从知识管理到学科服务

李婷婷 冯会勤 田元

[摘 要]

概述了机构知识库的研究建设现状,重点讨论了机构库的知识管理功能,及其在嵌入式学科服务体系中与构建高校科研信息服务机制中的辅助作用和应用趋势,并讨论了其对实际工作的要求。

[关键词]机构库;学科服务;科研信息服务

[中图分类号]G250.71[文献标志码]A

[文章编号]1005-6041(2012)05-0029-04オ

2002年DSpace的面世,拉开了全球范围内的机构库研究和建设热潮。截至2012年3月,OpenDOAR统计的机构库数量已超过2 000个,正常运行的超过90%,其中美国409个(18.8%),英国208个(9.6%),中国(台湾地区除外)仅有34个(1.6%);截至同期,设立机构库的组织和机构已经达1 780家,其中美国281家,英国164家,中国(台湾地区除外)登记在案的有10家^[1]。

2009年袁顺波等开展的关于机构库研究方向的调查表明基础理论、内容管理、研究进展以及经验总结等方向外文文献数量较多^[2]。笔者在CNKI和万方数据库中以“机构库”进行检索(2012年3月9日)并整理分类,研究较多的主题有:基础理论(机构知识库构建/运营的理念、模式、机制、策略及发展趋势等)、国内外调研分析(国内外建设现状对比分析、国内外研究现状文献计量分析和针对某一国家或地区的现状调研等)、建设实践经验总结和知识产权问题等,其中讨论知识库建设给图书馆与图书馆员带来的挑战与发展机遇的文献不到20篇,具体讨论机构知识库与高校知识管理机制的文献不到10篇。

在全球范围内大力发展机构知识库理论研究及建设的同时,如何合理应用机构库以更好地发挥其各项功能为机构科学研究服务成为当前学者们应该重视的问题。本文将从高校机构库的知识管理功能入手,讨论该功能在图书馆开展学科化服务以及构建高校科研信息服务系统中的辅助作用和应用趋势。

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1 机构库的知识管理功能

Crow(2002)将机构库定义为“收集并保存单个或数个高校团体科研产出电子文献的知识库”^[3]。董文鸳等(2005)总结机构库为“以搜集、组织、存储学术机构(大学、大学共同体等)相关数字资源为主要任务, 并将其中绝大部分资源对任何网络用户免费开放的知识库”^[4]。北京邮电大学高嵩(2006)认为机构仓储是收集、组织、存储、管理机构内的科学数据、研究成果和其他数字资料, 实现对机构内数字内容及资产的保存和管理, 并提供开放访问, 促进平等使用和共享的一系列机制和服务^[5]。综合多家观点可以看出,机构知识库具有对特定范围内知识产出(包括论文、著作等正式出版文献,和课件、手稿、科技报告等未公开出版的灰色文献)的收集、保存、组织和管理功能,主要体现了其对机构知识产出的收藏功能、对机构知识的组织管理功能,并通过实现机构内科研产出知识资源的平等使用和共享促进机构内知识交流。

高校知识管理的重点是对隐性知识进行挖掘、交流、共享以及在此基础上的创新,构建服务本校的机构知识库就成为了加快隐性知识显性化的重要方式和有效措施。机构知识库的建设要求图书馆对各类信息资源进行有效整合,包括电子资源、纸质资源和其他各类信息资源,同时还要求图书馆收集整合学校日常教学科研工作中产生的各类隐性知识产出,这不仅对高校图书馆服务理念和服务模式的变革带来了机遇与挑战,也让高校图书馆对其自身的服务立足点和服务目标有了新的认识。

张晓林教授提出机构库的知识管理功能可分为三个层次,即机构知识资产管理、机构知识传播管理和机构知识能力管理^[6]。这三个层次从知识库功能建设角度可视作是一个循序渐进的过程。但从知识管理机制与服务角度来看,可将知识资产管理视作为基础,由此引出另外两个平行的管理功能层次(如图1),即只有在完善知识资产管理的基础上,才能更好地利用知识库为高校科研工作服务。

图1 机构库知识管理功能层次关系

1.1机构知识资产管理功能

对特定范围内的知识产出进行收集、保存和组织等都属于机构知识资产管理的主要内容,这个层次是机构知识库的基础构建内容和基础管理功能,决定了机构库的建设目的、服务对象和服务内容,即后两项知识管理功能。

