建立完善的企业合同管理体系

□李建军

建立完善的企业合同管理体系，加强合同管理，防范合同风险，是企业特别是销售企业当前应重视解决的一个重要问题。

企业合同管理中存在的主要问题

目前，在一些企业合同管理工作中主要存在着法律意识薄弱、合同履约率低、信用风险等问题。

1.企业负责人或员工法律意识不强，法律知识欠缺。一些企业的负责人或员工不重视对法律知识的学习，习惯于传统的行政手段和经济手段，不善于运用法律手段管理企业，在经济往来过程中，将签订合同当做一种形式，给合同履行带来很大的隐患。一些合同管理人员缺乏必要的法律、管理等业务知识，在工作中对有些合同条款、履约程序等问题提不出有效的办法措施，导致发生合同纠纷。还有一些企业没有明确的授权制度，因授权不明、超越权限，对外签订合同引发纠纷的事件也不时发生。

2.在合同签订和履行中存在责任心不强、行为不规范的问题。主要表现在：对合同相对人的资格、权限、场所、资金等基本情况缺乏详细必要的分析、了解和调查；合同主体不当；合同文字不严谨；合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞；只有从合同而没有主合同；违反法律法规签订合同。

3.没有解决好标准合同与市场实际相抵触时出现的一系列问题。在合同履约阶段存在的最主要问题是履约过程中的合同变更。一些企业合同管理人员往往缺乏这种及时变更的意识，在合同内容变更或合同主体变更时，不能通过对原合同的修改来维护自己的合法权益。比如，有些企业在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时因无法举证而败诉；有些企业在被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时发现已超过了诉讼时效；还有些企业，对应当行使的权利不去行使，如抗辩权的行使。

4.信用意识薄弱，信用风险问题突出。目前我国社会和企业的诚信环境并不理想，一些企业的信用观念淡薄，企业合同信用率不高，合同履约率低，因此信用风险管理成为一个相当突出的问题，把好信用管理关是合同管理的重要一环。

上述问题的存在，使企业的经营面临很大的风险，因此必须构建企业合同管理体系，实现对合同的规范化和制度化管理，以防范风险。

建立合同管理体系的对策

1.建立完善的合同管理组织体系。合同管理可以按照纵、横两个标准设立合同管理机构，按照纵向关系可以在总部、分公司、子公司分别设立合同管理部门；按照横向关系可以在合同管理机构中再细分为合同管理小组，按合同的性质、类别和区域进行合同管理，从而使合同管理机构覆盖到企业的每个层次、每个方面，实行统一管理，对合同的立项、谈判、起草、签订、履行、变更、纠纷处理等行使监督、检查和指导的职责。这样，在企业内部形成由各层次的法律机构组成的全方位合同管理体系。

2.建立完善的合同管理人员体系。通过采取对外公开招聘、内部选拔等方式，培养一支懂法律、懂经营、会管理的合同管理队伍。同时，要加强对他们的业务培训，定期或不定期地对其进行法律、管理等知识培训，使其熟练掌握合同法律知识和签约技巧，提高他们的专业知识水平和实践技能。对合同管理人员要实行岗位责任制，建立竞争上岗机制。建立合同管理激励机制，对提出合理化建议、避免重大损失或是给企业争取额外经济效益的人员予以奖励，以此激发和提高合同管理人员的工作积极性、主动性和创造性。

3.建立完善的合同管理运行体系。合同管理涉及企业管理的许多方面，光靠合同管理机构难以完成管理职能，应建立完善的合同管理制度体系和运行机制，使合同管理机构和其他部门之间协调配合，形成齐抓共管的局面。如建立合同审查会签制度，一般合同由业务部门、技术部门、项目负责人、合同管理部门分别审查，重大合同还须由安全部门、财务部门、主管领导审查，由参与审查的各部门和人员提出审查意见，对存在的问题经整改后会签；建立合同联席会议制度，对于金额较大的投资项目，必须召开项目合同相关部门参加的联席会议，共同对合同内容进行审查和把关，形成科学的合同管理方法；建立合同管理评价考核制度，把合同管理的内容和主要指标纳入企业目标考核中，定期开展合同管理大检查，对合同管理情况进行深入分析，对出现的问题及时纠正，不断总结合同管理的经验和成效。建立科学合理、切实可行的合同管理制度体系和运行机制，通过制度来规范、协调各方的工作，使合同的签订、履行和争议处理都处于有效的控制状态。

4.建立完善的企业信用评价体系。防范信用风险是目前国内企业合同管理的重要方面。应建立对企业的合同管理水平、合同履约能力、合同履约状况和企业合同信誉度等方面进行量化、细化的综合评价考核机制，多与那些信用好、履约率高的企业或单位签订合同协议，对那些信用能力不理想的企业在签订合同时应谨慎防范，加入防范信用风险的特别条款。