如何让时间富有效率*

□ 赵赛波

(湖南税务高等专科学校，湖南 长沙 410116)

一 谁动了你的时间?

我们忙忙碌碌，辛苦了一天却发现，不知道做了什么，时间白白过去了。我们不明白，到底是谁动了我们的时间?太多琐碎的事、太多的应酬、太多的会议、一些相关无关的人占用了我们太多的时间。我们常常感叹，人在江湖身不由已，我们很被动、很郁闷。

我们真的很无奈吗?我们真的只能被时间牵着鼻子走，被别人安排被别人控制吗?不是的。时间是你自己的，别人不可能强迫你做任何的事，时间分分秒秒都是从你手中溜走的。是你没有管好自己的时间，没有把握好时间的主动权，没有当好时间的主人。

二 你的时间你作主

作时间的主人，必须学会取舍、学会计划、学会拒绝。

(一)学会取舍

只做该做的事，必须分清楚重要的事与紧急的事、自己的事与他人的事、擅长的事和喜欢的事。

1、重要的事和紧急的事。什么是重要的事呢?第一件是大事，是工作和人生的大事;第二件是不得不做的事。比如职责范围里的各种事务，领导交办的事以及生活中必须要做的事;第三件是有意义的事。这些事也许与工作没有直接关系，但可以提高生活质量、拓展发展空间，让生活更有意义。比如学习、身体锻炼、抽空陪伴亲人等等。所谓紧急的事就是立刻要办的事。

根据事务的性质，可以分为四种类型:

A．很重要很紧急马上做B．很重要不紧急长期做C．不重要很紧急授权做D．不重要不紧急不必做

重要而紧急的事情为A，如各种突发事件;重要而不紧急的事情为B，如学校发展规划的制定和实施;紧急而不重要的事情为C，如突然造访;不重要也不紧急的事情为D，如一些不必要的应酬和会议。

A类事情必须马上做。处理这样的事情往往会比较被动，要严格控制，尽量减少此类事务的出现，做到用20%左右的时间处理好。

B类事情要长期做。此类事情虽然不在急上，但是不得不做、不得不做好的事，而且经常出现，处理此类事务是我们工作的常态，要占用70%左右的时间。我们必须有计划有安排按时按量主动的做好，决不可拖拉，因为一拖，B类事情就会变成A类事情，就会非常被动了。

C类事情要授权做。此类事情可做可不做，要视情况而定，一般占用10%的时间。

D类事情不必做。

2、自己的事与别人的事。别人的事让别人做，自己的事也可以委托给别人做。如果工资或对工资的预期要求比你低的人能够胜任某份工作，就把该工作分派、委托或外包给这样的人完成，这叫比较优势原理。前提是你有更重要的事情要做。通过委派，让你有更多的时间做好带来更高价值的几件事。

管理者向下委派，首先要找到合适的人，因为将工作分配给不适合的人去做，这将造成时间的巨大浪费。通常，这些人要么无法恰当地完成工作，要么就会拖延工作。把工作交给信得过的人去做，将大大降低授权风险。在向下委派的同时，管理者要实施例外管理。例外管理是一种强有力的时间管理工具。实施例外管理能让你更高效地与他人合作。如果工作步入轨道，并按计划进展顺利，例外管理就意味着下属无须向你汇报，如果没有听到下属的汇报，你就可以认为一切进展顺利。只有当例外发生、工作无法按时完成，以及不能按预期质量完成时，下属才必须向你汇报。

管理者要警惕反向委派。反向委派是指下属把你曾委派给他的工作又委派给你。你必须有意识的拒绝反向委派，警惕下属试图将工作反向委派给你。制造难题并要你解决，这是下属将任务反向委派给你的一种方式。他们会问:你能替我处理一下这个任务或者给我提供一些信息吗?既然你是领导，你显然比他们更有能力，更博学多识，你肯定会同意替他们处理，并尽快给他们答复。然而随后又会出现其他问题，这些问题都堆在你那里，并跟其他事情一起成为你的职责。如果你的下属让你去做某件事情，并声称其结果将对他们如何完成工作具有决定作用，那么你的下属便把工作又反向委派给你了。此时，你便承担了责任。不久，你的下属就会来监督你的工作，询问工作进展。你那时就要为你的下属打工了。你将向他们承诺并保证尽快完成他们的工作，再将工作交到他们手上。一旦将工作委派给别人，就不要再收回来，这是拒绝反向委派的方法。当你的下属要求你做某件事情时，你应该问问他们:你认为我们应该怎么做?不管他们提出什么建议，你都可以评论或赞同，但无论如何，都要把工作还给他们，让他们来做。

3、擅长的事与喜欢的事

一件是擅长的事，一件是喜欢的事，你应该做哪一件?当然是擅长的事，而不是喜欢的事。因为你其所以能拿这份工资，就是因为你在某个方面很厉害，人家不如你，你在这个方面的优势能为单位发挥特有的作用，你拿了这份工资就应该把自己擅长的事做好。如果你凭自己的喜爱来选择工作，这个工作不是你擅长的，你就不可能做得组织上要求的那么好，你的贡献就与你的工资不相匹配，你就不适合在这个岗位上工作。而且，一个人干自己不擅长的事，就是在浪费时间，浪费生命。

(二)学会计划

我们常常不太喜欢计划，因为计划要设置一些框框，让人失去某些“自由”。计划是死的，活生生的人不能被呆板的计划所框住。但我们一定要知道，计划是自主掌控时间的前提，离开了计划，就会失去行动的主动性，就会被时间牵着鼻子走。计划让人失去某些自由，但没有计划就没有自由。

好的计划首先要解决好操作性问题。什么样的计划有操作性呢?一要实在。计划不是给别人看的，也不是为了应付检查。计划是为了掌控好时间，把事情做好。所以计划一定要实在，要能解决问题。二要可行。目标要订得合理，不要唱高调，要切乎实际。一个不能实现计划等于没有计划。三要具体。计划要尽可能定量化，量化的东西操作性好。计划要有时间要求，没有时间要求的计划就不叫计划。

好的计划还要解决好变动性问题。计划有个敌人叫变化，计划没有变化快。计划如何应对变化?一是要增加预见性，“凡事预则立，不预则废”。二是要减少变动性，将变动的事物预先确定下来。比如旅行之前，我们可以预订机票;找人办事，我们可以预约时间，等等。三是，注意灵活性。也就是多留一手，所谓“晴带雨伞饱带干粮”。要有AB计划，当A计划不行的时候，B计划就可以顶上去。

(三)学会拒绝

1、学会说“不”。不要不好意思说“不”，因为别人向你提要求的时候，他心里已经有了被拒绝的准备。只有你的理由正当，别人不会责怪你的。

2、拒绝诱惑。人常常会受到各种诱惑而忘了自己该做什么，结果被人牵着鼻子走，把时间的主动权交了出来。要掌控好自己的时间，就必须拒绝诱惑。我们行走于这个五光十色的世界，太多的色彩和绚丽扑面而来，令人彷徨。我们一定要记住，一种诱惑，无异于生活的一道绳索，拒绝诱惑，还生命以自由。