办公自动化系统的现状及发展趋势分析*

刘艺琴

(云南广播电视大学传谋与信息工程学院，云南昆明650223)

办公自动化作为一个术语是由D·S哈特于1936年首先提出的，在我国，办公自动化OA这一术语是在1985年首次办公自动化规划讨论会上提出的。办公自动化是以先进的科学技术、信息技术、系统科学、行为科学以及管理科学为支柱的一门综合性技术，体现了多学科相互交叉、相互渗透性。它将现代化办公工具和计算机网络结合起来，充分提高了生产效率、工作效率、管理效能、并能辅助决策的信息化系统，它使得办公业务更加规范化和标准化。

一、办公自动化系统发展现状

随着计算机技术的迅猛发展、网络的快速普及以及硬件价格的不断下降，计算机已经成为人们工作和生活的必需品，人们已经习惯利用计算机进行日常事务处理，在这种条件下，办公自动化系统也得到了快速的发展，经历了第一代以公文处理、档案管理为中心，第二代以工作流模式为中心，第三代实现浅层次的、局部的协同的过程。办公自动化系统在很大程度上充分提高了生产效率、工作效率、工作质量，实现了无纸办公。但在发展的同时，也发现其存在着不少问题。

(一)安全性差。当今的办公自动化系统一般是利用操作系统和数据库提供的安全机制对用户权限进行控制和管理;在网络的连接处安装防火墙和隔离设备，对重要的数据采用加密技术;在用户桌面安装防病毒软件。对于处理秘密、机密甚至绝密信息的办公系统而言，这些安全措施远远不足，系统还很容易遭到黑客和病毒的人侵，传输的数据也可能被截取、篡改。

(二)工作流定义不灵活。工作流是OA最核心的功能，也是对传统办公模式的一种挑战。工作流是指将文件或业务流程进行自动化处理，它能够使多个参与者之间按照某种预先定义的规则进行任务的执行。例如拟办人的文件需要经过科长—＞处长—＞校长三层审批，只需定义好工作流后，拟办人点击发送，文件自动流转到科长审批，科长审批之后自动流转到处长审批，处长审批后又自动流转到校长审批，校长审批完成后又自动流转到发文者手里，这样不仅加快了公文的流转速度，同时还可以减少经办人来回奔波寻找相关领导的苦恼。目前很多办公自动化软件的工作流模块不能由用户自行定义，这样工作流就无法适应业务的发展变化。

(三)信息孤岛、应用孤岛。当前，大型、中型的企事业单位或者商业单位都拥有多套信息管理系统，比如高校一般会有财务管理系统、人事管理系统、学生管理系统以及OA办公自动化系统等，这些系统往往各自为政，系统之间无法相互衔接、系统中的资源无法共享，随着人与人之间、部门与部门之间的业务流程日益复杂，孤立的系统使得信息的更新变得非常复杂，甚至会导致不同系统上信息的不一致性。

(四)系统设计华而不实。目前很多办公自动化系统设计追求多功能化，将所有功能模块集中在一起，希望能够解决任何企业、事业以及商业单位的所有问题。这样做往往导致系统非常复杂，用户学习困难、使用不便，并且系统实用性差，最后的结果是大部分功能闲置不用。

(五)C/S结构导致维护成本的提高。目前很多OA系统仍然采用C/S结构，C/S结构要求用户安装客户端软件，一旦客户端软件中病毒或者软件升级，每一位用户都需要重新安装客户端软件，导致维护成本的提升。现在的OA系统正在由C/S结构向B/S结构转变，B/S构架使得用户界面完全通过WWW浏览器实现，一部分事务逻辑在前端实现，但是主要事务逻辑在服务器端实现。形成使用者、WWW服务器、数据库服务器的三层结构。B/S结构利用不断成熟和普及的浏览器技术实现了原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能，方便了使用，节约了开发维护成本，是一种全新的软件系统构造技术。B/S模式突破了传统的文件共享及C/S模式的限制，实现了更大程度的信息共享，任何用户只要通过浏览器即可访问数据库，从而克服了时间和空间的限制。B/S架构不仅在操作易用性方面表现出色，而且使软件的维护和更新也变得异常轻松简单，当软件需要维护升级的时候，只需要对服务器作相应的维护升级就可以了，客户端不需要做任何工作，就可以使用升级后的系统，因而能节省开支，提高效率。

