高校财务管理信息化背景下学费管理系统的扩展

孟凡斌 王伟

［摘要］ 随着高校财务管理信息化建设工作的提出，传统的学费管理系统已阻碍了信息化建设的步伐，面对新形势下的新需求，高校对于学费管理系统必须进行升级改造，以满足高校信息化建设的需要。本文从信息化建设需求出发，讨论了信息化背景下高校对学费管理系统的新需求，并提出了新的拓展思路，以求达到系统的整合和统一，推进高校财务管理信息化的建设。

［关键词］ 高校财务；管理信息化；学费管理系统

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012. 02. 011

［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）02- 0020- 03

1引言

目前，多数高校都采用了学生收费管理软件，基本上实现了信息化管理。市场上较为成熟的学生收管理软件有上海复旦天翼计算机有限公司制作的“复旦天翼学生收费管理系统”，天津神州浩天软件技术有限公司开发的“天财高校学生收费管理系统”、兰州理工大学的“学生收费管理系统”等，还有一部分高校采用了自行开发的管理系统。这些软件都实现了基本的管理功能，诸如学生信息的管理、收费统计查询、欠费管理等，但其扩展性有一定限制。特别是随着近几年财务工作的复杂化、多样化以及财务管理信息化建设的提出，大部分学费管理系统作为单一的孤立的系统，已不能适应信息化建设的需求。财务信息化建设要求各子系统要实现真正的统一化、集成化、智能化，使各子系统协调工作、共享资源、交互使用，达到系统整合的要求。

2高校对学费管理系统的新需求

2.1 为领导决策提供数据支持

目前，大多数高校收费管理系统不能从Wｅｂ页面或外部查询模块直接向各有关领导提供数据。在财务信息化背景下，为了提高工作效率以及保障数据的及时性，分管领导必须可以实时查询所需要的数据，比如欠费率、缴费率、统计汇总等报表，以便领导根据全校学生的学费收缴情况对收费工作或其他工作进行决策。此功能必须通过软件的网络查询、统计功能来实现，查询统计等模块直接连接数据库或通过一定技术链接到查询库，保障数据的及时性。

2.2 与教务处的数据互联

教务处与收费相关的主要工作包括：

（1）负责全校学生的学籍管理工作，包括注册、降级、休学、复学、退学、转学、转专业、专升本、毕业等，需要及时将学生变动情况通知收费办。

（2）每学年根据财务处提供的缓欠交学费名单进行学生注册工作，若经确定为恶意欠费学生，将不予注册，直至其交完学费后再进行注册。若有学生在毕业或退学时有缓欠交费的情况，可以暂时不办理离校手续，直到其交完全部学费后再办理。

2.3 与学生处的数据互联

学生处负责每年的奖贷金评定工作。每年根据各系部提交的学生名单进行奖贷金的评定，并将评定结果反馈给收费办，由收费办对其缓交情况进行审核后再进行发放。若获得奖学金的学生有缓欠交费的情况，由财务处直接从其奖学金中扣除。

学生处还负责全校宿舍的管理，每年将全校学生的住宿信息上报收费办，并制定相应的宿费标准和相关杂费标准，由财务处负责收费工作。

2.4 与银行的互联

目前，各银行先后推出了电话银行、网上银行等方式，用户可以通过电话或者网络进行在线支付。虽然多数高校的学费都由银行来代收，由收费办公室向银行提供代收名单，由银行从学生银行卡中代扣转入学校账户，但未实现直接互联，收费办的代扣申请并未实时传输到银行，而是通过拷贝等方式把代扣名单交给银行，银行扣款完毕后再给对账单，这样造成了数据交换不及时、数据格式不统一等问题。为了避免上述问题，收费办应与银行有直连端口，由收费办通过系统直接下达扣款申请，银行后台处理或通过在线支付后批量发回对账单，由系统完成自动对账。

2.5 各学院二级部门的需求

各学院（系部）负责学生各项费用的催缴工作。根据收费办提供的本学院（系部）学生缓欠交费汇总情况，各学院（系部）通过各种方式进行各项费用的催缴工作。对于缓缴学费的进行说服教育，催促其尽快缴清学费；对于恶意欠费的，将其名单反馈给教务办、收费处、学生处进行相应的处罚；对于确实存在困难的学生，提交减免学费或缓交学费的申请及学生名单，根据国家和学校的相关规定免除或缓交全部或部分学费。

