做好文书档案管理工作之我见

罗 文 妍

(黑龙江第一测绘工程院 行政办公室，哈尔滨 150086)

一个单位档案文书工作的质量如何，不仅可以体现出这个单位的工作面貌和工作作风，而且还直接关系到党和国家的方针政策的贯彻执行，关系到工作的效率和质量高低和自身工作职能的发挥。建立健全一套完整科学的档案文书工作制度，才能有助于上下通达，左右联系，互相协调，运转自如，政令畅通。在档案工作实际中，要实现从文书工作源头抓起，做好文书档案的管理工作，应从以下几方面着手。

1 争取领导重视，加强档案宣传

文书档案管理工作从来源上可以分为两大类：一是上级组织产生的文档管理；二是由本级组织产生的文档管理。两类文档均是领导集体参与决策和开展工作的重要依据，因此各级领导要充分重视此项工作。领导的重视是做好档案工作的前提，对于档案人员而言，领导的关注根本上取决于对文书档案人员工作的满意度，取决于对档案利用效果的认可度。因此，要想使单位的文书档案工作有成效，必须做好档案的管理，使之充分发挥作用，为本单位的发展提供支持和保障。档案人员要增强工作主动性，努力做好档案文书管理工作的汇报工作，利用各种时机宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规，使领导更加重视此项工作，加深对档案工作的理解，从而更加关心和支持档案工作，把档案文书纳入到单位的总体工作规划并列入工作重点，加大档案设施的投入，使档案工作不断向规范化、现代化、信息化稳步推进。

2 提高文秘修养，抓好源头工作

文秘对于档案管理工作具有重要的作用，因为文书工作的效果在很大程度上决定了档案工作的质量。作为领导的助手和参谋，作为公文及各种文字材料的起草者，文字秘书的专业素质显得尤为重要。在实际工作中，文字秘书不仅是领导的参谋和助手，还要承担一定的文字工作，同时，要为文书档案提供大量的准确、丰富、详实的资料。这就要求文字秘书在遵循档案管理科学性的基础上，坚持统一管理、完整安全、便于利用的原则，提高文书档案管理方面的业务修养，加强有关纪律业务理论等方面的技能锻炼，从而为档案的形成与利用，为保证文书档案在中心工作中的作用打下良好的基础。

3 规范文书工作，确保档案衔接

做好文书工作与档案工作的衔接是文书档案管理工作的客观要求和顺利进行的保障，文书工作是档案工作的基础，文书工作的水平高低，从某种角度来说也代表着档案工作水平的高低，因此，做好二者的衔接工作至关重要。

3.1 正确认识文书处理工作的重要性

文书是档案的来源，档案是文书的归宿，文书工作的好与坏，不仅直接影响文书质量，也直接关系到档案的质量。一般而言文书处理工作可以概括为：文书的缮写、打印、校对和盖印；会议、汇报的记录；文书的收发、登记和运转；文书的催办、拟办；文书材料的保管、调阅、归档；领导交办的其他工作等。要想确保文书工作及时、准确、保密、安全，实现全面、系统、准确地收集资料，文书人员就要认真负责，加强工作的主动性，努力提高自身素质，端正自己的工作态度，规范自己的工作程序，严格按照规章制度办事，确保文书材料不缺漏、不丢失。要在繁杂的事务中养成良好的工作习惯，做到当日事当日毕，在工作实际当中摸索出一套成熟、便捷、可操作性强的作业流程。只有如此，才能为建立完整的档案奠定坚实的基础。

3.2 做好文书处理工作值得借鉴的方法

3.2.1 “轮辐式”传阅法

“轮辐式”传阅法对于实现文书处理规范化有着十分重要的意义。所谓“轮辐式”传阅法，就是以文书人员为中心点，以阅读审批公文的领导、部门为外圈，由中心点开始传给第一个人或部门阅读，阅读完毕后退回中心点，再由中心点传给第二个人或部门阅读，依此类推，每传阅一个领导或部门都必须经过中心点(文书人员)。公文在传阅过程中走过的路线图，类似于车轮辐条的形状。结合“来文登记表”，该方法既可以准确地掌握公文的行踪，避免部门之间横向传递、中途积压和传递断线，还可以根据实际情况合理调整阅文人的次序，确保文书人员对公文的掌握。

3.2.2 “双轨制”同步归档

对本单位内部形成的电子文件可采用“双轨制”同步归档，即将电子文件分别以纸质和光盘为载体做备份，并分别归档管理，形成两种介质、两种类型文件同步保存的两套档案。做到既能利用纸质文件使电子文件内容固定，确保其法律效力，方便提供审阅；又能以电子文件形式保留文件在检索、存储方面的优势。

4 加强部门协作，做好档案收集工作

在档案管理工作中，档案材料的收集是最重要的一个环节，同时，也是整个文档整理的开始。做好档案收集工作，一是要有开阔的视野和大局观，做到不仅收集本单位与上下级形成的有关文件及材料，也要收集整理本单位在公务活动中具有一定历史价值的档案资料。要努力把握不同时期单位工作的重点，抓准主题，找准焦点，站在历史高度和现实角度安排、考虑档案工作，使档案工作能真正经受住历史检验。二是注重平时积累，加强部门之间的横向协作。要经常主动了解业务部门开展的各项工作，加强协调与沟通，保证档案收集来源信息渠道的通畅。三是利用文件登记表，进行有效的催收，对领导及各部门忙于其他事务而忘记返还的文件进行催收，回收后对照登记表检查是否有缺漏文件，如有缺漏一定要想办法补齐。

5 完善制度建设，严格工作程序

规范文书档案管理工作，离不开有效的管理制度和规范的工作程序。现实工作中，文书档案人员要严格按照规范程序办理公文，结合工作实际，制定相应的规章制度，努力实现档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁七位一体的管理方式。严格规范化要求，建立统一标准、统一运行的操作规程。要尽可能细化，增强可操作性。同时要严格执行公文行文规则，实行公文审核签发制度，充分发挥“文件处理单”、“发文稿纸”等随文卡片的控制作用，控制文件的“件数”与“份数”，合理确定文件的发文范围，避免滥抄、滥送。规范收文程序，对上级机关来文和资料，在登记处理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。

[1]李金莲.对现代化文书档案管理的思考[J].新西部，2009,(3).

[2]张莉莉.浅谈推进文书档案管理现代化[J].河北水利，2007.

[3]冯强.档案管理[M].北京:中国农业出版社,2006.