二级管理体制下高职院校系部办公室行政工作探讨

邱莉霞

摘 要 本文主要阐述了高职院校系部办公室工作特点和职能，确定了新时期作为系部办公室从业人员的素质构成，指出了现阶段存在的问题，对完善系部办公室行政工作提出了几点建议。

关键词 办公室 行政工作 探讨

新形势下，为适应高职院校自身发展，普遍进行了管理体制改革，使得学校的教学职能和社会服务职能越来越多地下放到系里，使系部从一个单纯的教学组织转变为有一定权利责任的综合管理部门，既要组织教学和科研工作，又要想方设法通过社会服务实现创收，给系部教职工创造福利和奖金，还要负责学生的就业、思政教育、招生、资产管理、职称工作等等，其功能小而全，所承担的工作职能纷繁复杂。而系部办公室作为全系的综合管理部门，其管理水平、人员素质等方面关乎着全系的稳定发展。

1 系部办公室的工作特点和职能

工作特点：在实际工作中系部办公室人员大多一人多岗，精干高效，系部办公室日常保持着与学校相关职能部门的对口联系，为保证各项工作的稳步推进，这些条线工作都是由系部办公室人员来分担和兼任的。

系部办公室承担着承上启下、协调关系的任务，是保证整个系部有效运行的调度中心。办公室工作人员的职责是服务和协调好各方面的工作，很多事务性的工作常常千头万绪，综合起来主要有以下职能：（1）组织、管理和协调的职能。系部办公室是保证工作运行、政令畅通的轴心。平衡各方关系，协调各方工作，化解各方矛盾是最重要的工作职能之一。（2）检查监督的职能。系部工作细、杂、繁、忙，有时需要各部门协同配合，有时又需要各部门独立完成，往往很多事情都有时间节点的限制，系部办公室在此时就要根据事情的轻重缓急和具体的工作安排，及时进行监督检查和落实，确保系部工作的正常运行。（3）服务系部的职能。系部办公室工作人员的工作性质是服务性的，牢固树立服务意识是做好办公室工作的前提，将领导的部署和决策落实到具体工作中。在工作中还需讲求方式方法，建立一套科学规范的工作制度、工作流程，圆满高效地完成好各项工作。

2 系部办公室从业人员应具备的素养

2.1 熟悉业务，学无止尽

办公室人员工作的质量和水平很大程度上取决于其的知识储备和学习能力。总的来说，一名合格的从业人员要求具有协调能力，语言表达能力，计算机操作和维护能力，熟练掌握各种办公技术知识，具备这些基本的能力有利于提高工作效率和工作质量。在熟悉业务工作的同时，还要加强教育学、社会学、管理学、心理学方面的知识积累，做到语言条理清晰、措辞得当，提高和师生的沟通效果。

2.2 团结协作，严谨细致

系部办公室的很多工作是需要和各部门以及各成员间通力协作才能完成的，办公室人员在其中协调着各方关系，起着“上情下达、下情上报”的作用，协调工作做得好，各方受益，协调得不好，工作受损。同时，事务繁多，容易顾此失彼，有时从业人员的一点小差池会直接影响到整个系部或系部其他成员的下一步工作开展，为了能够尽量少地出现工作失误，在众多头绪中理清思路，还需要从业人员做到谨慎有条理，一丝不苟，确保万无一失。

2.3 乐于奉献，讲究方法

办公室工作的属性要求每一名从业者在工作中不去计较个人得失，乐于奉献，以全心全意服务好全体师生为宗旨，竭尽全力做好本职工作。与此同时，还应该及时跟进，密切关注各项工作的进展情况，多听取各方意见，深入了解实际工作中出现的各种情况。

3 现阶段存在的问题

3.1 校方重视程度不够

当前，学校各级领导对办公室行政人员的重视程度普遍不高，在实际工作中“重使用，轻培养”的现象较为突出，很多系部办公室人员是从别的部门或别的岗位上调来的，对所在系的历史、规模，业务流程都不甚熟悉，很难对所做工作做到业务纯熟。对办公室行政管理人员的不重视，还表现在收入分配的差异，机会均等的缺失，这就导致部分办公室人员经过自身努力想要转到专任教师的岗位上去。另外，系部办公室事务繁多，工作随机性较强，过度强调精兵简政，一人多岗，使得从业人员疲于应付日常的工作事务，难以突破创新，甚至还会影响工作效率。

3.2 从业人员缺乏创新意识

长期以来，陈旧的思维观念，压制了从业人员的创新能力，对办公室工作没有创新的成分，总是被动地接受工作，在实际工作中不敢或不愿多事和多言，较少提出建设性的新方案，遇到问题不是想着主动出击，努力寻找方法解决，而是找出各种客观理由来逃避问题，这种精神状况很不能适应新形势的需要，迫切需要从业人员树立创新观念，开拓进取，提高创新能力。

4 改进的方法

4.1 给予制度保证，完善规章制度

首先，学校上下应转变观念，提高对办公室工作重要性的认识，把系部办公室行政人员的队伍建设摆在与师资队伍建设同等重要的位置，建立健全系部办公室人员的继续教育机制，各高职院校应出台相关文件，使继续教育得以制度化，鼓励从业人员通过各类继续教育提高自身素质，只有这样，才能提高系部各项工作的完成质量；其次，进行人事制度分配改革，提高系部办公室行政管理人员的地位和待遇，打破现行平均主义分配原则，实行多劳多得，奖励突出贡献；再次，出台各级各类规章制度，规范从业人员的行为，使之有条不紊地开展工作，明确分工，理顺结构，严格岗位责任制，实行量化管理和阶段考核相结合的模式。

4.2 转变观念，强化服务意识

在工作中应强化以人为本理念，牢固树立“为教学服务，为师生着想”的思想意识，真心实意地为师生搞好教学工作创造条件，提供优良的具有人情味的服务，保证系部和学校的正常运转。在工作中主动转变方式方法，对待同事、学生要有耐心，设身处地地为他们着想，这样，才能营造出和谐、稳定、有序的新局面。

4.3 提高系部办公室工作人员的综合素质

随着时代发展和社会进步，办公室人员的综合素质也应该与时俱进。首先是强烈的责任意识，这是做好所有工作的前提，努力增强工作主动性，以较好的政策理论素养和业务能力为领导出谋划策，排忧解难；其次，创新性是新时期对做好办公室工作的要求，遇到问题时要开拓思路，不局限于主观判断，办公室人员的创新精神体现在日常具体事务中，简单来讲就是简单事务高效化，复杂事务条理化，定期制定详细的工作计划，尽量减少突发事件的发生；再次是学习能力，学习是提升办公室人员综合素质的最有效的手段，要树立终身学习的理念，正确学习领会党的方针政策和有关文件精神，快速理解领导意图，用信息化技术武装头脑，熟练掌握办公信息化技能，做到学以致用，以适应新时代新形势的需要。最后还应有应变能力，在实际工作中，有时会出现“突发事件”，作为优秀的从业人员应在平时就要注意积累经验和学识，以便在关键时刻能做到处事不惊、应对自如。

总之，二级管理体制下，学校与系部的关系既是领导关系，又是分工协作的关系，面对学校和系部的关系，系部办公室要摆正自己的中间枢纽位置，善于运筹和斡旋。面对和职能部门的关系，系部办公室应接受指导和监督，及时反馈意见信息，科学地做好各方面的工作。在推行二级管理过程中，系部办公室工作人员要切实注意方式方法，顾全大局，妥善安排，做好沟通，维护稳定，将不良效应降到最低。