信息化——药品经营企业的必答题

王英 杨悦

（1东北制药集团销售有限公司，辽宁沈阳 110023；2沈阳药科大学工商管理学院，110016）

信息化
——药品经营企业的必答题

王英1,2杨悦2

（1东北制药集团销售有限公司，辽宁沈阳 110023；2沈阳药科大学工商管理学院，110016）

随着新医改的推进，作为医药流通产业链上重要环节的药品经营企业改革势在必行，其中信息化建设是重要的组成部分。本文从优化业务流程、降低流通成本、实现电子商务、建立现代物流、符合新GSP要求、接受药监电子监管等方面简要阐述了信息化建设的必要性，并提出了实施信息化建设的注意事项。

药品经营企业；信息化

信息化已经成为当今世界经济和社会发展的主流，也是我国医药流通行业现代化建设的关键所在。对于医药企业特别是药品经营企业来讲，以网络通讯技术和计算机多媒体技术为代表的信息化建设决定着企业的成败发展。

1 药品经营企业存在的问题

1.1 各业务工作主要依靠手工，效率低下、差错率高

目前，很多中小企业信息化管理意识不高，各业务环节仍然采用手工记录等方式，耗费大量人力物力，且容易出错，票、账、货不符现象时有发生。

1.2 基础数据与相关合法性无法自动关联监控

对购销单位、经营品种和供货方销售人员其法定资质和经营权限不能进行自动关联控制，增加经营风险。即使在很多配备了电子计算机的企业中，也没有真正实现信息化管理。品种资料、上下游客户信息以及人员信息没有与其法定资质和经营权限做到关联控制，以致超范围经营、资质过期仍然销售的现象出现，如果缺乏有力的补救措施，将给企业经营带来极大的风险。

1.3 与上下游客户之间缺乏及时的信息沟通，造成药品库存量大、物流成本高、资金周转率低下

由于信息沟通的不及时，药品经营企业为了实现销售量，保证经济效益，往往采取很大的药品库存量，增加了保管周期和压力，占用现金流，导致物流成本高，资金流转率低。

1.4 无法满足新版GSP以及药监部门电子监管的要求

随着医药市场经济的发展，2000年出台的现行版GSP已不能满足现有市场需求。根据最新的GSP修订征求意见稿，对计算机管理信息系统做出了明确的要求，要求计算机管理信息系统能控制药品购进、储存、销售等经营环节质量管理的全过程，具有实现接受药品监督管理部门电子监管的条件。目前基本药物已经全部实现电子监管。

2 信息化管理对加快药品经营企业发展的重要作用

2.1 加强信息化建设，节约运营成本

完成企业资源规划(ERP)改造，提高内部管理的同时，亦可根据自身企业特点选择利用合适的供应链管理(SCM)系统、分销系统(DRP)等信息管理系统对企业作进一步改造，并通过互联网将供应链技术拓展到企业之外，建立本企业及其供应商、销售终端客户相互协作的平台，快速、实时地掌握各项关键商业数据，快速反应市场需求；同时，还可根据每日客户需求信号和库存量对补货订单进行计算，使供需更加吻合,减少不准确预测产生的影响，节约成本。企业的信息化建设不仅能使医药流通企业加强企业内部整合，密切与供应商和客户的关系，还能提升其市场竞争力，使其在价格战、业务拓展以及市场推广等方面都更具优势，而且对提高整个医药流通业的集中度以及行业竞争力都具有重要作用[1]。

2.2 信息管理要覆盖药品进、存、销各环节，以有效控制药品质量，大大降低经营风险

信息系统要实现药品购进、在库储存、销售各环节每批、每盒药品的跟踪和可追溯，杜绝假药、劣药的发生，有效保证药品质量，自动实现近效期药品警示催销、定期养护、购进药品质量评审等，从而减少企业经济损失，大大降低经营风险。

