高校档案馆：性质、功能、管理体制＊

易 涛

(浙江师范大学档案馆,浙江金华 321004)

高校档案馆：性质、功能、管理体制＊

易 涛

(浙江师范大学档案馆,浙江金华 321004)

高校档案馆与机关档案室和国家档案馆有诸多差异,它是高等学校内部独立的档案事务管理机构,是内部性与独立性共存的矛盾统一体。高校档案馆的功能分为校内功能与公共功能两个大类,校内功能主要表现为记忆历史、服务教学科研、资政资治三个方面,而公共功能主要体现为高校档案原件的凭证依据和高校档案信息资源的开发服务。高校档案馆的体制是教育行政部门分级主管与档案行政部门业务指导、监督的有机结合。

高校档案馆;性质;功能;管理体制

由于学校办学历史、发展规模、组织体系的不同,各个高等学校档案管理机构的设置情况也大相径庭。总体而言,根据机构独立性和规模大小来划分,高等学校档案管理机构主要分为以下三类：一种是依附于其它机构,以机构内部科室性质存在的学校档案室;还有一种也称之为学校档案室,但是已经是独立的学校机构,有一定的人员和规模;最后一种大都是在经历了前两种发展阶段后逐步形成的总管学校档案事务的独立性机构——高校档案馆,属于学校的独立部门,有一定数量的人员和发展历史。本文探讨的“高校档案馆”主要包括后两种情况的档案管理机构,是指在高校内部有固定人员编制、独立经费预算的学校档案工作管理机构。

一、高校档案馆的性质

我国档案事业研究大多以国家公共档案馆为基础,在普通民众心中也往往将国家公共档案馆等同于档案馆,为了能够更好地说明高校档案馆的性质问题,我们将以高校档案馆与国家公共档案馆室体系对比的方式进行说明。

(一)内部性却不是机关档案室

机关档案室是指各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构,是整个机关的组成部分,是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。[1]如果把高校档案馆和机关档案室加以比较可以发现二者有许多相似的地方。从经费来源与人员编制情况看,高校档案馆与机关档案室一样都受所属单位管理,管理经费由单位统一划拨,档案工作人员属于单位内部工作人员受所在单位统一管理。从管理对象看,高校档案馆与机关档案室都只负责本单位范围内的具体档案事务,馆藏档案大都只有一个全宗,管理范围相对国家公共档案馆而言具有专一性和有限性。从服务主体看,都以服务本单位各项事业发展为核心,可以兼顾档案服务的社会化却没有法律法规硬性规定此义务。总之,内部性是高校档案馆与机关档案室的最大相似之处。从法律层面讲,它们都不像国家公共档案馆具有独立的法律人格,不是独立法人而只是一个具体法人单位的内部机构。

但是高校档案馆却不是机关档案室。这其中根本原因在于不管称呼为“高校档案馆”或是“高校档案室”,它们都有一个机关档案室所不具有的功能：永久保管档案而不需要向任何国家档案馆移交。或者换言之是“因为高校档案馆并不是保存档案的过渡性机构”,[2]而是档案的永久保管基地。形成这一区别的原因又主要来自于高校档案馆与机关档案室所隶属单位的性质差别。机关档案室的隶属单位一般而言大都是行使公共权力的部门,具有较为浓厚的党群行政色彩,为了保证国家公共档案资源的齐全完整满足社会公众的档案查阅权利,一般需要这些部门的档案向国家公共档案馆移交。高校档案馆隶属于高等学校,而高等学校的主要职责在于传授知识培养高素质人才并进行科学技术研究,较少涉及公共权力事务且有较强的稳定性和相对独立性。因此,一直以来我国就形成了高校档案独立永久保存的传统,这也符合世界上绝大多数国家的管理习惯。

