区域性地方文献的科学整理与服务

胡彩云 胡彩凤

（1.西北师范大学文史学院；2.兰州大学法学院，甘肃 兰州 730070）

胡彩云 女，1984年生。西北师范大学文史学院2008级在读研究生，研究方向：历史文献学。

胡彩凤 女，1981年生，兰州大学法学院2008级在读法律硕士。

20世纪40年代，杜定友先生带领广东省图书馆迈出了我国图书馆地方文献建设的第一步，他也由此成为我国地方文献工作的重要开拓者和奠基人。随着广东省图书馆创建“广东文献特藏”，全国各地的地方文献工作蓬勃开展。现今地方文献建设又被提到了一个新的高度。柯平教授在2008年全国地方文献工作学术研讨会上的题为《公共文化服务体系中的地方文献工作定位》的报告中提出“地方文献工作是地方公共文化事业的组成部分”[1]。由此可以看出，地方文献建设已成为当今图书馆事业的一个重要组成部分。可以说，各级图书馆在建设地方文献馆藏方面已经取得了不斐的成绩，但在对区域性地方文献的科学整理与服务工作上相对滞后。

1 科学整理

在有较好的地方文献馆藏的基础上，区域性各级图书馆面对从各个渠道搜集来的五花八门的地方文献载体，如何对它们进行科学整理，是整个地方文献建设中的重要一步，更是发挥地方文献价值的重要一步。如果把未进行科学整理的地方文献视为初级产品，科学整理的过程就是对其进行深加工，提高附加值的一个过程。

1.1 科学分类

杜定友先生将地方文献划分为地方史料、地方出版物、地方人士著述，其中又可细分为图书、杂志、报纸、图片、照片、影片、画片、拓本、表格、传单、票据、文告、手稿、印模、簿籍等，而柯平先生则将地方文献概括为20类。由此可见，地方文献形态不一，丰富多样。《中国图书馆分类法》中只是简单把地方文献整体归为一类，如何处理地方志与地方文献实体复杂多样的矛盾，是科学分类中必定会遇到的一个难题。如果把它简单地归为一类，这将直接影响读者利用地方文献的效率，读者会因为要寻找一本普通的地方人士著述而几乎翻遍整个地方文献库。故此科学分类显得尤为重要。在对地方文献的科学分类中，成功的例子很多，比如说甘肃省图书馆在刘国钧《中图法》基础上，加上“西资”字样以示地方文献的特别之处。其实我们在对区域性地方文献进行分类时，可以采用的方法有多种。一是可以根据所在区域的行政区划分，把属于同一个县的地方文献集中起来，然后再进行细分。这种方法的缺点就是会导致地方文献占用架位多、空间大，而在对地方文献进行专题研究时利用起来不方便。二是可以运用文献分类学的知识，在《中图法》专设的地方文献单元的基础上，运用借号法、八分法、双位制等，将地方文献所能细分的类别在整个分类法中的位置确定下来，再把搜集来的地方文献依次归入，而对于无法具体确定类别的地方文献，可以参照《中图法》中设立综合类的做法，专设“其他”或是“综合类”。

1.2 标准著录

在对地方文献进行科学分类的基础上，对地方文献进行标准著录又是深加工过程中一个重要环节，这直接关系到地方文献实行联机检索和地方文献数据库的质量。首先应以《中国文献编目规则》（第2版）中的相关标准进行详细著录，比如著录的地方文献是一册图书，则按照图书标准去著录；著录的地方文献是一幅画片则应采用静画资料的标准去著录。由于地方文献呈现出形态不一的特点，在载体形态项及文献特殊细节项就应如实著录，或在附注项说明。二是对地方文献机读目录格式的著录。应组织业务熟练的编目人员，严格按照《新版中国机读目录格式》（CNMARC）标准著录，遵循各个字段的著录方式，以实现地方文献目录的联机检索和机读目录的共享。

1.3 合理保护

对地方文献进行上述两项加工之后，对地方文献的保护又摆在了面前。区域地方文献工作小组应根据各地实际情况和气候等因素实行合理保护方案。区域性图书馆按照国家图书馆或专门的地方文献馆的标准去实行文献保护，缺乏现实性和可操作性，但也应该力争创造条件更好地进行保护。可设立专门的地方文献室，例如南安市图书馆建立了“历代南安籍作者著作展览室”。另外，在具体的保护工作中，应运用文献遗产保护的专业知识，根据不同形态的地方文献对温度、湿度的不同要求，开设地方文献展示架。

