某制造企业内部基础管理问题及其对策研究

潘艾华

[摘 要]本文从实务角度研究了某制造企业存在的基础管理问题和改善对策,以期对其他制造企业内部管理问题的分析与改善起到一定的借鉴作用。

[关键词]实务研究;企业管理;问题与对策

[中图分类号]F426.31 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2009)36-0038-02

2009年1月5~15日,为协助本地某制造企业寻找内部管理改善路径,我们应邀对其进行了为期11天的调研。调研主要采取问卷调查、现场走访、会议讨论等形式进行。其间,我们共发放调查问卷182份,回收问卷182份;并分为两个小组,走访干部员工共30人。其中高层管理者2人,中层管理者5人,员工23人。通过调研,我们发现,该企业基础管理薄弱、各级管理者执行力较差是导致其管理效率低下的主要原因。

1 该企业管理中存在的几个主要问题

1.1 物料管理极不规范

我们在现场调研中发现,该公司的两个物料仓库中,货柜(货架)摆放整齐,但我们无从知道货柜(货架)里放的是什么、有多少等基本信息,因为货柜(货架)上根本没有任何有关库存产品的信息卡。当我们问保管员“你如何知道待发放的物料有没有,若有又在哪里”时,他们的回答是:“在我的脑袋里。”在中间仓库,我们还注意到物料领用没用任何记录。车间要什么,要多少,由领料员与保管员口头交代便是,谁领的、领了什么、领了多少、还剩多少,都没有记录。我们问保管员:“为什么不建账、卡?”她的回答是:“我们一直是这样。其实,我们也很累,没有一天休息。”当我们问“为什么没有一天休息”时,她的回答是:“因为这里的物品只有我知道,别人都不知道。”据保管员说,在该公司的其他仓库也有类似的情况。

1.2 质量管理基础工作薄弱

我们走访了该公司从原料进厂检验,一直到成品出厂前的检验等质量控制各环节,结果发现:部分原料的进厂检验还没有标准,检验员凭自己的“感觉”检验。我们问当事质检员:“你觉得你的感觉如何?”他无奈地说:“其实,我很难受呀,我时刻担心着因我的‘感觉失误导致工作损失……我也向有关领导反映多次,但目前还是这样。”同时,除原料进厂检验外,其他环节的检验活动都没有规范记录。我们问:“万一产品在外面出现质量问题,公司怎么处理呀?”回答是:“再来分析呀,一般都有责任。”

我们在走访中还了解到,该公司目前还没有设置专职的基层质量管理部门,公司总部设有质量管理部,负责指导各基层的质量管理工作,各车间(或生产部)质量检验人员隶属于车间管理,车间的质量管理工作由车间行政领导兼职。

1.3 成本、效率意识有待加强

我们在走访中发现,生产现场存在“长流水”、“长开机”、用铜丝代替塑料绳捆扎物品、装配时经常连续十几个都配不上、材料没有定额、良品率低等较多的浪费现象。当问及员工这些现象是否影响工作成本和效率时,他们有的回答“长期以来就是这样,习惯了,也没考虑其他”,有的回答“也知道这样浪费、效率低,但自己无能为力”……

1.4 管理人员与员工之间缺乏必要和有效的沟通

在调查中,我们明显感受到,公司各级管理人员与员工之间缺乏必要和有效的沟通,导致相互之间缺乏了解,甚至有较多的误会、怨言,这直接影响着员工的工作情绪,以致较严重影响员工工作积极性的发挥。这一问题在调查问卷中也有明显体现。如:对“您知道公司有哪些与自己有关的管理制度?请把它们的名称写在下面空白处”一问,在回收的49份有效答卷中,回答为不清楚的有24份,占49%;回答只知道考勤制度的有25份,占51%。对“您了解公司制度的主要途径是什么(可多选)”一问,有104人回答“领导传达”,占57%;有42人回答“专门培训”,占23%;有24人回答“非正式途径”,占13%。

1.5 亟待加强制度建设

在调查中我们了解到,较多管理人员和员工反映管理职责不清,导致眼前的管理事务不知该由谁做;很多工作既没有作业规范和要求,也没有工作质量与效果考核,干好干坏没差别。据问卷统计,对“您认为公司制度的落实效果如何”一问,回答“好”的有9人,占6%;回答“较好”的有46人,占29%;回答“一般”的有89人,占56%;回答“差”的有14人,占9%。对“你曾参与公司管理吗”一问,回答“经常参与”的有18人,占11%;回答“偶尔参与”的有44人,占28%;回答“从没参与”的有94人,占59%。对“您的建议被采纳情况如何”一问,回答“多数被采用”的有54人,占41%;回答“多数未被采用”的有17人,占13%;回答“没有消息”的有45人,占35%;还有13人是空白,没填。