(二)独立性却不是国家档案馆

高校档案馆与国家公共档案馆同样具有诸多相似之处,例如都有比较固定的工作人员和经费投入、相对完善的硬件环境、齐全完整的档案类别体系,甚至二者都有“档案馆”这样一个相同的外在名称。但是高校档案馆与国家档案馆的最大相似之处还是在于二者都可以独立永久保管各自馆藏档案而不需要向其它机构移交,它们是馆藏档案的最终归属地,在档案业务上具有相对独立完善的管理体系,这也是它们与机关档案室的最根本区别。基于此原因,加之现在更多的高校档案机构姓“馆”而不是姓“室”,因此很多人误认为高校档案馆和国家档案馆性质一样,二者之间没有截然差别。这种观念在现实中的具体表现就是在进行有关高校档案问题研究时自然的将其纳入到已有的国家公共档案馆研究模式中,高校档案问题研究更多的是依附于国家公共档案馆而缺乏自己的独立体系。

造成这种问题的原因在于我们片面理解了二者在馆藏档案保管时限上的永久性特点,重视二者的共同点而较少顾及到二者的诸多区别。实际上,二者因为在机构性质、管理体制、法律人格、经费人员来源等问题上的差异而显得个性分明。一个是独立法人实体,一个是法人内部机构;一个具有相对独立的人事权和财权,一个人财皆受控于所属单位;一个是单一的档案事业管理体制,一个是关联到教育与档案的双重管理体制。因此,高校档案馆也不是国家档案馆,高校档案馆的独立性是档案业务上的独立具有相对性。国家档案馆的很多管理方式、业务流程、研究思路可以为高校档案馆所借鉴,却不能不加分辨直接为我所用。

(三)内部性与独立性共存的矛盾统一体

从前面分析中了解到高校档案馆虽然与机关档案室和国家档案馆有诸多相似之处,但是仍无法将其归类到其中任何一个中去,高校档案馆实则是独立于二者之外的另一种档案管理机构。高校档案馆是高等学校内部独立的档案事务管理机构,是内部性与独立性共存的矛盾统一体。国家档案馆因为民众公共的档案需求而存在,是文明社会必须建立的公共服务机构,而高校档案馆的存在则必须以其所属高校的建立为前提。从这个角度而言,国家档案馆的存在有其必然性和恒定性,而高校档案馆则会随其所属主体的变化而产生合并、重组、消亡等情况。高校档案馆的这种内部性特点要求高校档案管理工作首先必须从其所属学校的实际情况出发,因校制宜,否则就会失去发展的前提和平台。高校档案馆永久保管所藏档案的传统又使其在档案业务上形成了从收集、整理到入库永久保存的独立完善体系,因而从档案管理业务的角度而言,高校档案馆又具有相对的独立性。这种独立性特点在高校内部表现为学校范围内对各种档案材料的管理控制权以及档案管理机构身份的唯一性。在高校外部则表现为作为所在学校档案事务方面的代表参与到学校外部各种档案活动中去的能力,具有相对的自主性和灵活性。内部性与独立性共存于高校档案馆之中,成为高校档案馆性质的两个不同方面,高校档案馆就是内部性与独立性共同维系的矛盾统一体。

二、高校档案馆的功能

高校档案馆的功能在很大程度上要受其内部性与独立性共存的性质所影响,这也是我们前面分析高校档案馆性质的原因所在。从各种不同方面我们可以对高校档案馆的功能有不同维度的划分,但是在此笔者愿意结合高校档案馆的性质对其功能作出校内功能与公共功能的二分法。

(一)校内功能

从高校档案馆的内部性中我们不难看出,所属高校是高校档案馆存在与发展的前提和基础,因而为所属高校发展提供档案支持就是对其功能的最基本要求,这也是笔者将高校档案馆功能以校园内外为尺度进行划分的重要原因。