1.2机构知识传播管理功能

这个层次的知识管理内容包括两个范畴,其一是为机构显性知识产出的交流和共享提供平台和路径,其二是对机构内隐性知识产出的挖掘、交流和共享等。这一层次更加侧重于知识库对机构内隐性知识产出的整理与利用功能,知识库作为机构内知识网络交流平台为科研人员服务,提高了隐性知识与显性知识的转化效率,促进了知识资产从隐性积累到显性创新再到隐性积累的循环速度。此功能的实施与完善主要取决于机构库建设过程中对机构内知识产出的收集和组织成果。

1.3机构知识能力管理功能

第三个知识管理功能则更多的与高校深层次的学科化服务相关,通过前期对于各类文献、资料和隐性知识的收集、整理和组织,利用所得结果(即知识地图)可对该机构的知识产出进行多方面分析,进而得到其知识能力分析结果。例如:知识需求分析体现了现有知识地图的缺失部分;知识能力分析体现机构知识地图的分布情况;知识关系分析体现合作机构知识地图之间的重叠与互补关系;知识资产应用分析体现了现有知识的利用情况、知识资本的运作情况以及隐性知识的显性化效率等与知识产出能力相关的内容;知识需求与知识能力匹配分析通过比对机构知识地图与相应学科领域知识地图得出现阶段所具备的知识和需求与大环境知识水平的差距;知识能力竞争力分析体现了竞争机构之间知识地图的比对关系。オ

2 在嵌入式学科服务中的应用

所谓学科化服务,就是按照科学研究(例如学科、专业、项目)来组织科技信息服务工作流程,使信息服务学科化、内容知识化,从而提高信息服务对用户需求和用户任务的支持力度,保证图书馆信息服务的出发点和目标定位在为科学研究提供贴合服务上^[7]。2008年,初景利等提出了能够适应当代用户信息环境、需求和行为变化的新型学科馆员服务模式的标准和理念,即以融入一线、嵌入过程为主要特征,建设学科化、个性化、知识化、泛在化的全方位科研信息服务体系^[8]。

如何保证科技信息服务工作贴合学校高层次科研信息需求?这就需要学科馆员以机构库所收集的各类显性信息和隐性知识为基础建立机构/学科知识地图,并进行学科化、知识化的分析对比研究,作为深层次学科服务的出发点。由此,以机构知识库作为基础的高校科研信息服务系统的构建已经成为提高学科化服务质量、加强学科化服务力度和挖掘学科化服务深度的大趋势所在。

如图2所示,学校日常科研工作的知识产出一般可以分为两类,即显性知识和隐性知识,图书馆通过对这两类内容的收集与整理可构建机构知识库,即为知识资产管理功能;科研人员可直接通过该知识库网络平台进行学术交流与共享(包括显性知识与隐性知识),即知识交流管理功能;学科馆员或科研人员也可以通过所构建的知识地图进行一系列分析研究以获得学科知识分析结果,即知识能力管理功能。图2所示的基于机构知识库的深层次学科服务流程描述了机构知识库的建设以及三个层次的知识管理功能在高校日常科研工作流程中的配合及应用,体现了其对高校内知识转换循环流程的促进作用。

图2中的虚线部分即为基于机构库的嵌入式学科化服务在学校科研流程中的主要工作内容,学科服务人员可对所收集的各类知识进行整理和组织得到机构知识地图,并通过对该地图的各类分析获取深层次学科化服务背景信息,从而达到为科研人员提供具有学科针对性和目标的学科化信息服务的目标。

嵌入式学科服务的知识化主要体现了现代“以人为本”的知识管理理念,主要涉及个人层次、组织层次、社会网络层次的知识积累、转化、运用、创新过程,其以信息化为基础,同时也是对信息化的超越^[9]。机构知识库的建立为知识化的学科服务要点提供了便利:首先,知识库能够使显性知识序化这一步骤过程化、流程化、正规化,形成一个特定的组织形式;其次,机构库的知识资产管理功能能够帮助图书馆整理、调动和挖掘机构隐性知识产出,为加速机构“隐性-显性”知识转化和加速知识资本循环提供助力;第三,知识库作为一个机构内部的文献知识共享平台,配合现代网络技术能够为研究人员提供方便、快捷、形式多样的知识交流渠道与方式,同时配合其他全文数据库使用可作为知识补充和更新的便捷途径。