2.6 外部综合信息查询

外部查询主要为学生或家长提供查询缴费明细、标准等功能，同时满足各职能部门进行相关信息查询的需求。

2.7 财务核算的需求

收费管理系统是财务信息化系统的一部分，既有共享，又有独立。财务核算需要把收费情况逐一入账，传统情况下，收费办对账无误后，由财务核算人员做记账凭证；而在网络环境下，应当由系统自行对账，管理人员只需加以审核，然后由系统自动生成凭证入账。

2.8 与校园卡系统的互联

“校园一卡通”系统已经在大多数高校应用。“校园一卡通”是发达国家和地区高等院校通行的校园信息管理和消费服务方式。随着我国高校管理数字化、网络化和后勤社会化进程的加快，利用“校园一卡通”实现学生收费成为现在和未来几年高校学生收费的主要形式。一方面，收费办可以通过校园卡收取学费等费用，另一方面收费办可以把补助、勤工助学金或其他费用等通过校园卡进行发放，通过接口直接转入校园卡。

3 信息化背景下学费管理系统的扩展设计

以网络为平台，以财务管理信息化为背景，将Ｗｅｂ与数据库结合起来，开发一个基于校园网的学费管理系统。与以往的收费管理系统不同，本系统要在财务管理信息化系统框架下，为学校各个部门提供一个收费、信息查询以及管理的综合平台。每个相关部门都可从这个平台上管理所负责的事宜，并可进行数据交互，大大提高学校学生学费的核算、管理功能。同时，本系统还进一步加以扩展，为各相关部门、相关人员提供相关数据，而且具有很高的安全性，实现与学校相关部门的连接，并且通过智能分析工具为其工作提供决策数据。从而将学费管理系统建设成为一个网络收费系统，有机地嵌入财务管理信息化系统以及数字化校园中。

学费管理系统基本功能大同小异，不赘述。下面我们主要讨论在信息化以及上述新需求背景下的系统扩展。

3.1 统计分析模块

统计分析模块主要提供各类统计以及数据分析报表。主要有：

（1）按班级、学院、系部、学生类别等统计应收数、实收数、欠费数、欠费率等，并可进行随意排序、分类统计，可生成总表并可进行联查明细。

（2）可按类别进行数据分析。对应缴学费、实缴学费、欠费率指标按各种类别、各个时间段进行分析，自动绘制曲线图、柱状图、饼状图等分析图，以便领导决策。

3.2 查询模块

查询模块除了基本的内部查询功能外，必须具备网络查询的功能。各使用者通过网络查询相关信息，每个用户被分配一定的查询权限，主要功能有：

（1）学生信息查询。提供符合查询条件的学生信息，如学号、姓名、班级、专业、入学时间、学制、住宿信息、是否退学、是否有减免等。

（2）收费信息查询。提供符合查询条件的学生收费信息，如学号、姓名、收费项目、收费时间、应收数等。

（3）学生欠费查询。提供符合查询条件的学生欠费信息，为收费工作分管领导及收费管理人员提供符合查询条件的学生欠费信息，如学号、姓名、系部、专业、班级、欠费项目、欠费金额等。

（4）组合查询。用户自定义查询条件，从而完成多条件信息的综合查询。

3.3 学生变动模块

本模块主要功能是学生信息的变动处理，由教务处按其权限登录变动模块进行学生信息的变更，主要包括专业处理、留级处理、休学复学处理、退学处理、转学处理以及毕业处理等。因为每个专业或每个类别的收费标准是一定的，是与每一个学生绑定的，因此在上述变动完成后，收费标准会自动更新，并记录其变动过程，以备后查。这样，收费办不必再手动更新，只需审核教务处所作的变动处理就可以了，大大提高了工作效率。

3.4 银行对接模块

目前，多数高校通过银行来代收学费，学校将学生名单以及收费标准发给银行，由银行批量扣款，然后对账。但是这种方法需要通过电子邮件或者报盘的方式给银行代扣名单，不能实时地由学校来操作，而且代扣不及时，成功与否只能等对账单发回后才能确认，为了更加高效率地实现学费代扣，可以借鉴校园卡圈存（实时从银行卡往校园卡转账）的方式来实现实时的代扣学费功能。