二、办公自动化系统发展趋势

随着计算机信息技术、网络技术以及管理科学的发展，OA也要不断的发展以适应业务以及技术发展的需求。最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA”成为未来的发展方向，OA将更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

(一)协同化。随着各企事业单位信息化的发展，单位的独立信息管理系统越来越多，信息的频繁更新会导致多系统的同步更新越来越难，信息的共享要求越来越高，所以多系统的协同集成化势在必行。

(二)平台化。开放、易用的平台使用户可以根据自己的业务需求将不同的功能模块组合起来，搭建最适合自己的办公自动化系统。OA系统的使用离不开软件厂商的技术支持和服务，特别是定制开发的OA项目后期系统维护工作量大，往往需要专人在场，大大增加了维护的成本，最终用户和软件厂商都难以长期承受，而平台化的OA系统在稳定性、性能、安全性、扩展性等方面比传统OA都有很大的提高，其维护简单、便捷，由于使用了标准和规范，对特定技术人员的依赖程度低，特别是平台可以进行远程服务支持，响应速度快，大大的降低了维护的成本。因此平台化是OA发展的必然趋势。

(三)移动化。通过MAS服务器的方式与客户的原OA系统进行耦合，为客户提供基于无线网络的访问。随着网络移动用户的增多，要求办公自动化系统可以在任何时间、地点进行公文处理、邮件提醒、信息查询、日程管理、审批文件、上传下载、安排日程等操作，这样可以有效地改善办公环境、简化机构之间的沟通方式、实现远程移动办公，可以在很大程度上提高办事效率。

(四)业务化。OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的软件，而是越来越多的和客户的业务管理相结合。例如通过对综合数据库信息进行分析、比较、处理，从这些数据中挖掘出潜在的知识信息，为用户提供决策支持和商业智能分析。

(五)云安全。通过大量客户端对网络中软件的异常行为进行检测，获取互联网中木马、恶意程序的最新信息，推送到服务器端进行自动分析和处理，再把病毒和木马的解决方案分发到每一个客户端。云安全的策略是：使用者越多，每个使用者就越安全，因为大量的使用者可以覆盖互联网的每个角落，只要某个网站出现新木马病毒，就会立刻被截获。

(六)知识驱动。以知识管理为核心理念，建立知识和角色的关联通道，让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能指导人行为的能力。

办公自动化系统在我国经历了30年的发展，其性能得到了极大提升，功能得到不断完善，操作性越来越简便易用，用户数量也在呈数量级增长。但在发展的同时也存在着不少问题，其安全性、信息孤岛、应用孤岛等问题仍待解决。OA的发展不仅需要IT工作人员的不断努力，同时也需要管理人员的支持和使用者的努力，彻底改变原有的工作方式，完全使用计算机进行文件审批等操作，确实会在一些领导和工作人员之间产生疑问和抵触情情绪，因此OA的发展也需要大家思想观念的转变。OA不仅能简化繁杂的工作流程，提高工作效率，降低管理成本，提高管理效能，还能使单位管理工作在科学性、规范性、民主性等方面提升到更高层次。

［1］徐轶．办公自动化的发展［J］．赤峰学院学报，2011，(9)．

［2］张卫．企业OA建设现状及发展趋势［J］．办公自动化(综合月刊)，2008，(9)．

［3］段立，刘艺，尹迪，王昕晔．办公自动化解决方案及应用剖析［M］．北京:二机械工业出版社，2003．1－69．