浅析现代高校教学档案管理的信息化进程

吴静

摘要作为高校教学档案管理的一个重要组成部分，教学档案信息化管理对高校教学档案管理的提高有较大的促进作用。本文首先对高校教学档案的内涵和特点进行介绍，分析了高校教学档案信息化管理中存在的问题，最后提出高校教学档案信息化管理的相关对策。

关键词高校教学档案信息化管理规范化建设

高校教学档案是一种重要的学校教学工作记录，在教师的教学工作和研究中具有重要的不可忽视的重要作用。对高校教学档案进行信息化管理，能够实现高校档案管理从实体向信息化的转变。2008年9月1日我国开始实施新的《高等学校档案管理办法》，于第三十八条对教学档案的信息化管理进行规定，指出高校应该设立专门的经费，配置专门的教学档案信息管理所需的设备，实现高校教学档案的信息化管理。因此，在高校教学档案的管理中，信息化管理已经成为一项重要的管理方式，对于高校教学档案管理水平的提高具有重要作用。本文希望通过对高校教学档案信息化管理存在的问题进行分析，提出相关的解决策略，以期对高校档案信息化管理具有一定的借鉴意义。

1 高校教学档案的内涵和特点

高校教学档案是高校教学活动和教学管理的一种有效记载， 主要包括各类教学管理材料、教师的业务类材料、学校专业、学科和课程的建设类材料以及学生的学籍类材料等内容。高校教学档案主要通过立卷，以文字材料、照片、录像带、软盘、图片等多种形式来进行保存，具有非常可观的保存价值。通过高校教学档案，有助于了解学校的历史、教学经验、教学内容、教学管理以及教学质量等，有助于高校对教学活动和教学研究进行进一步的改进，为社会培养出合格的、优秀的人才。

高校教学档案具有知识密集、内容广泛、信息集中性等特点，具体来说，主要体现在以下四个方面：首先，高校教学档案具有延续性，如教学计划和学生成绩具有延续性的特点。其次，高校教学档案具有时间性，如教学安排及教学工作计划都与时间有密切关系。再次，高校教学档案具有制约性，如教材、教学大纲和教学计划之间存在相互制约性，即教学大纲决定教材的选择和编码，而教学计划又是教学大纲制定的主要依据。最后，高校教学档案具有分散性，如教学档案形成于教学业务部门和个人的教学活动中，并且大多数是由个人来保管的，因此具有分散性的特点。

2 高校教学档案信息化管理存在的问题

2.1 信息教学档案较难统一、规范化管理

当前，我国高校教学档案的信息化管理建设尚处于起步阶段，进行各种活动时产生的大量信息教学档案还没有进行统一的系统化处理，各高校中尚未引入有效的管理制度、适用的管理软件，从而使得高校的信息教学档案管理规范化和标准化，导致很多宝贵的资源流失。同时，与原先的纸质档案相比，信息化的档案管理形式也有多种类型，不仅有文字材料、表格图片等类型，还有声音、影视等形式，因此，在对高校教学档案进行信息化管理时具有较大的难度，会遇到一些纸质档案管理时不存在的技术问题。怎样对高校电子文档进行规范化管理，现在还没有一个统一的、完善的标准，需要我们继续进一步探索。

2.2 档案信息化管理存在安全隐患

高校教学档案信息化管理存在很多安全隐患，如档案管理所面临的安全问题、保密问题都是我们进行信息化管理时必须重视的问题。其中安全问题对于高校教学档案的信息化管理具有重要的影响作用。档案的信息化管理是在互联网的信息平台上进行的，需要将很多成熟的技术应用于信息安全，如加密技术、防火墙技术等。但是，由于高校在内网和外网之间没有做好相关的逻辑隔离和物理隔离，使得档案的信息化管理存在严重的安全隐患。如在对高校教学档案的信息进行查询时，很可能会因为安全保护措施的应用（下转第226页）（上接第166页）不当而使计算机受到病毒攻击，造成计算机中的电子文档遭到破坏，造成档案数据的丢失。