2.3 构建电子商务平台，建立现代物流体系

目前，很多药品经营企业已经转变了经营观念，积极地借助企业信息化的契机实现经营的电子商务化。“鼠标+水泥”的医药分销模式是目前中国不少医药企业进行信息化建设追求的目标[2]。对于企业来讲，借助商业智能(BI)技术建设自己的企业门户是个很好的选择。这个门户不仅可以实现宣传企业形象、展示产品，还可以通过给上下游客户特殊的用户名和密码，在一定权限内进入企业的信息系统，进行网上查询药品库存、销售流向、回款等信息，从而实现网上交易和结算，甚至网上谈判。另外，拥有大型物流中心的有实力的企业可以利用条形码(BC)、全球卫星定位系统(GPS)、电子数据交换系统(EDI)、自动连续补货系统(CRP)、电子订货系统(EOS)、销售时点实时控制系统(POS)、寻车寻货系统(KIT)、信息管理系统(M IS)、数据采集系统(GIS)等现代信息技术完成信息化建设[1]，通过网络将物流中心数据库与电子商务平台进行数据交换，实现物品流、信息流、资金流的即时转换，进而实现快速、高效、低成本的流通。

2.4 信息化管理要满足新版GSP要求，并接受药监部门的电子监管

企业的信息化系统要满足新版GSP要求，传统的手工记录即将被现代化的电子记录所取代。信息系统通过赋予不同岗位人员不同的权限和密码，在一定范围内完成本职范围内的操作。特殊的权限和密码以及信息系统的时间记录，可以避免企业为了迎接GSP检查而临时抱佛脚集中手工补记录而造成的不真实，使责任到人。另外，随着国家药品电子监管的不断推进，企业的信息化系统必须有条件地接受药监部门的电子监管，随时按要求进行购销存等数据上报工作。

3 药品经营企业信息化建设中应注意的问题

3.1 从优化基本流程入手

企业的信息化建设是为了提高效率、增加效益。因此要以基本流程的优化为前提。只有做到流程优化、科学、清晰、顺畅，信息化的建设才有意义。

3.2 成功的关键在于实施

软件、硬件的实施过程，一定会遇到很多困难。这就需要企业通过管理来规范、协调技术和需求之间的差异。这样，不仅有利于信息化项目的成功，而且有助于企业长期发展的不断规范化。

3.3 要保证项目团队工作的独立性，避免“暗箱操作”

由于企业的信息化项目投资比较巨大，因此需要通过制定规定来实现项目的公开透明，避免建设过程中的“暗箱操作”等隐性问题。同时，在整个项目实施过程中，不能因为利益的不平衡而导致项目工作偏离独立、科学的轨道，无论是信息系统的开发还是物流体系的建设，都应该保证项目组工作的独立性。

3.4 要注意与上下游客户的信息共享

新医改政策等提倡企业整合、重组，工商联合便是其中形式之一。因此，医药商业企业信息化的进程中务必要考虑与供应商和下游客户的系统对接，实现信息共享，避免不必要的盲区。

3.5 要规避“时空风险”，预留发展空间

事物总是不断向前发展，信息更新速度更是迅速，加之国家政策的要求也在不断变化，因此，企业的信息化建设一定要预留出发展空间，避免重复建设，减少不必要的损失。

4 结语

随着信息化重要性的日益凸显，很多药品经营企业已经认识到信息化的重要性，并正在实施信息化建设。可以说，信息化建设是未来企业的必由之路。药品经营企业在施行信息化的进程中，要充分把握政策导向，根据自身的特点和实力，决定信息化的程度和进程。如此，才能利用信息化技术提高企业管理水平、提升企业经济效益，进而推动整个医药流通体制改革的进程。

[1]李玉敏，朱昌蕙，周戈耀.利用现代信息技术加快我国医药流通体制改革[J].现代预防医学，2008,35(1):81-82.

[2]张文.信息化：企业效益直通车[N].医药经济报，2006-12-13(7).

王英，女，在职硕士，主管药师。研究方向：药品批发企业质量管理。通讯作者 E-mail：wangyingdot@163.com杨悦，女，博士，副教授，硕士研究生导师。研究方向：药事法规、药品政策。