影响海洋科研文件材料归档工作的几个问题

薛惠芬，孙涛

（国家海洋信息中心 天津市 300171）

影响海洋科研文件材料归档工作的几个问题

薛惠芬，孙涛

（国家海洋信息中心 天津市 300171）

结合《海洋科学技术研究档案业务规范》（HY/T 056—2010）的颁发实施，针对海洋科研文件材料归档工作实际，诠释海洋科研文件材料的概念，提出确定归档文件材料范围的基本方法和要求，阐述海洋科研文件材料的归档原则。

海洋档案 科研文件 归档

“十一五”期间，在全国省际间海域勘界、西北太平洋海洋环境调查、我国近海海洋环境综合调查等国家海洋专项档案建设的推动下，海洋档案工作“四同步”管理得到了进一步的落实，海洋科研文件材料归档工作成为海洋科研工作中不可忽视的一部分。为了更好地适应海洋科研工作的需要，国家海洋局组织实施了对《海洋科学技术研究档案业务规范》（HY/T 056—2001）的修订工作，修订后的《海洋科学技术研究档案业务规范》（HY/T 056—2010）于2010年10月1日正式实施。新规范中的第五章、第六章、第七章分别对海洋科研文件材料归档工作提出了要求，并占据正文近 1／2 的篇幅，其中附录 A 和附录B.1 都是与归档工作直接相关的内容。但规范毕竟不是操作手册，覆盖内容的面虽广，不够具体化。因此，科研档案工作人员须结合本单位科研业务工作和科研档案的工作实际，发现并解决影响科研文件归档工作中的问题，与科研业务人员共同实施科研文件材料的归档。

1 海洋科研文件材料

正确理解和认识海洋科研文件材料是实施归档工作的首要条件。海洋科研文件材料是国家机构、社会组织或个人在海洋科学与技术研究活动中形成的各种形式的信息记录[1]，表现在记录内容、记录形式和记录载体3个方面。记录内容由海洋科研业务工作内容和方式决定，如项目申请活动中形成的申请记录，海洋数据处理中产生的处理记录，系统测试中形成的测试记录等。相同工作内容可以用不同的方式来完成，由此也出现不同的记录方式，形成不同的文件材料，如确定科研任务可以通过签订合同书、协议书、委托书等来完成，也可以通过一份函、一个通知或者一个电话、一份电子邮件来完成。同一事件记录中有不同的表现形式，如会议活动产生通知、会议日程、会议纪要等文字材料，也会产生录音、录像和照片等音像材料；外业调查除形成调查报告、原始记录报表等文字材料外，还有通过各种手段直接获取的海洋调查数据、海洋样品样本等；科学研究形成研究报告、图件、论文等，也形成电子形态的海洋数据产品、数学模型、运行软件等。同一事件同一形式的记录也可以存储在不同的载体上，一般有纸张、胶片和各种电子文件存储设备。

在理解和认识海洋科研文件材料时，不仅要从记录方式、记录形式和存储载体等多方面来考虑，更要将记录形成范围贯穿于海洋科研工作的整个周期内，一般有申请立项、组织实施、总结验收、成果应用和鉴定报奖等5个环节。当然，由于科研工作要求和习惯的问题，并非科研工作中的任何一件事情都会产生有形的或有效的记录，也并不是所有科研工作都经过每个环节。因此，在科研工作过程中，一方面要注意收集积累各种形式、各种载体的信息记录；另一方面要加强重要环节和关键环节科研文件材料的形成，实施“前端控制”。

2 海洋科研文件材料归档范围

在海洋科研工作中，只有直接形成的且具有价值的文件材料才能归档并作为档案得以保管和利用，这些文件材料称之为归档文件材料。因此，海洋科研工作中需要一个规定，明确科研文件材料归档范围。《海洋科学技术研究档案业务规范》（HY/T 056—2010）提出了累计 130 条的归档类目名称和内容，但仍不能列出具体的文件材料名称。科研业务人员应结合科研工作具体情况，确定应归档的科研文件材料，安排专、兼职档案人员做好相关辅助工作。

确定科研文件材料归档范围可分3个步骤。首先，按照科研工作的规律，将科研工作过程和结果“文件化”，用文件形式记录科研工作的过程和成果。第二，结合文件材料的内容和形式，对科研文件材料进行“列表化”，列出科研工作中形成的文件材料名称及其表现形式。第三，根据相关管理规定和规范，实施科研文件材料“价值化”，确定列出的科研文件材料是否应归档以及归档文件材料的保管期限。决定科研文件价值的因素有两个：一是科研工作的重要性，通常分为重大、重要和一般3个级别，由科研业务管理部门组织相关人员给予确认；二是科研文件材料自身在科研工作中的重要性，一般技术成果文件、海洋原始数据文件和科研工作依据性文件的价值要高于其他文件，具体确定时可参考《海洋科学技术研究档案业务规范》（HY/T 056—2010）。

