公路档案管理中存在的问题思考

李金莲

[摘 要] 公路档案是工程项目建设各项活动的真实记录,全面、综合地反映了工程项目建设的全过程。要认真做好建设工程的质量计录;实施严格的存档制度;档案内容应完整、系统、规范;建立档案检索系统。

[关键词] 公路档案;工程质量;管理制度

改革开放以来,我国的建设事业发展迅速,从此同时,也形成了大量的业内资料即建筑档案。如何有序地管理好公路档案既是工程本身的需要,也是档案部门的要求。

一、公路档案管理中存在的问题

由于公路建设行业与其它行业相比,有其自身的特点,致使全行业档案管理工作总体上看仍处在比较原始的阶段,突出的问题表现在:

(一)档案材料不完整。档案材料不完整是公路建设档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右,较差的单位情况就不同了。

(二)缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看,有的单位成立了专门的档案室。有的单位则不然,公路档案由其他业务部门代替或由文书档案员监管。

(三)缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差,既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的业务知识,难以适应工作需要。

二、公路档案管理中存在问题的原因

目前公路建设行业档案缺位现象严重,其原因是多方面造成的。首先,公路建设行业自身特点决定了其自身的长期性、复杂性和艰巨性。行业具有流动性大、施工战线长、跨区域、异地化作业多、施工过程中不稳定性等特点,往往会给档案资料的收集、整理、立卷归档增加困难;其次,从业结构层面上还存在着层层分包、挂靠、非法用工等现象,致使工程项目成分错综复杂,有的甚至施工总承包单位自己也说不清、道不明到底有多些小施工队伍、“包工头”参与施工,更何况即便是在同一项工程施工当中,参与施工的有关人员也在随着工程进展进行随时调动,所以在这一切“动”的因素前提下做好档案管理工作并非易事。第三,目前公路建设市场竞争异常激烈、“僧多粥少”的现象突出,赢利空间非常狭小,多是是微利经营,如何千方百计地降低生产成本、提高经济效益是当务之急,再者说档案工作短期利益不明显,所以说,档案工作在建筑业里得不到重视是不足为怪的。

三、公路档案管理工作的重要性

1、档案可以为生产经营单位制定的长、中、短期发展目标提供有效、明确的载体。任何一个经营活动都要有一定的延续性、稳定性,都要服从服务于长远利益,而这一切的衡量标准,都可以从档案管理上找出有关的执行依据。

2、档案工作是行业经营单位活动的真实再现。无论是工程项目的招标投标、项目建设目标化管理等等,都可以借助档案得到真实反映,也就是说,档案管理人员可以通过对存档的资料新信息、整理、分析、研究对比,可以从中查找出目前行业内所隐含的问题,以便研究对策加以解决。

3、档案管理是公路建设业应用与开发新技术、新工艺、新材料的重要依据。目前我国已经加入了WTO,国外的先进技术不断涌进我国,同样,公路建设行业的一些推广应用的新技术、新工艺、新材料更新步伐也在不断地加快,需要不断从项目法人施工管理中收集各种数据和资料,加以研究分析,掌握其技术特点,为以后施工技术的推广应用奠定坚实的基础。否则,没有深入的研究,就会使整个行业的发展步履维艰。

4、档案工作是行业实施管理的重要条件。目标化管理是行业管理的一种重要形式,而目标管理的制定和责任制的建立与完善,以及完成情况的考核和评比,在很大程度上需要档案工作的支持,因为在目标化管理实施过程中所形成的大量资料信息是公路行业企业季度、年终考核评比工作中不可缺少的依据。

档案管理工作能间接地创造效益。其实档案本身不会直接产生经济效益,但它一旦被利用,就能使公路建设行业少走许多弯路,减少不要的损失。

四、加强公路建设档案管理的策略

1、做好建设工程质量记录。任何一个建设工程都有立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程,每一个步骤和环节都有它的质量标准,其活动过程和内容都有真实的记录。其记录、竣工图经过整理、立卷、归档、形成建设公路建设档案,是反映工程内在质量的重要内容。而施工实物体的质量是施工工程技术人员的精心实施,其外表很直观,很容易被人们发现和重视,但工程建设项目档案的内在质量就不容易被人们简单地发现其质量缺陷,通常是在利用档案信息时发现与实际情况打不一致时,才能反映出它的缺陷所在。所以工程建设档案质量与工程施工质量同等重要,二者不能忽视某一个方面,缺一不可。

2、实施严格的档案管理制度。根据施工行业自身特点以及各类档案形成的规律和特点,制定出科学完善的管理制度。将《档案的归档范围和工作细则》、《档案员工作职责》、《档案入库制度》、《档案借阅制度》、《档案的开发利用》等一系列制度得到很好的落实。

3、公路档案的内容应系统、完整、规范、便于保存、查找利用。公路档案是工程建设活动中的第一手材料,要如实地反映活动真实情况,不能伪造,应具有准确性、真实性和原始性。对工程质量评价,各职能部门对工程的鉴定意见应客观公正。工程建设活动行程的文字材料、图纸、声像等应根据实际有效地收集归档,特别重要的是建设项目,如地下管线这些不单是本工程项目需利用,而且要为他人研究分析利用,要力争齐全。

4、建立档案检索系统。各部门应有效利用部门的微机资源,建立本部门的档案检索系统。提高各部门的档案管理水平;提高各部门档案管理工作中协调工作能力;方便各部门(单位)对档案利用,借以提高工作效率。按照档案的性质和类型,收集整理各部门的档案资料;内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号;对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类,编号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则,公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。

5、定期对内业资料督导与计量支付挂钩。由于资料整理琐碎,不产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查,到最后内业很有可能一塌糊涂,更有甚者大量的缺资料,所以内业资料应定期或不定期检查评比,引起各方面重视,避免大量的杂乱堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩,为搞好工作档案管理提供保证。

6、对公路档案的验收要严格把关。这是保证公路建设档案质量的重要环节,按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则,认真做好档案验收工作。档案验收重点是应根据DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求进行;包括项目建设概况、项目档案管理情况、存在问题、整改要求与建议等方面。对建设周期长的工程,应分阶段验收,查漏补缺,发现问题,及时纠错改误;加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全完整和准确。

五、结论

公路档案是公路建设活动中形成的原始的、图物相符的具有有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动。在对建筑工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时,公路工程档案管理如何有序地进行,既是工程本身的需要,也是档案部门的要求。因此加强建筑行业档案管理工作很有必要性。

[参考文献]

[1] 建筑工程档案实效管理的若干问题,白晓明,中华建设,2008.09.

[2] 完善建筑工程档案管理工作的八个建议,钟锦红,广东科技,2007.09.