1.维系“学校记忆”,传承大学精神

如果把楼房校舍、仪器设备比作一个大学的“硬”实力的话,那么人文环境、大学精神就是这个学校的“软”实力。很多学校在资金支持下“硬”实力有了明显的改善甚至可以超过很多传统名校,但是更能反映大学水平的“软”实力却并非资金或者一朝一夕的突击可以改变,这主要是因为“软”实力的形成需要在学校发展历史长河中不断积累塑造,充满了历史厚重感。高校档案馆记载着高校的校情校史,它是高校文化的集中体现,是高校历史的积累,是高校精神传承的手段。[3]高校档案馆可以利用馆藏资源通过建设校史馆、开办各种陈列展览、举办专题报告会、编写各种出版物来再现学校历史记忆、展现学校历史底蕴与人文精神。

2.服务教学科研

一所大学的最基本职责在于培养高素质的人才以及进行科学技术方面的研究,因而一所大学内部机构也要以实现这一目标为首要职责。高校档案馆馆藏中的学生成绩、学生论文、教师课件、科研项目等档案都从不同方面为学校教学科研发展提供了可资借鉴的历史材料。分析学生论文可以发现学生论文中的共性现象以便更好地指导学生论文写作;教师课件更是一门课程教师研究成果的集中展现,为学生学习、教师参阅借鉴提供了平台;科研档案既是一个高校科研实力的集中展现又为学校未来科研发展打下了扎实的基础。

3.资政资治

“档案和档案管理机构的形成,最初是出于统治者行政管理的需要”,[4]“档案产生的初衷是作为实现管理和凭证信息控制的工具”,[5]这都从一定程度上可以解释为什么高校档案馆也和大多数其它类型的档案馆一样最初的馆藏结构都以反映治政需要的公务类文书为主。虽然现在高校档案馆的馆藏结构有了很大程度上的改善,文书类档案的比重也明显下降,但是高校档案馆为学校行政决策提供参考、为日常管理提供凭据的作用仍然非常明显。

(二)公共功能

相较于高校档案馆的校内功能,笔者把那些涉及到校外甚至与公共大众都相关的高校档案馆功能定义为高校档案馆的公共功能,或者称之为校外功能。虽然高校档案馆的内部性决定了高校档案馆需要以服务校内建设发展为基本职责,但是其公共功能的发展又可以从另外一个方面拓展其校内功能,扩大高校与高校档案馆的影响力。从高校档案馆公共功能发挥中高校档案的不同利用形式可以将高校档案馆的公共功能分为以下两种形式：

1.利用档案原件,提供凭证依据

档案因为客观真实地记录了历史发生的事实而为人们所认可,因此利用档案特别是档案原件作为凭证依据已经成为档案价值实现的重要方式。社会公众对高校档案原件凭证性价值的追求集中表现为对学校毕业生相关信息的真实性核准。高校教学档案是高校档案馆的特色类别档案,国家公共档案馆一般少有此类档案,而高校教学档案也反映了高校的主要职能特色。一般高校档案馆对外服务中,利用档案原件为毕业生本人补办有关证件、为用人单位核实有关毕业生信息的准确性成为其中的主要部分。当然高校和社会公众在维护诸如土地、房屋、财产以及校外办学权益等方面也需要利用档案原件的法律效力来保护自己的合法权利。

2.开发档案资源,提供档案服务

高校档案的工具价值是其基础性价值,它的作用发挥有赖于档案原件的真实性以及社会公众对这种真实性的认同,它的价值体现具有被动性色彩。而高校档案信息价值的发挥就需要高校档案馆主动开发档案信息资源,提供各种档案信息的二次加工成果为社会公众服务。以高校档案馆利用馆藏档案进行校史研究为例,整理各个时期的照片档案集结出版可以让人们直观感受学校的发展变化;编撰校史更是可以系统梳理学校发展脉络、感受学校发展艰辛、激发校友对母校的热爱之情;利用馆藏各种类型档案以图、文、实物等形式建立的学校校史博物馆已经成为很多高校集中对外展示学校风采的重要窗口。