确定科研文件材料归档范围要把握好“直接形成的”和“有价值的”两个关键点，同时要注意科研文件材料是否归档与文件材料是否保密无关，科研文件材料形成的时间和人员也不是归档和不归档的决定因素；要掌握科研工作规律，了解科研工作过程中可能或应该形成的文件材料；要注意科研文件材料之间的依赖关系和海洋科研工作的特殊性，对科研工作成果有影响或起决定因素的收集的资料，应给予归档。科研档案管理部门可采取由小到大、由细到粗的方式，对各项、各类科研工作的文件材料归档范围进行归纳和总结，如标准规划类、方法研究类、调查研究类、产品开发类、系统建设类、报告公报类、编辑出版类等，形成较为通用的并符合本单位实际的科研文件材料归档范围和保管期限。

3 海洋科研文件材料归档制度

归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程[2]，归档是文件处理的终点，更是档案管理的起点。同时，“先归档，后验收”的档案工作制度更加凸显了归档工作在科研业务工作中的重要性。因此，海洋科研文件材料归档制度是否合理，不仅直接影响海洋科研档案工作的可持续发展，还会影响到海洋科研业务工作。海洋科研文件材料归档制度应遵守以下几个原则：

3.1 坚持以人为本

由于专职档案员的数量及其所掌握的知识结构的限制，海洋科研文件归档工作一般由科研业务人员完成。因此，应简化归档文件整理要求，重视科研文件材料的形成、积累和收集，将“整理规范性”目标转向“文件齐全性”目标。同时，积极推进科研文件整理工作改革，要淡化“卷”的概念，推行“件”的操作，让科研业务人员远离繁琐的整理工作，发挥专、兼职档案员的支撑服务作用。

3.2 遵循海洋科研工作规律

首先，归档科研文件材料必须与科研工作实际形成保持一致，不能为“归档”而伪造文件材料，尤其是要尊重有些科研文件材料未形成的事实，对投入使用的、不能移交实体的科研成果应采用元数据归档方式。其次，要把握好归档时间，不能简单地将归档时间控制在科研项目验收前，对被中止的、业务化运行的、临时性的等一些不发生常规验收环节的科研工作的文件材料应给予及时归档，对运行周期较长（一般为2年以上）的科研工作，应采用阶段归档制度，避免因人员变动而带来科研文件材料积累和不衔接的问题。

3.3 与业务管理工作协调同步

一方面要将科研文件材料归档工作与科研业务工作同时布置、落实和检查，强化“四同步”管理；另一方面要划分好归档整理单元，明确科研文件材料整理归档责任人。归档整理单元划分过小，容易造成归档文件材料重复，并影响科研档案的系统性；归档整理单元过大，必然加大归档文件材料整理强度，容易忽略过程性文件材料，从而影响科研档案的完整性和真实性。一般来说，归档整理单元应与本单位科研业务管理部门下达的任务单元保持一致。其中，非常规性的科研工作以独立分解的任务所形成的归档文件作为一个整理单元，常规性的科研工作以年度所形成的文件为一个整理单元[1]。

4 结语

正确理解和认识海洋科研文件材料，明确海洋科研文件材料的归档范围，建立合理的海洋科研文件材料归档制度，是解决海洋科研文件材料归档工作中问题的基本方法，而海洋科研档案利用则是影响海洋科研文件材料归档工作的关键问题。在维护国家利益和集体利益的同时，应充分尊重科研人员的知识产权，给予科研人员利用其自身产出科研成果的最大权限和快捷途径，并向科研人员定期公布科研档案目录和科研档案利用情况，对利用效果好、价值高的科研档案给予充分的肯定，激发科研人员归档工作积极性。逐步将档案工作“四同步”管理下的被动行为逐步转化为自觉行为，从而促进海洋科研档案工作的健康发展，保障科研轨迹及其成果的完整、准确、系统和安全。

[1]海·洋科学技术研究档案业务规范[S]. HY/T 056—2010.国家海洋局，2010-10-01.

[2]档案工作基本术语[S]. DA/T1-2000.中华人民共和国国家档案局，2001-01-01.

2011年1月25日