浅谈企业档案工作“文本化””管理

摘 要：本文从明确档案工作管理体制、完善归档制度、强化电子文件归档、提高制度执行力方面浅谈了自己对企业档案工作推行“文本化”管理的一些认识，介绍了本公司在档案管理工作中的一些做法，旨在不断推进企业档案“文本化”管理工作。

关键词：企业档案;文本化;管理

镇海炼化分公司积极实施“文本化”管理，发布实施职责划分、业务流程、规章制度的三大手册，标志着该公司制度化管理体系建设取得重要成果，为探索建立独具特色的石化企业管理模式迈出了关键的一步，实现了从“人本化”管理向“文本化”管理的跨越。

镇海炼化分公司档案部门按照公司站在科学发展的高度，抓好内涵优化，推进管理创新，建立标准化、一体化制度体系的要求，制修定了包括《档案管理工作总则》、《建设项目档案归档管理规定》、《文书档案归档管理规定》等七个制度，一个档案管理业务流程，七个工作程序。较好解决了档案相关工作由谁做，如何做，以及做事的规范和标准问题，下面自己结合我公司档案管理制度制修订实际，谈谈对企业档案工作推行“文本化”管理的一些认识。

1 明确档案工作管理体制。

企业档案工作管理体制的确定，需考虑国家档案工作的基本原则、企业所有制、企业规模等因素。企业档案工作管理体制的建立应具备：

1）适应性：首先要符合《档案法》的基本原则，同时要与行业的档案管理法规、制度相适应;另外，企业档案管理体制要与企业的管理体制相适应，通过提供有效的档案利用服务，达到持续为企业积累档案信息资源的目的。

2）稳定性：企业档案管理体制的确立，必须保持相对稳定，才能确保档案工作持续有效的开展。

3）协调性：企业档案工作是企业管理的基础性工作，它与地方档案管理部门，上级主管部门及所属各部门都有相应的业务往来，企业档案管理体制必须具有与这些相关部门的协调作用。

镇海炼化公司在档案管理工作总则中确定公司档案实行集中统一管理，由主管技术工作的副总经理分管档案工作。公司应落实档案工作必备的设施设备和经费，业务上必须做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”。各所属二级单位（部门）虽不设档案管理机构，但需明确主管档案工作的领导，配备专职或兼职档案管理员。专兼职档案管理员的人员变动时，各单位须及时告知档案部门。

2 完善各类文件材料归档制度

通过归档制度的完善，做到归档文件材料指向清楚、责任明确、操作性强，确保企业重要档案归档得到落实。

1）明确归档范围。解决“归什么”的问题。如我们在《声像、实物档案归档管理规定》中明确：公司获得的国家、中国石化集团公司（包括股份公司）、省部级、市级的各荣誉性奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书、光荣册及公司职工个人经公司推荐而获得的国家、中国石化集团公司（包括股份公司）、省部级、市级的各类荣誉实物档案复印件需移交档案馆保存。而公司及个人获得县（县级区）或以下基层单位颁发的各类荣誉性奖状、奖杯等不需移交档案馆保存。

2）落实归档单位，明确“谁来归”。避免文件材料重复、遗漏归档情况的发生。如我公司在《建设项目归档管理规定》中明确：

（1）综合计划处负责做好项目立项审批、可研、基础设计以及各项成果等文件材料的归档工作;负责按季度提供投资项目完成情况统计报表。（2）物装中心负责向档案馆提供设备采购到货情况表（按月）;负责设备文件的归档工作。（3）工程处负责主管项目的竣工资料的收集、整理、汇总和归档工作。（4）机动处负责主管项目的竣工资料的收集、整理、汇总和归档工作。（5）新闻中心负责需向股份公司报送的声像档案的制作，同时向信息中心档案馆提供声像档案的复制件。

3）制定归档工作程序，解决“怎么归”的问题。我公司制定了包括《工程项目归档工作程序》、《文书类档案归档工作程序》在内四个归档工作程序，描述了归档工作的过程。下图是我公司科研档案归档工作程序。

4）确定归档时间，明确“什么时间归”，使各类文件能及时得到归档。如我公司在《建设项目档案归档管理规定》中明确，投资额在3000万及以下的项目，施工、设计、监理单位需在项目中交后6个月内完成施工文件、竣工图、监理文件的归档工作;投资额在3000元以上的项目，需在中交后12个月内完成归档工作。

