档案管理者“胜任特征”的启示

李 宏

（黑龙江省建筑职业技术学院 哈尔滨 150000）

在档案管理实践中，建立档案管理者胜任特征及其模型作为一种科学管理手段，与传统的人力资源管理方式具有明显的差异：传统的人力资源管理方式大多是通过岗位分析方法达到确定任职者所需具备任职要求的目的，并在此基础上进行有计划的人员选拔、培训与评价活动。而档案管理者胜任特征及其模型则是伴随档案管理实践中的特定管理职位要求而产生的、包含多种“胜任表现”组合而成的一种系统结构，并以模型的形式描述有效地完成特定组织工作所需要的知识、技能和特征的独特结合。应用档案管理者胜任特征及其模型，可以有效地克服传统的档案管理岗位分析方法难以满足对具体业务模糊性与不确定性进行准确把握的缺憾，达到突出、彰显档案管理者自身价值观以及动机、个性、态度、技能、能力、知识等特点的目的。在档案管理实践中将人力资源管理的岗位分析方法与档案管理者胜任特征分析方法结合并用，可以扬长避短，更加准确地揭示优秀档案管理者胜任工作岗位的特质与行为表现。对于各级档案部门来说，开展档案管理者胜任特征研究具有明显的启示作用：

1、建立“人岗匹配”机制、实现人尽其才的基本要求

建立并实际运用档案管理者胜任特征及其模型对于形成“人岗匹配”的用人机制具有重要意义。鉴于档案管理者在档案业务管理、档案信息服务等实践活动中的特定角色定位，有必要在通过岗位分析方法确定任职要求的同时，建立以胜任特征模型为依据的“人岗匹配”机制：不仅要求知识、技能与岗位要求相匹配，更重视优良的个人发展潜质与岗位要求相匹配；并按照档案事业的未来发展要求，合理规范岗位职责与管理任务，科学地确定不同管理岗位、不同职务层次档案管理者的职责要求，便于有针对性地进行综合考察与考核，切实形成“优胜劣汰”、“人尽其才”的理想用人模式。

2、选拔任用档案管理者、鼓励优秀人才脱颖而出

建立并实际运用档案管理者胜任特征及其模型对于档案管理者的选拔任用具有指导作用。鉴于档案管理者在工作中的责任心、使命感、坚韧度、缜密性等个人特质都将对其个体工作绩效的优劣程度发生较大影响，为了提高档案工作的绩效，有必要在选拔档案管理者的过程中对此加以特别的关注，否则将会降低档案管理者选拔的有效性；同时，也极有必要依据档案管理者在履行工作职能过程中责任心、使命感、坚韧度、缜密性等的表现，选拔任用其中的优秀者进入更高层次的领导岗位，有利于建立完善合理的人才选拔任用渠道，使档案管理者队伍中的“拔尖”人才能够“脱颖而出”。

3、掌握人才成长规律、有针对性地培训档案管理人员

建立并实际运用档案管理者胜任特征及其模型，对于更好地开展档案工作人员、特别是基层档案工作领导者的培训也具有重要指导作用。档案业务管理部门可以根据有关档案管理者胜任特征及其模型的相关“提示”，参照档案信息服务与开发能力、档案信息服务效益意识、人际关系处理能力、个人特质、心理承受能力、规范管理等具体要求开展有针对性的人员培训与提高工作，切实达到有的放矢地强化档案管理者综合素质与业务技能的目的，为锻造一支思想先进、作风优良、业务过硬、技能娴熟的档案管理队伍奠定坚实基础。

4、进一步强化档案管理实践、促进档案事业的可持续发展

建立并实际运用档案管理者胜任特征及其模型还可以有效地使档案管理者在档案管理实践中有所遵循、有所“参照”，帮助档案管理者及时查找自身存在的差距与不足，及时对自身的知识结构、管理能力、实践技能、工作水平、业务素质等进行客观准确的综合评价；便于档案管理者在日后的管理实践中不断提高自己的管理能力与实际水平。档案管理者整体素质的提高，也必然会起到进一步强化档案业务管理、促进档案事业可持续发展的积极作用。

[1]叶龙等：管理人员胜任力研究.，《中国软科学》，2003年11期.

[2]冯明等：管理胜任特征结构的影响因素分析.《科学学——科学技术管理》，2007年2期.

[3]何立等：基于胜任特征的员工培训的原理与技术，《科技管理研究》，2008年1期.

[4]叶琳琳：构建胜任特征模型推进职业心理辅导.《思想政治教育研究》，2008年1期.