包括图像录音，录频，这边有利于声像档案更加完整。而且可以通过全息技术进行事件还原。而将声像档案资料进行数据转换，通过大数据管理更有利于声像资料保密。

3 声像资料管理过程中存在的风险

伴随着互联网技术的发展，更多的声像资料转化成数据，于是声像资料就很有可能被黑客入侵。因此，在生祥资料管理中应当重视声像资料被互联网入侵的风险，加强相关管理和防范。同时声像资料还有可能会存在遗失的风险。因为很多声像资料是记录学校发展历史的，这些原始的声像资料不可替代，而当互联网崩溃时，就很有可能使这些声像资料遗失，所以在声像资料管理过程中应当防范这种风险，并且加强声像资料备份。

4 声像资料创新管理

1）加强声像资料管理人员的管理意识。对声像资料管理人员进行专业化培训，加强其声像资料管理意识，当声像资料管理人员整体素质得到提高，声像资料管理便会更加完善。于是校外教育机构应当培养老师，学生的声像资料管理意识，将现代的信息技术融入声像资料管理当中，增强声像资料管理服务。同时应当打破重视纸质资料管理的观念，应当同时重视声像资料管理，重视照片，语音，录像等声像资料管理。同时还应当加强对声像资料管理的监督检查。

2）建立健全声像资料管理制度。想要对声像资料进行有效完整的管理保存，提前就应该建立好对声像资料管理的相关制度。校外教育机构应当根据学校特点制定相关的声像资料管理制度，并根据制度的实施不断完善。首先学校应当从声像资料收集录制出发了解实际情况，根据学生老师的反应情况制定基础的管理制度。然后学校可以从具体的部门进行试点，观察声像管理制度对实际管理作用影响，并不断地根据实际做出调整完善。最后学校也可以成立相关的监督检查组织，对声像资料管理进行有效的监督，规定声像资料管理人员定期向小组成员进行汇报。

3）与互联网技术结合。随着互联网技术的发展，将声像资料管理与互联网技术融合是大势所趋。学校应当利用大数据技术将声像资料进行整合存管。可以将声像资料的管理分为线上线下两种形式，让线上检索日益普遍化。国内的各个高校也可以进行合作将各校的生乡资料进行汇总整合，统一放在规定平台进行共享。这样声响资料的管理提取会更加方便，由于现代生活更加紧密。

4）开拓声像资料管理新模式。各个高校也可以展开合作，研究开发新的声像管理技术，将声像管理与现代化技术相融合。比如，可以将全息技术与声像资料管理融合。可以利用全息技术对事件进行还原，从而更加充分的了解事件发生的始末。

5 结束语

因为互联网技术发展，大数据是技术逐渐成熟，很多声像资料会逐步电子化。因此，应当重视对传统声像资料管理的改革，将声像资料管理与现代技术相融合，促进声像资料的现代化，信息化。因为声像资料记录的大多是校外教育机构的成长历史，有些声像资料非常重要，不可替代，于是更应当加强备份。而且将声像资料管理与现代化技术融合，能够更好的服务学校师生，同时也为学校发展留下宝贵的资源。

参考文献

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