2 推介地方文献服务

推介地方文献服务，是真正体现地方文献研究和利用价值的过程，也是进行地方文献建设的最终目的所在。

2.1 借阅流通服务

正如印度图书馆学家阮冈纳赞的“图书馆五定律”中的“每本书都有其读者”[2]，地方文献也是如此。如果读者需要查看某个县如《沙县志》的一些内容时，图书馆可通过办理图书借阅，使有需求的读者能真正接触到地方文献实体，发挥它的研究价值。但必须注意的是，宜根据地方文献的典藏状况，在提供借阅流通服务时，适当采取半开架或其他限制性的借阅方式，以便更好地保护。有条件的区域性图书馆可以对珍贵地方文献影印、复制，从而提供非原始本的借阅流通服务。

2.2 提供地方文献书目

为了让读者更好地了解地方文献馆藏和更有针对性、更快地找到他们需要的地方文献，图书馆经常会整理出版这一地区或本馆馆藏的地方文献书目，比如在有着丰富地方文献资源的福建师范大学图书馆馆藏的基础上，方宝璋、方宝川编制了《闽台文化通志》，还有福建图书馆编制的《福建地方文献及闽人著述综录》。地方文献建设相对较好的厦门市图书馆，根据收藏的闽南地方文献编制了《馆藏地方文献资料目录》。这为省级图书馆在地方文献建设中对各地地方文献的分布、馆藏情况的了解和整体规划提供了方便。

2.3 提供参考咨询服务

W·A·卡茨在其《参考咨询导论》中提到，美国的参考咨询部理想的人员一般都应该是具有双学位的硕士生[3]，这在我国区域性地方文献建设中并不现实。囿于区域性图书馆的人员配备，正如夏侯炳在《参考咨询新论》中所说：“参考咨询员的配置要根据图书馆的规模和性质而定，主要包括兼职型、专职型和专业细分型”[4]，这里担任参考咨询服务的可以是资深的并且参与整个地方文献建设的馆员。卡茨的《参考工作导论》和夏侯炳的《参考咨询新论》中都将参考咨询问题归纳为指示型、便捷型、特定检索型、研究型4种。针对便捷型的咨询问题，如“请帮我查一下有没有朱熹的相关著述？”这类问题，参考咨询员可现场进行关键词为责任者的联机检索，告知读者具体情况，也可通过有关地方文献的二三次文献进行解答。而针对研究型咨询问题，咨询人员就必须深入查阅相关工具书，或是请教有关专家为读者提供专题咨询服务。

2.4 建立地方文献数据库，提供数字化服务

如果说流通借阅服务存在时间和空间的局限，那么建立地方文献数据库，提供数字化服务，就可以突破时空的障碍，真正实现地方文献的共建共享。数据库建设要在科学分类和标准著录的基础上才能进行，并且不是每一个馆都能提供全文数据。比如甘肃省图书馆就建立并免费提供了《西北地方文献数据库》。该库包含了《西北地方文献书目提要数据库》、《西北地方文献图片数据库》、《西北地方文献报刊篇名索引数据库》、《西北民族宗教史料文摘数据库》、《丝绸之路文献叙录数据库》、《西北地方文献报纸题录数据库》、《西北地方文献期刊题录数据库》，实现了资源共享。福建省图书馆先后建立了《国企改革专题》、《WTO专题》、《闽版图书》、《闽台资料》、《福建省公共图书馆族谱联合目录》等十几个特色数据库。厦门市图书馆建立了《厦门历史上的今天》、《厦门名人库》、《厦门志》、《馆藏地方资料目录》等特色文献数据库。

正如邹华亭先生所说，地方文献工作是一个有始无终的历史过程，前面是一条无极之路。我们相信，在当前全民重视与参与的大环境下，区域性地方文献建设将会有新的突破。

[1]柯平.公共文化服务体系中的地方文献工作定位[J].2008年全国地方文献工作学术研讨会，2008-09-17.

[2]阮冈纳赞.图书馆五定律[M].夏云译；侯汉清校.北京：书目文献出版社，1988.

[3]W·A·卡茨.参考咨询导论[M].戴隆基译.北京：书目文献出版社，1986：10-14.

[4]夏侯炳.参考咨询新论[M].南昌：江西人民出版社，2004：130.