浅谈如何做好档案管理工作

赵金凤

（新疆额尔齐斯河流域开发工程建设管理局 乌鲁木齐 830000）

1 现代文秘工作和档案管理工作的“一体两面”关系

现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说，没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。可见，现代文秘工作是档案管理的工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。

随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，档案界提出的“文档一体化”管理模式，便是这种“一体两面”关系的实际反映和科学应用。所谓“文档一体化”，就是从文秘和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享、规范衔接。

2 当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问题

实际工作中，文秘和档案实行的是分块管理制。这种体制某种程度上拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文秘工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范问题。

2.1 用纸不达标，装订不规范

《国家行政机关公文格式》（GBT/9704—1999）（京政办发［2000］126号）规定：公文用纸一般使用60～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用A4型。装订要求左侧订、不漏页、无坏钉、不脱落、不散页、后背平整。但长期以来，公文用纸很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，导致保存时间不长便开始发黄。而且相当一部分单位还在继续延用过去的16开型纸，即使同是16开，有时大小也不一致。印刷装订中，掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。

2.2 版记不全面，附件不规范

版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位者有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写案卷标题造成困难，增加了“文档一体化”的操作难度。《国家行政机关公文格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行的公文制发中，有些单位却不能正确处理，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，附件和正文不能对号入座等，也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。

2.3 文种使用不当，办理程序不规范

《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号）规定公文主要有13种。但实际应用时，往往“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，公文的实际效力常因此而削弱。最容易混淆的是“请示”和“报告”两个文种，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，给公文受理机关带来不便，影响了公文作用的发挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象却很难避免，从而为档案工作留下后患。

2.4 原稿不齐全，编号不规范

公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿或修改稿。从某种意义上讲，修改稿特别是领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。

另外，《国家行政机关公文处理办法》规定撰写公文材料应该尽量使用碳素或蓝黑墨水，不能用铅笔或圆珠笔写，包括领导的签字在内。在以往物档案工作检查中，这一条几乎没有单位能完全做到，案卷中的圆珠笔字变形、铅笔字模糊难辨、有涂改痕迹等现象普遍存在，使档案的真实性难以保障。

3 实现现代文秘工作和档案管理工作规范衔接的“三强化”措施

要实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接，笔者认为应着重从“三强化”抓起。

3.1 强化“文档一体化”意识

“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案，是人们社会实践的历史记录，是历史的折射和缩影，是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现状，靠什么？靠的是档案，靠的是大量的文件材料。可以说今天的文件，就是明天的材料。因此，每一个文秘人员头脑中都要有“档案”二字，不仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。

3.2 强化“全过程管理”工作

a.树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每名工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。

b.制定严格的质量标准。《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是“全过程管理”的根本法，全体档案工作人员和文秘人员都应该认真学习、熟练掌握，在精通的基础上模范执行。

c.理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理”的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质不高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。

d.建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不仅在公文正式印制前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前还应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关报标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄滥送。

e.依靠先进的装备和技术。社会已经进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》的要求，因此，配置性能优良的设备和工具，是“全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。

3.3 强化“文书部门立卷”工作

“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》早已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）、归档”。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷类目”，将其及时“对号入座”，使文件的立卷工作日常化。“文书部门立卷”主要是做好平时归卷工作，关键在于“及时”二字，及时收集、及时分类，切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷；联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。需要指出一点的是：当遇到工作人员因故调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，以保证档案材料的完整齐全。

4 新形势下加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础。

各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过20年的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大发展，但文书档案管理队伍建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平，还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。应该从以下几个方面加强队伍建设。

a.选调专业人员负责该项工作。

b.对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，不断提高他们的品德、业务和工作技能。

c.在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，只有提高工作人员的业务技能和素质才能做到档案工作中的“文档一体化”管理，同时才能将档案工作做得更全面、更完整。