浅谈高校电子档案的有效管理

任桂淑 （保定学院继续教育部 河北保定 071000）

浅谈高校电子档案的有效管理

任桂淑 （保定学院继续教育部 河北保定 071000）

信息技术的迅猛发展和广泛应用，给高校档案工作带来了前所未有的机遇和挑战，电子档案的管理已成为广大高校档案管理人员新的关注点。但目前，高校电子档案管理的管理仍处于起步阶段，面临着许多困难和问题亟需研究解决，本文就此做一探讨。

高校电子档案；有效管理

电子档案是人类信息化进程的必然产物，高等院校由于办公自动化的进一步发展，过去用纸墨形成和传递的教育部门公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，现在都可以用电子计算机进行处理，由此产生了电子档案。目前，电子档案管理电子化对高校来说还是一个新课题，尽管各高校产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化的处理，加上电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着本质区别，电子档案主要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，必须依赖于电子环境才能打开识别和阅读其信息。同时，电子档案的长期保存，还需要有不断更新的技术和设备作保障。因此，如何保证这些档案资料的有效性、原始性、真实性越来越引起人们的重视，也给档案管理部门及人员提出了新的挑战。

1.加强高校电子档案管理制度建设。目前尚无相应的规章制度和法律法规的情况下，要加强对有关电子文件、电子档案相关问题的立法，制定相应的规章制度和法律法规。同时，必须有严密而周到的管理制度，以明确各方面的职责和具体过程中每一个环节的要求，确保电子档案的真实性和安全性。首先需要建立健全考核奖惩制度，对于在高校电子档案管理中作出突出贡献的个人或集体进行表彰奖励，对于在电子档案管理中出现问题给高校带来损失的追究相应责任，以充分调动电子档案管理人员的积极性和主动性；第二，建立电子档案管理建设协作机制。各高校要针对本单位的实际情况和业务需求，从理顺电子档案管理协作关系入手，重点建立起档案管理部门与学校内部各部门之间的协作机制，以保证高校电子档案管理工作的开展。同时，应提出统一的规范和标准，规定不同类型的电子文件需采用规定的管理通用格式，以保证归档电子文件的有效利用。

2.保证电子档案的保密性和安全性。保密性和安全性对于维护电子档案的原始性和真实性至关重要。电子档案从形成到被开发利用要经过很多环节，为保证文件内容的原始真实性，可采用加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防写措施、档案备份等有关技术措施，才能保证电子文件的可靠性。目前经常采取的安全措施可分为加密技术和防火墙技术。前者加密技术是保证网络资源安全的技术基础，是一种主动安全防御措施，是对网络中传输的数据进行加密处理，从而防止非法用户对信息的截取和盗用。防火墙技术通过对网络的隔离和限制访问等方法，来控制网络的访问权限，从而保护网络资源，确保档案信息网络传输的安全。

3.加强电子档案软、硬件设施管理。高校数字化校园建设具有一个逐步发展过程，在这个过程中产生了大量文件类型和存储内容格式不同的电子信息，而高校现有的软件与硬件设施无法满足数字化档案的发展，因此，要大力加强电子档案软、硬件设施管理。硬件方面，各高校要积极为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施。软件方面，要及时修补影响管理软件安全的漏洞，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。总之，建立统一的电子档案软硬件系统，实现各部门的管理软件和档案系统具有统一的接口，实现文档管理的一体化，是做好电子档案管理的一个必要前提和有效保障。

4.提高档案管理工作者的素质。首先，档案工作者要具备基本的政治思想素质，坚持正确的政治立场，坚定正确的理想和信念，树立科学的世界观、人生观和价值观；其次，具备高度的敬业精神和高尚的职业道德。档案工作者应尽力保护电子档案资料的完整，应该能从历史、法律和行政管理等角度对电子档案资料进行筛选、鉴定和保管；第三，要具备基本的知识能力素质，包括基本的科学文化素质、扎实的业务素质、深厚的信息素养等。最后，要增强顺应时代发展的思想意识，学会运用计算机互联网络技术，才能真正达到档案收集齐全、管理规范、信息共享的最高建设目标。

总之，高等学校的档案工作是整个学校工作不可缺少的组成部分，尤其随着计算机技术的不断发展，电子档案大量涌现，在这种新的形势下，我们应大力做好电子档案的管理工作，为使用者更直接、更突出、更有效地提供各种服务，充分发挥高校档案管理部门的作用，促进高校的不断发展与进步。

[1]郝艺飞.计算机技术在档案管理现代化应用中的问题和对策.平原大学学报.2002(1).

[2]陈睿.对高校档案管理工作的思考[J].黑河学刊，2003(6).

[3]赵严防.电子档案与数字档案管理初探[J].泰山乡镇企业职工大学学报.2005(3).