三、高校档案馆的管理体制

谈到档案管理体制,大多数人会自然地给出“统一领导、分级管理”这样一个答案。这一方面说明我国公共档案管理体制的深入人心,另一方面也说明了高校档案馆的研究还缺乏独立的理论体系,很容易走入国家公共档案馆的研究模式。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》第四条对高校档案管理体制进行了清晰的界定：国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。与国家公共档案馆最大的差异在于高校档案馆的管理涉及到所属学校的管理部门——教育行政部门与档案业务管理部门——档案行政部门之间的分工与协作。

(一)教育行政部门分级主管

高校档案馆在我国档案机构宏观分类体系中属于内部档案机构中的一种,是我国档案事业体系中不可或缺的一部分。那么为什么我国高校档案馆是由教育行政部门主管而不是由档案行政部门负责?这其中最根本的原因在于高校档案馆的内部性特征。由于高校档案馆在法律层面不是独立的法人实体,因而它的存在与行为前提必然建立在其所附属的高等学校上。高等学校在整体上是一个独立的法人实体,在我国教育管理体制下高等学校由教育行政主管部门管理,因此作为高等学校内部机构的高校档案馆由教育行政部门主管就显得顺理成章。从这个意义上讲,高校档案馆首先是一个教育辅助机构,其次才是一个档案事业机构。

我国高等学校虽然不是行政机构,却在管理体系上参照公务员系统,因此各个高等学校都有自己的行政级别。所以在高校档案馆的具体主管机构上也依照其所属学校的管理机构来划分,部属院校由教育部主管,而省属高校则都由该省教育厅主管,以此形成与学校级别相适应的分级管理体系。

(二)档案行政部门业务指导

高校档案馆虽然由教育行政部门主管,但是从档案业务角度看它又是一个专业的档案管理机构,因此高校档案馆的管理体制里不可能完全脱离档案行政部门,需要档案行政部门在业务领域给予指导、监督和检查。高校档案馆的特殊性使档案行政部门的工作方式需要在此发生一些转变,与国家公共档案馆不同的是高校档案馆只有在极少数触及《档案法》的情况下才需要档案行政部门以行政执法的方式介入,通常情况下它们应该以专业领域的服务者、指导者介入,从业务的角度推进高校档案事业的发展。与教育行政部门类似的是档案行政部门的业务指导也自然地呈现一种行政级别基础上的分级体系,但是没有教育行政部门管理体系严格。从单纯的档案业务角度,档案行政部门的级别不是问题的核心,更为重要的是专业基础上的交流沟通与合作。

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社,2006：88.

[2]王茂跃.应当正确认识高校档案馆的性质 [J].档案,2003 (2)：8-10.

[3]程玉香.高校档案馆职能定位的思考[J].科技情报开发与经济,2009(23)：163-164.

[4]张照余.档案馆“资政”、“存史”和“文化传承”功能辩证[J].档案学研究,2004(5)：7-10.

[5]覃兆刿.双元价值观的视野：中国档案事业的传统与现代化[M].北京：中国档案出版社,2003：45.

(责任编辑 周芷汀)

Archives at Colleges and Universities：Characteristics,Functions and theManagement System

YI Tao

(Archives,Zhejiang Nor mal University,Jinhua321004,China)

Archives at colleges and universities are different from those in the government or the National Archives as a professional institution.They are independent departments responsible for the management of documents of colleges and universities.Their functions involve the on-campus and off-campusones,the for mer including recording a school’s history,serving for teaching and research,and providing information for decision-making or schoolmanagement,whereas the latter including keeping the original copies of a school’s documents and serving for the development of archives-information resources at colleges and universities.As to theirmanagement,they are under the management of educational depart ments at various levels as well as guided and supervised by archives authorities of the government.

archives at colleges and universities;characteristics;functions;the management system

G251

A

1001-5035(2010)04-0121-04

2009-12-10

易 涛(1982-),男,湖北荆门人,浙江师范大学档案馆馆员,湖北大学历史文化学院硕士研究生。

浙江省档案局科技项目“数字档案馆建设对档案管理体制的影响与对策研究”(2009-R-3)