机关文书档案管理中常见问题及解决策略探讨

沙依拉西·肯解别克

摘 要：在机关单位工作中最重要的一个内容便是文书档案的管理，它甚至成为衡量其管理水平的一个标准。这是一项非常复杂的工作，需要工作人员在前期根据机关单位的内部规定的标准对各种文书进行分类、归档，同时还要对这些归档好的文书进行备份，以便后期的查询和使用。如何对其进行分类整理，怎么才能有效保存这些档案，这是每个机关单位都要思考的重要问题，为了能更加简洁地对这些文档进行归类，以及让其能够长久地得到保留，给机关单位也对过去的方法进行了创新，极大地提高了他们的文书档案整理工作效率。

关键词：机关文书;案管理;问题;策略

从记录来看，我国在远古时代就有了关于档案的记录。档案能够很好地追溯事件和人物。随着经济社会的发展，我国机关单位对于档案的管理水平已经有了很大的提高。机关管理档案是一项基础性的工作，能够保证社会的正常运行，对我们个人和社会都有非常大的意义。但目前我国机关管理档案的方法上仍然存在很多问题，导致不能达到预期水平。本文将以机关文书档案管理为研究对象，根据研究发现目前在其管理中常见的问题，并在此基础上给予一定的建议，希望能为日后研究这方面内容的学者提供一定的参考意见，也希望能为我国机关单位改进档案管理提供一定的参考。

1 机关文书档案管理中存在的问题

和过去相比，我国的机关单位在经济发展浪潮推动下，关于档案管理的认识也达到了一定的新高度，管理方法上也有了一定的创新。但在这个日新月异的社会下，这些管理方法还不能跟上社会的发展步伐，存在一定的问题，本文将几个比较常见的问题总结如下：

1.1 缺乏专业人才

无论什么工作最主要的其实是“人”这个因素，毫无疑问专业的工作人员能让工作达到事半功倍的作用。我们普遍对档案管理存在误解，自认为这是一件非常简单的工作，什么人都能做。在这种观念的误导下，导致该部门缺乏专业人才。很多人知道什么是档案管理，但是不清楚这份工作的重要性，在业务方面也没有深入研究，只知道皮毛[1]。同时缺乏对工作人员的培训，很多人认为这个工作不需要进行什么培训，很容易上手。大家对这份工作的误解，让人们忽视了它的重要性。

1.2 电子档案存在较高的安全隐患

随着社会的发展，电子文书已经成为我们存储文书的主要形式，很少有人会再选择以纸质的方式存储文书。电子类和纸质类相比具有很明显的优势，但劣势也显而易见。纸质档案我们可以通过字迹来找到出处，但电子档案我们就很难判断其出处。电子档案很容易丢失，被恶意篡改、复制，如果没有备份好，在编辑过程中如果出现停电、系统崩溃等问题，那么电子档案很难找回[2]。和纸质档案相比，电子档案更容易被更改，如果黑客控制了电脑，那么他很容易获取这些档案，这也说明电子档案的安全隐患较高。另一方面，机关单位花费巨资整理、保护这些档案，但是它的利用率其实并没有达到预期。

2 机关文书档案管理解决策略

前文我们已经提到过机关档案管理工作是其管理水平高低的一个体现，为了更好地服务社会，要敢于直视目前在档案管理中存在的问题，我们也根据以上存在的问题提出了几个合适的解决办法：

2.1 加强专业队伍的建设

信息社会最重要的就是要利用信息手段为自己服务，提高工作效率，档案管理部门也应该将信息化引入其工作中，加强信息化人才的培养。提高大家对这份工作的认知，定期对工作人员进行业务培训，以便提高他们的专业水平，改善他们以往观念中“这份工作很容易，不重要”的观念。招聘计算机相关专业的人才，通过他们提高科室的信息化水平，同时他们也能为其他工作人员的计算机技术提供支撑。相信他们能利用所学知识创新对档案的管理方法，从而提高日常的工作效率。

2.2 强化电子档案管理

电子档案存在很高的安全隐患，这一点是所有工作人员都已经意识到的问题，为了确保它的安全、完整，我们必须采取相应的措施。关于出處，可以利用电子技术改善这种情况。可以让其拥有者在电子文档上进行签名并保存，从而保证电子文档的来源可追溯。建立防火墙，通过这种手段阻碍其他用户对机关电子档案进行非法访问，同时也可以阻止单位的信息外泄。电子文档的一个劣势是很容易被篡改，要解决这一点我们可以对文档进行加密工作，这样访问者在不知道密码的情况下就无法查看文档，更不能修改。为了保持电子文档的真实性，可以将文档设置为“只读”模式，这样别人就不能改动其内容。在管理的过程中一定要对文档进行备份，做好备份工作这也是这份工作的重要内容之一。要提高档案的使用率，加强对其的科学研究，真正做到为经济社会服务。

3 结束语

机关的档案管理工作是其日常工作内容之一，对整个社会来说都具有非常重要的意义。机关单位应该加强宣传，不仅要让内部的工作人员认识到其重要性，也要让社会的其他人员认识到它的重要性，从整体上改变对它的看法和认知。为了不断提高机关单位管理档案的水平，所有机关单位应该积极创新，主动融入到信息社会，利用信息化手段提高工作效率，减少失误。定期对工作人员展开培训，提高他们的业务水平。电子档案和纸质档案的存放都有各自的难点，应该正视这些困难，积极创新，用新的技术方法不断改善，加强其安全性和利用率，真正实现档案为大家服务。相信档案管理工作的正常高效运行也能促进社会的有效运行，我国机关的档案管理水平也会得到质的提升。

参考文献

[1]王惠颖.机关文书档案管理中的常见问题及解决策略[J].农村经济与科技，2018，029（014）：260-260.

[2]胡颖喆.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].新教育时代电子杂志（学生版），2018，000（003）：247-247.