5）明确整编要求，如根据《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》SH/T 3503-2007的要求，我们对工程项目交工技术文件的编制方法进行调整，在《建设项目档案归档管理规定》中增加了交工技术文件卷册目录编制说明，要求：（1）建设项目《交工技术文件卷册目录》由工程管理部门负责编制，或由工程管理部门委托监理单位负责编制，经镇海炼化质量监督站和档案馆签认后，发各施工单位执行。（2）《交工技术文件卷册目录》一般以项目为单位进行编制，如“I套常减压装置技术改造”。若是一个大工程，如乙烯工程，则按单项工程为单位进行编制，如“100万吨/年乙烯工程丁二烯抽提装置”。（3）材料、设备质量证明卷，由工程管理部门在签订合同时，明确由施工单位负责编制。（4）根据SH/T3505-2017标准规定，一个工程建设项目的交工技术文件分为8卷，各卷号固定不变，并进行了具体要求。

3 强化电子文件的归档工作

强化电子文件的在线归档。我们在公司档案管理系统升级改造中，在系统建立通用接口，实现了与乙烯图档管理系统、镇海炼化新闻点播系统的无缝连接，实现电子文件在线归档;同时归档信息可以通过系统进行自动采集，减少著录工作量。

明确电子文件的归档要求。对形成的外部文件，公司在制度中明确，跟对方签订设计、施工、设备采购等合同协议时，必须有提供纸质文件的同时需提供电子文件的條款。对内部形成的文件，在制度中也把公司各归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的文件材料（包括电子文件）列入归档范围。

4 提高制度的执行力

最好的制度得不到执行，那制度就成了“空架了”，形同虚设。

1）建立制度会签制度，管理制度出台前，请各相关单位人员就制度的可行性，征求各方意见，发现问题，进行完善修订，终稿后请相关单位领导会签确认。

2）建立制度宣贯机制。新的管理制度正式出台后，组织制度执行相关单位人员进行宣讲，让相关人员了解制度的内含，出台的背景、目的、意义，切实增强制度的执行力。

3）开展“我为制度作诊断”活动。公司三项制度推出后，发动全体职工对制度进行诊断，意见被采纳的，每条奖励一佰元，同时对各二级单位制度诊断情况进行通报。活动中，公司层面共收到各类制度修订意见274条，其中涉及档案管理制度的意见2条。通过全员参与制度会诊等活动，逐渐在员工中形成办事按职责划分、工作流程及程序、相关制度的習惯。

4）设立制度监控点。对管理制度的重要节点进行监控，如我们在《建设项目档案管理规定》中，设立了包括25个监控点，对项目前期文件、竣工文件、声像文件等档案的归档工作进行监控;在《文书档案归档管理规定》中，设立了5个监控点，对归档工作进行监控。

5）加强制度执行情况的检查。在公司联检、岗检，各单位内部检查中，重点对管理制度执行情况进行检查，对不合格项、问题项在全公司范围内进行通报，并按公司考核管理办法进行扣奖。我们在公司联检中，对发现物装中心设备文件、工程处的竣工文件归档不及时发展处项目文件密级未标注等问题，及时进行了考核、通报，引起了归档单位的重视，促进了归档工作的开展。

6）归档工作与保证金支付挂钩。在设计文件、施工文件、监理文件归档与保证金支付挂钩的基础上，又增加了设备随机文件归档与保证金挂钩机制。增设了“建设项目设备文件验收证书”表单，要求财务部门凭档案部门签署意见的该证书方可结清设备质保金。

5 结束语

要使档案管理“文本化”工作行之有效地开展起来，必须首先让档案工作相关人员明确制度化建设的重要性，在明确档案工作各环节“谁来做”，“怎么做”的基础上，通过制度运行过程中出现的问题，不断对制度进行优化完善，使档案管理“文本化”工作高效规范展开，减少人为因素对档案管理水平的影响，让档案工作走上科学发展的轨道。

参考文献

[1]李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯，2013（1）：31-34.

[2]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案，2007（2）：13-16.

作者简介

华维能，男，馆员，镇海炼化分公司档案馆。