原理是通过前置服务器与银行建立直连，由收费办对某个（批）银行卡下达扣款指令，银行服务器接受指令后对其扣款，扣款完成后回传返回码，系统自动发对账单进行对账。

首先，必须绑定银行卡，即每个学生与其相应的银行卡一一绑定，通过银行卡维护模块实现，如有变动，修改编辑即可。

其次，与银行协商数据格式和指令代码，即银行接受什么格式的指令及其数据格式才认为是合法的。

再次，设计好扣款模块。扣款模块必须包含查询功能，操作员对按一定条件查询出的数据通过点击“扣款申请”下达扣款指令，系统将根据绑定的银行卡给银行发扣款指令，扣款后银行发回成功或不成功代码，系统批量翻译代码并列表显示成功明细或不成功明细以及不成功原因。根据校园卡圈存的设计，扣款过程时间很短，在几秒之内，效率非常高。

最后，系统按照设定时间进行对账，将申请扣款的明细与银行自动发回的对账单进行核对，显示对账结果，以备查询或修改相关信息。

3.5 与校园卡系统的业务对接

设计与校园卡通讯的数据端口，主要是统一数据接口，主要包括代扣、代缴各种费用的明细数据，两部门可以实时进行数据互联。收费办可以通过校园卡进行补助的发放、费用的收取，需要建立符合系统可接受的数据标准，避免二次加工。另外校园卡圈存与学生收费的银行卡基本是一致的，因此，如果银行卡信息有变动，两部门只要维护一次即可同时同步更新，可减少工作量。

3.6 学生处管理模块

根据前述学生处的业务需求，学生处主要使用两个模块：一是奖贷金的信息反馈，操作员只需登录相应的管理界面，输入奖贷金金额即可，同时会显示学生的收费信息，收费办通过信息提示功能可以查询到所作变动，对于欠费的学生，通过核减功能，系统将自动核减所欠学费。二是对于住宿费收取标准的变动，学生处只需登录相应模块，进行编辑修改，由于系统已将住宿费标准与学生收费绑定，因此，学生处编辑收费标准后，系统将自动更新学生住宿费金额。

3.7 账务核算接口

学费最终要在核算系统中入账，生成凭证，因此，系统要设计入账接口，即收费办按照一定的时间选择一定的收费项目入账，可通过系统设置收费项目与核算科目对应关系，只要复核无误，数据会传到核算系统的凭证接口自动生成凭证。

3.8 系统扩展模块

本模块指系统可以根据相关部门的业务需求设置接收和发送数据的标准。作为信息化建设的子系统，学费管理系统未来可能会与更多的系统建立业务关联，因此应当考虑其扩展性。系统可以通过此模块设计数据格式，比如，操作员可以根据报表需求设计字段，并选择对应的数据库取数字段，这样，系统发送或导出的数据就可以与对方系统所接收的数据格式保持一致。同样，当要接收某部门的数据时，可以让其编辑成需要的格式，上传到固定的服务器空间里，系统可自行接收。除了数据格式外，其扩展性还包括应用程序的集成和扩展，因此在设计时，要充分考虑其延展性，以便系统能够更全面、更高效地为工作服务。

4需要注意的几个问题

一是相关部门进行业务变动后，收费办必须有消息提示功能，系统通过消息提示窗口提示操作员所进行的变动情况，以便收费办及时处理相应的业务。

二是系统必须设置高安全级别的防护措施，通过硬件防火墙、软件等加强安全管理，保障数据的安全性。

三是制定严格的权限制度，每个相应的岗位赋予一定的权限，指定专人负责，不可越权操作。对于较重要的岗位，所作修改最好由专人负责复核一遍，保障其安全准确性。

学费管理系统扩展设计的困难在于与其他系统的对接，不仅仅是数据转换、统一的问题，还有网络传输、加密设置等问题。学费管理系统是财务管理信息化的一部分，更是数字化校园的一部分，因此需提前科学规划，设计统一数据标准和接口，保障其顺利实施。

主要参考文献

［１］王玲，洪金凤． 如何设计科学的学费管理程序［Ｊ］．理论界，２００４（５）：２１３－２１４.

［２］李洪敏．关于高校学费数据库管理的几点思考［Ｊ］．科技致富向导，２０１１（3）：２１－２２.

［３］徐忠满．网络化的学生收费管理系统的设计与实现［Ｄ］．成都：电子科技大学，２０１０.