图2 基于机构知识库的深层次学科服务流程图

机构知识库中的知识能力分析管理功能能够为高校科研信息服务提供多方位服务导向,通过对机构内分学科知识地图的构建与分析,可看到目前机构内的研究方向分布情况、知识缺失环节、隐性知识显性化效率、知识资本运作情况和机构竞争力现状等,这些分析结果可使机构内各学科知识情况一目了然。基于以上分析结果,学科馆员可了解机构内各学科研究现状,并结合科研人员的具体信息需求与反馈,提供具有学科信息需求针对性的科研信息服务。

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3 结 语

在高校科研信息服务系统构建的理念、机制和发展前景中,可以看到用户对于个性化服务与人性化服务的需求,以及在现代信息环境下用户对学科信息服务反应速度、服务深度以及多元化全方位服务模式的需求。

在了解用户需求的基础上,要提出一系列切合实际、贴近需求的高校学科化科研信息服务不仅需要有一个内容相对完善、功能相对丰富的机构知识库作为基础,同时对服务成果的测评还要考虑到不同侧面的多种相关因素,例如学科馆员的职业素养、信息服务机制以及学科馆员与院系的联系程度等等。

机构库的建设和完善保证了高校知识管理体系的运转,而对机构库的合理应用则成为知识管理体系向科研信息服务系统发展和转型的一项关键点,其知识管理功能能够为知识化的高校科研信息服务提供助力。基于机构知识库的高校科研信息服务机制的设立与健全,为高校图书馆的学科化服务提供了一种新的思路,同时也对实际中的工作提出了一些要求:首先,这种机制的建立以及对服务反应速度的要求实际上也就是对高校信息服务流程化的要求,与个性化、人性化服务以及用户对服务深度的要求产生了一定矛盾,这两者之间的平衡点应该如何选取将是进一步发展学科服务实践过程中应该关注的问题;第二,多元化全方位的服务模式要求多种现代科技的综合应用,这与图书馆的泛在化理念与技术有异曲同工之妙,同时也是强调了现代“以人为本”的服务理念;第三,在实际学科服务工作中的、具有针对性的学科背景知识和知识地图分析经验的积累,是提高学科馆员职业素养、完善学科服务机制、加深学科服务深度与力度的必要过程。

[参考文献]

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[2] 袁顺波,华薇娜.基于LISA和WoS的机构库研究现状调研与分析[J].情报理论与实践,2010(6):86—88,97.

[3] Raym Crow. The Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper, ARL Bimonthly Report 223[EB/OL]. [2012-03-08].http://works.bepress.com/ir_research/7/.

[4] 董文鸳, 袁顺波. 聚集学术机构知识的中心机构库——Institutional Repository探析[J] . 图书馆杂志, 2005 (8): 51—55,59.

[5] 高 嵩, 张智雄. 机构仓储及其在数字图书馆服务中的应用模式研究[J]. 图书情报工作, 2006 (8): 59—62.

[6] 张晓林.机构知识库的政策、功能和支撑机制分析[J].图书情报工作,2008(1):23—27,19.

[7] 李春旺.学科化服务模式研究[J].图书情报工作, 2006, 50(10):14—18.

[8] 初景利,张冬荣.第二代学科馆员与学科化服务[J].图书情报工作,2008(2):6—10,68.

[9] 宫宏光,汤珊红.关于科技信息服务知识化的战略思考[J].情报理论与实践,2010(08):1—3.

[收稿日期]2012-06-01

[作者简介] 李婷婷(1986—),女,助理馆员,硕士,西安理工大学图书馆。研究方向:信息素养和知识管理,发表论文6篇;冯会勤(1965—),女,副研究馆员,西安理工大学图书馆,从事参考咨询与情报服务工作;田 元(1975—),男,馆员,西安理工大学图书馆,研究方向:信息管理。

[说 明]本文系西安理工大学科研项目《西安理工大学科技论文信息管理系统的开发与研究》(编号:602-211004)成果之一。