1.6 执行力有待提高

在走访中,我们也注意到一种较普遍现象:管理人员和员工都知道某些事情要做,但是,那些事情总是会由于这样或那样的原因而没有做,要做的事多处于计划状态,或只停留在脑袋里,而没有被及时落实到行动中。

2 改进建议

2.1 开展干部员工培训,统一思想,提高认识

针对该公司目前较突出的干部员工思想认识问题,我们建议:一是对干部职工开展有关职业态度、现场工业工程技术、质量管理、物料规范管理等方面的主题培训,促进干部员工全面增强成本意识、效率意识和质量意识,掌握和应用现代先进的管理控制方法。二是对干部职工开展公司内部管理制度培训。据我们了解,该公司拥有内部广播、电视、墙报、专栏、黑板报等媒体。如果充分运用这些媒体及时开展多种形式的公司内部管理制度宣传,无疑将有利于增进了解,消除误会,增强公司凝聚力,调动大家的工作积极性。

2.2 全面加强制度建设,营造责任、向上、和谐的工作氛围

在解决思想问题的同时,全面加强制度建设是改善工作质量的又一重要保证措施。根据调研反映的问题,我们认为当务之急是要搞好以下几方面的制度建设。一是认真组织开展职能分工,明晰各部门和人员的职责与权力,实现责权不交叉、不重叠、不遗漏,让事事有人做,人人有事做,合适的人做合适的事。二是尽快建立各岗位工作质量考核制度。首先,要根据各岗位工作内容与目的,科学设计考核项目与指标;其次,要明确实施考核的人员、方法与时间,考核所需信息的提供要求等;最后,严格按标准认真组织考核和奖惩兑现。三是建立质量管理制度。包括质量信息管理、质量控制管理、质量投诉管理、质量事故管理等制度,使质量管理真正体现以顾客为关注焦点、用数据说话、持续改进等基本原则。特别是质量信息管理,各质量工作岗位均应通过检查表、记录本等形式建立质量记录,由专人(如质量分析员)定期(如每班结束时)收集质量原始记录,并对原始信息进行初步整理和分析。对分析中发现的问题要及时与技术、生产人员沟通,以便他们及时分析原因并实施改进措施,防止问题的进一步扩大。对生产中发生的较重大质量问题,应及时组织相关人员开展事故原因分析,并做到“三不放过”,即原因没找出不放过、改善措施没制定不放过、责任人没受教育不放过。四是建立仓库物料管理制度。包括物料的出、入库管理制度,物料库存管理制度等。通过这些制度管理,努力实现物料出入有序,现场账、卡、物一致,标识规范清楚、物料分类存放完好。五是加强民主管理制度建设。在目前企业转制时间不长、员工思想不够稳定、员工构成比较复杂等特殊情况下,企业更应该发挥民主管理的作用。通过民主管理,加深了解、统一思想、改善关系、推进工作。公司中、高层管理人员可建立定期、不定期与员工见面制度,亲自听取员工的想法。一方面,可增进了解,增加理解,消除误会,增进感情;另一方面,可获得来自基层的真实、有用的信息,有利于科学决策。

2.3 强力推进管理改善,提升执行力和管理效果

客观上,最能使现状尽快得到有效改善的力量其实来自公司高层管理者。高层管理者有责任清楚了解当前的管理问题并明确解决这些问题的总思路。在具体工作方面,高层管理者有责任安排合适的人去推动管理改善工作,督促建立改善方案,包括改善项目、标准和时间表等;通过定期听取汇报、不定期下基层现场了解等措施跟踪、督办,并建立问责制。对改善不力的典型部门和人员要有经济的和行政的处罚。而且,处罚结果还要予以通报,借此严肃工作态度与纪律、提升管理权威。

2.4 建议在基层成立独立的专职质量管理部门

目前的“裁判员与运动员”合一的情况必须得到改善。结合很多企业的质量管理经验与教训,我们建议,在生产系统设立独立的质量管理部门,该部门直属公司质量管理部管理。让质量管理工作在职、责、权上独立出来,将既有利于更好地履行监督职能,又有利于业务上的学习提高。