3 高校教学档案信息化管理的对策

3.1 强化高校教学档案信息化管理的意识

在高校教学档案的管理中，信息技术起着非常重要的作用，只有充分认识到这一点，才能更好地推动高校教学档案的信息化管理。在强化高校教学档案信息化管理的意识方面，我们需要做到以下几点：首先，要强化对教学档案管理工作的意识。在教学档案管理中，要强化对教学档案工作的责任感和使命感，将之作为发扬教学工作者和教学管理者优良传统作风的一项重要工作。同时，要将档案信息的价值和教职工的利益联系起来，并将档案意识贯穿于整个教学建设和管理过程，做到真正为老师、学生和教学服务。其次，要对教学档案的信息化有一个正确的认识。档案的信息化不仅要强调一种管理技术和管理方法，而且更强调的是一种管理理念，是一种对档案管理工作的流程化管理的再造，能对档案管理手段进行革新。最后，在高校教学档案的信息化管理中要注重对软硬件设施的强化。所谓的硬件设施就是计算机的硬件配备、计算机的安全性能等，软件设施最主要是人对计算机的正确理解和运用计算机软件的能力。只有具备足够的软硬件设施，才能更好地推动高校教学档案信息化管理工作的有效实施。

3.2 实现高校教学档案信息化管理的规范化建设

高校教学档案的信息化管理离不开对档案的规范化、标准化建设。首先，需要建立健全高校教学档案的信息化管理制度。教学档案管理制度的切实有效实施需要学校进行正式印发，然后在学校的各个科室、部门等进行贯彻落实。如高校可以将教学文件的形成、整理归档和积累等相关制度与文件的保管制度、岗位责任制度等紧密联系，通过合理有效的人员考核、晋升和工资等来实现对档案信息化管理的规范。其次，实现对教学档案的电子文档分类管理。根据教学档案的不同特点，可以将其电子文档进行不同的分类，如可以分为教学管理类档案文档、师资队伍建设类档案文档、学科建设类档案文档、课堂教学类档案文档以及实践教学类档案文档等多种类型。

3.3 确保信息网络的安全

信息网络的安全是高校教学档案信息化管理中需要给予高度重视的问题。信息化作为高校教学档案管理工作的一个重要部分，对各类教学文件、信息和数据等的管理具有非常重要的作用。然而，信息化的管理必然会面临网络安全问题，因此，需要高校对档案的信息安全进行有效防范和管理，以确保教学档案信息的安全。首先，要对教学档案的电子文档进行有效保存和安全保护。如高校可以建立教学档案电子文档的异地安全保管体系，来确保电子档案的安全。又如，还可以建立融合网络传递和介质传递两种方式的电子文档归档系统，保障电子档案的安全。其次，要建立电子文档和纸质文档的一致性保障。

3.4 加强高校教学档案信息化管理人才队伍的建设

高校教学档案的信息化管理离不开高素质的人才队伍作支撑。信息化管理是一项需要较强技术的工作，对高校教学档案的信息化管理工作人员提出了更高的要求，不仅需要教学档案工作者掌握相关的档案学知识，还要熟悉相关的计算机技术、网络技术等知识，并能对计算机软件进行熟练运用。因此，需要高校加强对教学档案信息化管理人才队伍的建设，以推动档案管理工作的长期、有效和健康的发展。

4 结论

高校教学档案管理是教学管理工作的一个重要组成部分，而强化其信息化管理能够对教学档案管理和教学管理工作的提高具有重要的作用。本文首先介绍了高校教学档案的内涵和特点，然后对高校教学档案的信息化管理中存在的问题进行分析，最后从强化教学档案信息化管理的意识、实现高校教学档案信息化管理的规范化建设、确保信息网络的安全、加强高校教学档案信息化管理人才队伍的建设和加强高校教学档案信息数据库的建设五个方面对高校教学档案信息化管理工作的提高提出相关对策，以期对高校教学档案的信息化管理有一定的参考、借鉴意义。